プロジェクト管理ライフサイクルの 5 つのフェーズ
プロジェクト管理のライフサイクルは、業界、会社の規模、提案された成果物に関係なく、プロジェクトの一般的な段階をまとめた 5 フェーズのプロセスです。これらのフェーズは次のとおりです。
- 開始
- プランニング
- 実行
- 監視とコントロール
- プロジェクトの終了
プロジェクト管理のライフサイクルは、標準的な一連のステップを提供し、ワークロードを、管理しやすい小さなタスクに分割することで、プロジェクトの成功率を向上させます。これらのフェーズに従うことで、イニシアチブ全体で使用できる、繰り返し可能かつスケーラブルなプロセスを構築することもできます。
ここでは、5 つのフェーズそれぞれについて詳しく説明します。
1. プロジェクト開始
開始は、プロジェクトのライフサイクルの最初の段階です。プロジェクト開始の目標は、プロジェクトを定義し、ビジネスの正当性を生み出し、主要な関係者の承認を得ることです。
それには、まず、プロジェクトに期待されるビジネス価値と、それが組織のより大きな目標とどのように連携しているかを明確に理解する必要があります。そして、プロジェクトの主な目的を明確にし、主要な関係者を特定して、基本的な期待レベルを設定します。
プロジェクト開始の一環として作業を正式なものにするには、次の手順を実行します。
- 実現可能性レポートの確認: 実現可能性レポートで、プロジェクトに必要なすべてのリソース (時間、資金、人員を含む) を特定します。このドキュメントを使用して、プロジェクトの実行可能性を判断し、そのプロジェクトを進めるかどうかを決定します。
- プロジェクト憲章の作成: プロジェクト開始ドキュメント (PID) とも呼ばれるプロジェクト憲章は、大まかな正当性、目的、関係者、リスク、メリットなど、プロジェクトの説明が記載された短い正式なドキュメントです。詳細情報を確認し、無料のプロジェクト憲章テンプレートをダウンロードするには、こちらの記事をご覧ください。
関係者から承認を得たら、プロジェクト計画を作成し、プロジェクトを掘り下げて詳細を確認していきます。
2. プロジェクト計画
プロジェクト計画フェーズでは、プロジェクトの進捗を詳細に示すアウトラインを作成します。プロジェクトのニーズと成果物を深く理解し、この情報をプロジェクト計画で正式に文書化します。
一般的に、プロジェクト計画には次の要素を含める必要があります。
- 範囲: 戦略的目標や成果物など、プロジェクト全体で達成しようとしていることを詳細に説明します。要件の変更を避けるために、どのようなことがプロジェクト範囲内および範囲外と見なされるかを定義します。これについては以下で詳しく説明します。
- リスク: リスク評価を完了して、プロジェクトの潜在的なリスクを特定し、そのリスクの軽減計画を作成します。
- リソース: プロジェクトの成功に必要なリソースを特定します。必要に応じて、詳細な予算、リソース割り当ての計画、使用するベンダーのリストを作成します。
- 成功のためのメトリック: プロジェクトの成功を測定する方法を定義します。作業の評価に使用する具体的な主要業績評価指標 (KPI) を特定します。
- スケジュール: プロジェクト スケジュールを作成して、チームが各プロジェクト タスクをいつ完了するかを定義し、それぞれの成果物に所有者を割り当てます。プロジェクトを管理しやすいようにスケジュールを小さなフェーズに分割し、重要なマイルストーンを特定します。
- コミュニケーション: プロジェクト全体でコミュニケーションに使用する方法、頻度、ツールを定義します。すべてのドキュメントを格納するプロジェクト ポータルを設定し、すべての関係者が、関連ツールやドキュメントにアクセスできるようにします。
その他のリソース
3. プロジェクト実行
プロジェクト実行中、プロジェクト チームは、プロジェクト計画に示されているタスクの完了に取り組みます。これは通常、最も時間とリソースを消費するフェーズであり、ほとんどの人がプロジェクトの「本質」と見なしています。
プロジェクト実行は通常、キックオフ ミーティングから始まります。このミーティングでは、役割、責任、期待事項について話し合います。この時点で、プロジェクト計画をレビューし、次のステップのリストを作成して、全員が今後の予定を同期できるようにします。
実行フェーズ中はチーム メンバーと頻繁にチェックインし、進捗状況や発生した問題について話し合います。変更は避けられません。しかし、ソリューションを特定し、必要に応じて計画を更新できるように、早期かつ頻繁にコミュニケーションをとることが重要です。
プロジェクト関係者と定期的にミーティングを行い、プロジェクトの進捗状況を伝え、課題にどのように対処しているかを説明するよう計画します。そうすることで、自信と信頼を築くことができます。
チームと関係者の期待事項のバランスをとる方法について詳しくは、第 6 章をご覧ください。
4. プロジェクトの監視とコントロール
プロジェクトの監視とコントロール フェーズは、プロジェクト実行と並行して発生しますが、特定のアクティビティを伴う独自のフェーズと見なされます。これらのフェーズには以下が含まれます。
- リソースとリスクの管理
- パフォーマンスの監視
- プロジェクト計画を変更 (必要な場合)
