初心者プロジェクト マネージャーのためのヒント
誕生日パーティーの計画や職場でのタスク リストの作成など、これまでに何らかのプロジェクトを管理をしたことはあるでしょう。ここでは、より詳細なプロジェクトの管理を始めたばかりの方を対象に、5 つのヒントをご紹介します。
- コミュニケーション スキルを磨く: コミュニケーションは新しいプロジェクト マネージャーにとってはおそらく最も重要なスキルです。いつ誰がどのような情報を必要としているかを把握し、過剰なコミュニケーションには気を付けます。
- 成功に役立つツールを実装する: 小規模でシンプルなプロジェクトでも、プロジェクトを細かく計画、スケジュール、追跡、監視するツールを導入するメリットはあります。プロジェクト管理ツールについて詳しくは、第 9 章をご覧ください。
- 時間管理に優先順位を付ける: 他の人の生産性をこれまで管理したことないと思います。チームと協力して現実的な締め切りを設定し、責任を持たせることで、このことに優先的に取り組んでください。また、ご自身もこのように行動するようにしてください。
- 変更に備える: リソースの増加、成果物の追加、タスク間の依存関係の追加など、要因が増えればその分だけ変更の可能性も高くなります。必要に応じて方向転換できるように、プロジェクトの開始時に潜在的なリスクを考え、予算とタイムラインに柔軟性を持たせます。
- チームを知る: 新しいプロジェクト マネージャーはチームとの間に信頼を築く必要があります。チームとつながることは、それを実現する最良の方法の 1 つです。強い関係を築くために、チーム メンバーの作業やコミュニケーション スタイル、強みと弱みのほか、仕事以外にどのようなことに興味があるかに関心を持ってください。
上級プロジェクト マネージャーのためのヒント
関係者と付き合う、スケジュールや予算を調整する、高品質な成果物を納期どおりに納品する、といったプロジェクト管理の経験をお持ちの方が、管理スタイル、リーダーシップ スキル、レポート能力をレベルアップするための 5 つのヒントをご紹介します。
中級プロジェクト マネージャーを対象とした 5 つのヒントは次のとおりです。
- 透明性の高いコミュニケーションを促進する: 頻度や優先モードなどのコミュニケーション規範を確立し、透明性の文化を推進することで、チーム メンバーに責任を課し、最新情報を伝え続けます。
今日の分散した労働力により、新たな課題がコミュニケーションにもたらされますが、柔軟性が高まり、パフォーマンスと従業員の満足度が向上することもよくあります。
リモート チーム コミュニケーションのガイドをお読みください。また、強力な共同作業基準の策定について詳しくは、第 6 章をご覧ください。 - 自分に適したプロジェクト管理手法を選択し遵守する: どのプロジェクトでも、実行するには強力なフレームワークが必要です。プロジェクト、チーム、組織のニーズに合った手法を選択し、すべてのプロジェクトとプロセスに適用します。
- プロセスをサポートする適切なツールに投資する: この段階で、プロジェクトのあらゆる側面を、最初から最後まで計画、追跡、管理できるリアルタイムのツールへの投資を検討します。プロジェクトの詳細を格納および整理し、重要な情報を要約して、進捗状況をリアルタイムで可視化できるツールを活用してください。
さまざまな種類の PM ツールに関する情報と、適切なツールを選択する手順については、第 9 章をご覧ください。 - 進捗状況を測定し、必要に応じて適応する: 計画フェーズで特定した KPI を使用して、プロジェクトの進捗に合わせてパフォーマンスを注意深く監視します。成功メトリックを頻繁に振り返ることで、プロジェクトを順調に進めることができます。
- 潜在的な問題に正面から取り組む: 必ずしもプロジェクトのすべての要素をコントロールできるわけではありませんが、適切な計画によってリスクを軽減することはできます。リスクを予測するには、過去のプロジェクトから学んだ教訓を再検討し、同じミスを繰り返さないようにします。潜在的な対応計画を策定し、予期せぬ出来事、またはスケジュールや予算への変更に対応できるように、十分な柔軟性を確保します。
ベテラン プロジェクト マネージャーのためのヒント
複数のプロジェクト、そしてさまざまなリソースを確実かつ同時に管理しているのであれば、上級プロジェクト マネージャーと見なすことができます。プログラム、ポートフォリオ、部門のどれを管理していても、次のヒントを参考にすれば、リーダーシップ スキルを磨き、さらに良い結果を出すことができます。
ここでは、上級プロジェクト マネージャー向けの 5 つのベスト プラクティスをご紹介します。
- 複数の取り組みがどのようにつながっているかを理解する: プロジェクト同士がどのようにつながっているか、また、より大きなビジネス目標にプロジェクトがどのように沿っているかを特定します。この戦略的な連携が、最終的に、プロジェクトの統合プログラムまたはポートフォリオの成功につながることを忘れないでください。
- 高度なツールに投資する: プログラムやポートフォリオを管理する場合は、ドキュメントの格納、主要データの要約、強力なダッシュボードの作成、他のアプリケーションとの統合、必要なセキュリティの提供が可能な、強力なエンタープライズ グレード ツールが必要になります。ニーズに合った PM ツールを見つける方法について詳しくは、第 9 章をご覧ください。
- プロジェクトの受け入れと優先順位付けを改善する: 新しいプロジェクト リクエストを受け、優先順位を付けるためのプロセスを定義し、チームが確実に適切な作業に取り組めるようにします。データ収集フォームを簡単に作成し、各リクエストの評価と優先順位付けに必要なすべての詳細を収集できるツールの導入を検討してください。
- モデルの継続的な改善: 過去のプロジェクトから学んだ教訓を活かし、個々のタスクで継続的な改善を実践するようにチームを促すことで、プラスもマイナスも含めて、過去の取り組みから継続的に学習します。さらに、対象分野そのものに関する知識を継続的に得ながら、必要に応じてコースに投資します。
- リソース管理スキルを強化する: チームやプロジェクト ポートフォリオの規模が拡大し、複雑さが増すにつれ、リソースの管理が非常に重要になります。キャパシティの管理と活用、採用ニーズを予測する方法、プロジェクトの効率性を最大限に高めるための人材配置についてご確認ください。
プロジェクト管理のコースと認定について詳しくは、第 8 章をご覧ください。