リモート チームのコミュニケーション方法
リモート チームとのコミュニケーションには、電子メール、インスタント メッセージング (IM)、ビデオ会議、その他のアプリやソフトウェアなど、多くの場合、さまざまなチャネルやツールが含まれます。 これを効果的に行うには、頻度、チャネル、トーンに関する組織のコミュニケーション規範を確立する必要もあります。
リモート チームは、同期および非同期のコミュニケーション方法を組み合わせて共同作業を行います。 同期コミュニケーションとは、複数の当事者間でのリアルタイムなコミュニケーション (実際の会話と同様に、すぐに対応する) のことを指します。 非同期コミュニケーションとは、応答が断続的な、リアルタイムではないコミュニケーションです。 両者の適切なバランスを見つけ、その時々の仕事のニーズに最適なスタイルを直感的に考えることが重要です。
非同期コミュニケーションとは？
リアルタイムの対応を必要としないコミュニケーションは、電子メール、メッセージ ボード、ダッシュボードなど、非同期であると考えることができます。 このタイプのコミュニケーションは、会社やチームに関するお知らせ、より大きなプロジェクトや製品計画に関するディスカッション、フィードバックなどに適していますが、短い回答や繊細な会話が必要なメッセージには適していません。
非同期コミュニケーションでは、すぐに対応を必要とするようなメッセージに邪魔されることはありません。 リモート チームのメンバーは、メッセージを切り離して仕事に集中し、時間をかけて考えてから答えることができます。 さらに、非同期コミュニケーションでは、情報や意思決定の記録が書面で提供されます。 また、タイム ゾーンや個人のスケジュールの違いに関係なく、すべての関係者を含めることもできます。 しかし、組織は標準勤務時間を設定し、チーム メンバーに時間外の対応を迫らないことが重要です。
非同期コミュニケーションを最大限に活用するには、対応時間に関する期待値を設定しましょう。リアルタイム ミーティング (曜日、タイムゾーンなど) を計画する際は慎重に考えてください。 さらに、画像やスクリーンショットを追加したり、関連する会話やドキュメントを参照したりすることによって、ニーズを明確かつ十分にコンテキスト化することで、不必要で面倒なフォローアップの質問が発生しないようにします。
非同期コミュニケーションをサポートするためにツールを組み込む方法の概要については、以下のリモート コミュニケーション用のツールのセクションを参照してください。
同期コミュニケーションとは？
同期コミュニケーションとは、リアルタイムで行われるコミュニケーションであり、すぐに対応することができるコミュニケーションです。 従来、このタイプのコミュニケーションは職場で対人で行われていました。 考える: 会議、同僚のオフィスへの訪問、自発的なブレインストーミング、さらには社会的なキャッチアップ。 よりフォーマルな例としては、社員旅行、業績評価、または毎月の 1 対 1 のチェックインなどがあります。 同期コミュニケーションは、人付き合いやチーム構築だけでなく、すぐに答えが必要な場合に効率を高めるためにも最適です (チーム構築のアクティビティに関するアイデアについては、「56 Fun, Easy, and Effective Team Building Exercises for Remote Teams (リモート チームのための楽しく簡単で効果的な 56 のチーム構築エクササイズ)」をご覧ください)。
リモート環境では、同期コミュニケーションをサポートするために工夫が必要になることが多々あります。 ビデオ会議とチャットは、最も一般的なアプローチです。 ダンス パーティやゲームなどのバーチャル ソーシャル イベントをライブで開催して、チームの交流を促すこともできます。 この種のコミュニケーションを計画し、丁重に活用する必要があります。 これは、対人よりも画面を介して会話する方が大変です。 また、このような同期コミュニケーションができない緊急時にも対応できるように計画を立てましょう。
もちろん、チームに負担をかけることなく効果的にコミュニケーションをとれるよう、非同期アプローチと同期型アプローチのバランスを見つける必要があります。
Smart IT の COO である Sergey Konoplich 氏は彼の経験を語っています。 「異なるタイム ゾーンのクライアントと仕事をするということは、常に両方の [アプローチ] を健全に組み合わせることを意味していました。 私たちは全員 1 つの国に拠点を置いているため、会社の Slack や Telegram のチャットを通じて、確実にリアルタイムのコミュニケーションを活用できます」
どのアプリを使用するかに関わらず、リモート チームとのコミュニケーションに関する規範を確立することで、誰が何を期待しているかを知ることができます。 これらのガイドラインは業界や企業文化によって異なりますが、以下の図は、非同期および同期コミュニケーション手法を使用する場合についての概要を示しています (この提案はリモート チームを対象としています。 オフィス環境では、コミュニケーション スタイルの定義が異なる場合もあります)。