プロジェクトのすべての詳細を追跡するには、タスクのステータスをリアルタイムで可視化する必要があります。これにより、プロジェクトの進捗を正確にレポートし、タイムラインと予算を管理しながら、必要に応じて調整できます。
一般的には、次の要因を監視する必要があります。
- リスク: リスクに影響されないプロジェクトはありませんが、予算、タイムライン、インシデントなどに関連するリスクを監視することで、プロジェクトを成功に導くことができます。チーム内の透明性とコンプライアンスを重視しているため、問題が発生しても迅速に対応できます。
- 主要業績評価指標 (KPI): プロジェクト計画フェーズで特定されたパフォーマンス指標と照らして、プロジェクトを継続的に評価します。そうすることで、プロジェクトのライフサイクルを通じてプロジェクトの成功を測定するのに役立ちます。
- タスクとプロジェクトのステータス: チームメンバーが進捗や、全員がアクセスできる中央の場所で発生した問題を文書化できるようにします。これは、プロジェクトの公式レコードとして機能します。
- 範囲: プロジェクト範囲を監視して、要件の変更が発生しないように、つまり、プロジェクトの優先順位が、初期プロジェクト計画を超えて制御できないほど拡大したりシフトしたりしないようにします。新しい要求は、意図しないリスク、プロジェクトの遅延、予算の超過を引き起こす可能性があるため、プロジェクト目標やスケジュールへの変更要求に関する関係者の期待事項を設定します。
監視とコントロール フェーズは、プロジェクトが完全に完了したら終了します。この時点で、プロジェクトの成果物を提供する準備が整います。
5. プロジェクト完了
プロジェクト完了は、プロジェクト クローズとも呼ばれ、プロジェクトの終了を表します。この段階で、チームは最終的な成果物をビジネス関係者に引き渡し、プロジェクトを振り返ります。
通常、チームはポストモーテム ミーティングに参加し、何がうまくいったかについて話し合い、さらに改善できる点を特定します。
プロジェクト完了中、未完の成果物について関係者と話し合い、それを解決する計画を立てます。さらに、実際の支出をまとめたプロジェクト予算レポートを作成し、すべてのプロジェクト ドキュメントを、参照用として 1 つの場所にまとめて整理します。
プロジェクト完了はプロジェクトの重要な部分です。プロジェクトから得られた教訓を特定し、重要なインサイトを強調することで、今後のプロジェクトに適用できるためです。
その他のリソース
PMI による Project Management Body of Knowledge ガイド
1996 年、プロジェクト マネジメント協会 (PMI) は、プロジェクト管理のための標準的なガイドラインと用語をまとめた PMBOK® ガイド (Project Management Body of Knowledge ガイド) を作成しました。これは、最新のプロジェクト管理に関する最初の正式なドキュメントとして見なされており、今でも使用されています。
現在の PMBOK® ガイド第 7 版は、プロジェクト管理のための最も包括的な公式ガイドであり、手法、リソース提供、スケジューリング、基準に関する情報のほか、プロジェクトを予算どおり、かつ予定どおりに実施するためのヒントとベスト プラクティスが記載されています。
PMBOK® ガイドは、10 の重要分野の知識が定義されていることで特によく知られており、これは PMI 後援の PMP® (Project Management Professional) 認定試験の重要領域で構成されています。
PMI によると、プロジェクト管理の 10 の知識分野は次のとおりです。
- プロジェクト統合管理: プロジェクトの実行に必要なさまざまなプロセス、タスク、活動を特定および統合するアクティビティ。
- プロジェクト範囲管理: プロジェクト範囲内のすべてを達成し、要件の変更を防ぐ目的で、プロジェクト マネージャーが実行するアクティビティ。
- プロジェクト時間管理: プロジェクトをスケジュールどおりに完了させるためのアクティビティ。
- プロジェクト コスト管理: プロジェクトを予算どおりまたは予算内で完了させる、および予算の変更を管理するためのアクティビティ。
- プロジェクト品質管理: プロジェクト マネージャーは、すべての成果物を完了させる以外に、プロジェクトで品質基準を確実に維持する方法を理解する必要があります。
- プロジェクト人事管理: このカテゴリには、プロジェクト マネージャーがプロジェクト チームを統率、組織化、管理、サポートするために行うすべてのことが含まれます。
- プロジェクト コミュニケーション管理: プロジェクト マネージャーは、プロジェクト チームや関係者との最善のコミュニケーション方法と、その期待事項を伝える方法を決める必要があります。
- プロジェクト リスク管理: プロジェクト成功に伴うリスクを特定し軽減するために、プロジェクト マネージャーが実行するアクティビティ。
- プロジェクト調達管理: プロジェクト完了に必要なサービスや製品を、直属のプロジェクト チーム以外から募集、提携、調達する方法を理解すること。
- プロジェクト関係者管理: 関係者の期待事項を管理し、関係者とチーム メンバーの間の連絡役としての役割を果たすために必要なアクティビティ。