CollabsHQ の創設者であり、大規模な組織やスタートアップ企業と協力するメディエーター、コンサルタント、トレーナーである Bryant Galindo 氏は、「特に複数のタイムゾーンに分散している場合、まずチームがどのように機能するかについてのガイドラインを定義します」と語っています。 「[これは] 全員が同じ認識を持つようにするためのものです。 チーム メンバーが時間外に働くのか、誰が何をするのか、チームやプロジェクト管理をサポートするテクノロジーは何かということを明確にしたいのです」
とはいえ、Konoplich 氏は規制が過剰なコミュニケーションに対して警告を発し、従業員に自主性を維持させるサポートを行うべきだと考えています。 「対応時間を規制しないことにした結果、チーム メンバーは全体的に勤勉に働いてくれました。 過剰に規制しないことで、長い目で見ればうまくいく傾向があります」と語りました。
リモート チームとのコミュニケーション方法
リモート チームと効果的にコミュニケーションをとるには、定期的なミーティングを開催し、コミュニケーションをサポートするツールに投資し、対人交流がない場合はチーム メンバーがつながることができる機会を追加で作ります。
リモート チームワークへの移行に関する詳細は、『Digital Nomads: Setting a Course for Success in Today’s Workforce (デジタル ノマド: 今日の従業員における成功のためのコースの設定)』をご覧ください。
コミュニケーションを行うタイミングのガイドラインを作成することに加えて、各コミュニケーション チャネル (電子メール スレッド、IM、ビデオ通話など) をいつ使用するかを規範化します。 推奨される応答タイプの頭辞語を作成することで、チームがプロセスに従いやすくなります。 以下は、さまざまなフォームの使用に関する一般的なヒントです:
- 電子メール スレッド: リモート ワーク環境において、電子メールは正式なお知らせや大まかなコミュニケーション (多くの場合大規模なチーム) には最適ですが、何度もやり取りを必要とする問題には適していません。 Smart IT の Konoplich 氏は、「正式なお知らせやイベントの場合は、電子メール スレッドを用意するのが一般的です」と述べています。
Galindo 氏は、電子メールは文書化のシステムとして機能し、「受領書」として機能すると付け加えています。 彼は、「電子メール スレッドを使用することで、書面の証跡を作成し、誰が何をいつ行うのかを確立したり、フィードバックを書き留めたりすることができます」と語っています。 - インスタント メッセージング/チャット: IM は、気軽な、または非公式な対面での会話、1 対 1 のニーズ、または迅速な解決を必要とする問題のための優れた手段です。 Galindo 氏は、「IM は、すぐに注意を喚起したり、緊急の問題のためにメンバーの対応可能状況を確認したりするのに便利です」と述べています。
チャットの使い方は、他のあまりカジュアルではない形式へのアプローチよりも、少し非公式的な方法になる場合があります。 Konoplich 氏は、たとえば Smart IT では、「IM が来たらそのまま IM で話し合うことが好まれています」と説明しています。
AdQuickの成長およびマーケティング部門長、Chris Gadek 氏は、チャットは気軽ではない他のコミュニケーション ツールに比べて好ましい場合もあると述べています。 「プロジェクト管理アプリは数多く存在しますが、メッセージが迅速であれば、より早く仕事に戻ることができます」と彼は共有しています。 「お気に入りのソーシャル メッセンジャーを使うだけでなく、他のアプリと簡単に統合できます」 ただし、チャットではカジュアルすぎるという点に注意が必要ですが、それでも職場であることを忘れないように、個人的な会話は分けておきましょう。 - 電話または音声のみの通話: 今日はあまり一般的ではありませんが、音声通話はリモート チームにとって優れた同期コミュニケーションの選択肢です。しかし、その機能には依存してはいけません。 「即興の議論の際は、音声通話を予約します」と Konoplich 氏は説明します。 「私たちは一般的に若い従業員とも働いています。彼らはメッセージの方を好むため、音声通話を強要しないようにすることが重要です」
- ビデオ通話: 長期間のリモート ワークにおいて、ビデオ会議は、通常の対人会議だけでなく、業績評価や詳細なプロジェクト開発セッションの代わりになることがよくあります。 Galindo 氏は、次のようにアドバイスしています。 「フィードバックを行ったり、パフォーマンスに関する会話をしたり、リアルタイムでブレインストーミングを行ったりする必要がある場合は、ビデオ通話 (できればビデオ カメラをオンにして) を使用してください」
しかし、Konoplich 氏は、ビデオ通話にはプライバシーに関するいくつかの懸念がある可能性があると指摘しています。 「自宅で仕事をしている人たちは、レクリエーションでない限り、ビデオ通話を避ける傾向があります」と語っています。 「人は自宅を覗かれるのを嫌がるため、個人的なスペースを侵害しないことが重要です」 この問題を防ぐために、Zoom などの一部のビデオ会議ツールでは、事前設定された背景を選択できます。
以下のインフォグラフィックは、厳密なルールではありませんが、特定の種類のコミュニケーション方法を採用する場合に関する独自のガイドラインを作成する際に役立ちます。
リモート チームの管理へ移行するためのクイック アクション ガイド
上記の一般的な方法を守ることは、リモート コミュニケーションを合理化するのに役立ちますが、リモート チームを管理するように移行することは難しいものです。特に、突然移行しなければならない場合は困難です。 移行を容易にするために、専門家の高度なアドバイスを 5 つの簡単なステップにまとめました:
- ドキュメント作成のプラクティスを確立する: 現在のドキュメント作成のプラクティスを評価し、リモート ワークの状況に合わせて更新する時間を取りましょう。 この間、特定のワークフローを遅くしたり一時停止したりしても構いません。新しいプロセスを導入するまで、仕事を効果的に行うことはできません。
- 明確なポリシーと期待事項を設定する: 目標と成果物を再評価することに加えて、リモートでのコミュニケーションに関するポリシーを設定 (および共有) することで、誰もが自分に何が期待されているのかを把握し、境界を尊重できます。
- チーム メンバーが適切なツールと機器を持っていることを確認する: すべてのチーム メンバーが、適切なシステム、アプリ、技術的能力を持っている必要があります。 プロジェクトを先に進める前に、この点を確認しておく必要があります。
- 突発的な状況に柔軟に対応する: 多くの人々は、リモート ワークへの移行において、新しいストレスの要因に直面するでしょう。 これらの要因を意識し、チームに確認しながら、チームをより良くサポートする方法を学びましょう。
- 従業員を信頼する: チームをマイクロマネージしないようにしましょう。 チーム メンバーが最大限にパフォーマンスを発揮し続けることを信頼してください。 最悪を想定して実際の生産性を妨げるのではなく、チームのつながりとサポートに集中しましょう。
リモート チームとのコミュニケーションに関するベスト プラクティス
さらに、リモート チームとコミュニケーションを取る必要があるマネージャーのためのヒントをいくつかご紹介します:
- 積極的に取り組み、採用した従業員を信頼する: コミュニケーションは、信頼関係、信用、敬意を築き、リモートの従業員が戦力になるのを助ける鍵となります。 予告なしでチェックインを実施するマネージャーは、従業員の不安を煽り、マイクロマネージャーとして認識される可能性があります。 定期チェックインを事前に予定したり、従業員がドキュメント共有プラットフォーム (マネージャーが進捗を確認できる場所) で作業することに同意している場合は、より公正になります。
- リモート ワーカーと 1 対 1 のミーティングを開催する: リモートのチーム メンバーの貢献を最大限に引き出すため、マネージャーはオフサイトの従業員と定期的かつ真摯に関わる必要があります (特に 100% オフサイトである場合)。 半オフサイトの従業員の場合、1 対 1 で接するには、食事、コーヒー、オフィスでのミーティングなどがありますが、その関係を維持することが重要です。
- しっかりとしたコミュニケーション スキルを持つ: コミュニケーションは重要です。コミュニケーションは内容が 7%、言語以外のものが 93% であると言われています。、リモート チームで働くマネージャーがスタッフとうまく共同作業するには、音声、電話、ビデオ、コンテキストに適したメッセージングを使用する必要があります。 顔文字や GIF を使用して、リモート コミュニケーションで感情とユーモアを示すことができます。 重要な会話はライブで行い、迅速に解決可能な問い合わせはインスタント メッセージングで行うなど、メッセージに適した媒体を選択しましょう。電子メールでは、迅速なメッセージのやり取りが可能であり、マネージャーがタスクの優先順位を付けることもできます。
- テクニカル サポートを提供する: リモート チーム メンバーでも、引き続き IT やその他のテクニカル サポートへのアクセスを必要とします。 機器、ソフトウェア、その他の技術的な問題を解決するためのシステムを組織に導入し、従業員がサポートされていると感じ、コミュニケーションの取り組みを最大限に活用できるようにします。
- プロセスに関するコミュニケーション: リモート ワークでは、同じ場所で働く従来の仕事よりも、より明確なプロセスと高い精度が求められます。 信頼性が高く、柔軟性があり、シンプルなワークフロー プロセスを構築する必要があるだけでなく、チームにそのプロセスやプロセスに対する変更を連絡する必要もあります。 プロセスの最新情報を早期かつ頻繁に共有して、作業のバックログ、未回答の質問、未解決の問題などが発生しないようにします。
一般的なコミュニケーションのガイドラインは定めますが、問題が発生した場合には変更が必要になる可能性があります。
Galindo 氏は、「いつコミュニケーションをエスカレーションするかを知るには、いくつかのポイントがあります」と述べています。 「まず、トーンやコンテキストが誤解されやすい場合は、電話にかけたり、リモート通話を発信したりする必要があります。 また、緊急事態のように、緊急の対応が必要な状況では、コミュニケーションを最優先にすることができます」
リモート チームの管理に関する詳細なガイドについては、『Ground Control to Major Tom: The Keys to Effectively Managing Remote Teams (トム少佐への地上管制: リモート チームを効果的に管理するための鍵)』をご覧ください。
リモート チーム内でのコミュニケーション方法
リモート チームのメンバーとして (マネージャーではなく) 優れたコミュニケーターになることは不可欠であり、仕事に関連する標準的なコミュニケーション以外で交流にさらなる努力が必要となることがよくあります。
リモートで作業する際にチーム メイトとのつながりを強化する 5 つの方法を以下に示します:
- バーチャル ウォーター クーラーに訪れる: オフィスにおける対人でのやりとりや、カジュアルなランチや休憩時間の会話の代わりに、バーチャル ウォーター クーラーを使ってチーム メンバーが「たむろ」できる交流を促進しましょう。 スペースは仮想的なものであり、会社のセキュリティ対策に違反していない限り、ソーシャル メディアで行うこともできます。
Konoplich 氏は「Instagram は当社で最高のバーチャル ウォーター クーラーです」と語っています。 「開発チームとマネージャーが日々の課題に参加しており、チーム メンバー間の議論を促し、メンバーの絆を維持しています」 - 定期チェックインを開催する: この方法は、士気が低下する可能性がある場合に、日々のつながりを感じられるようにするのに最適です。 チェックインはウォーター クーラー チャットよりもカジュアルではありませんが、それでもチーム メンバーに問題がないことを確認するための比較的手軽な方法です。
Inna Shevchenko 氏は、短期レンタル管理ソフトウェア会社 iGMSの CMO です。 リモート ワークについて彼女は、「私たちは常にコミュニケーションをとり、毎日チェックインを行い、お互いを支え合い、チームの精神を活気づけています。 これとは別に、定期的な部門ミーティングと会社ミーティングを行っています」と語っています。
しかし、仕事の性質によっては、毎日のチェックインの通話はやりすぎとみなされる場合があります。 チームに適した頻度を見つけ、他のツールも検討してみてください。 - グループ ブレインストーミング セッションの開催: クリエイティブ業界にいなくても、大規模なグループ ブレインストーミングに従業員を参加させることで、サイロ化したリモート ワークの単調さを解消し、活力を与え、チームのモチベーションを維持できます。 Shevchenko 氏は、「私たちは、特定の目的のためのミーティング中でも Slack 内でも、あらゆるレベルでブレインストーミングを行っています」と語っています。 リモート チームとの共同作業の詳細については、『How to Maintain Strong Collaboration in a Remote Work Environment (リモート ワーク環境で強力な共同作業を維持する方法)』を参照してください。
- タスク ボードを更新してチームの進捗を監視する: 書面や口頭によるコミュニケーションを必要としない作業項目については、タスク ボードを使用して、チームの進捗を確認し、目標をモニタリングしましょう。 このツールは不要な同期コミュニケーションを削減することができ、チーム メンバーは実際に仕事に専念することができます。
Konoplich 氏は、「時間と進捗を計算するタスク追跡ツールを使用しているため、毎日の確認は必要ありませんでした。 権限さえあれば、誰でもチームのタスクの進捗や所要時間を確認できます。 基本的に、私たちは週次レポートを確認しています」と述べています。 - 仕事に楽しみを取り入れる: リモート チームでも、強力な作業を行うためには自分自身が楽しむ必要があります。 Konoplich 氏は、士気を高めるために、純粋なソーシャル コミュニケーションを構築する方法を見つけることを奨励しています。
「Smart IT は、次の 3 つの戦術に頼ることで、業務外でチーム メンバーをつなぎ合わせる取り組みを強化しました。 ビデオ料理、毎週のオンライン ビデオ ゲーム トーナメント、魅力的な Instagram チャレンジなどです」と彼は説明しました。 「これらはチーム構築だけでなく、ストレスの軽減やチーム精神の向上のためにも活用されています」
強力なリモート チーム文化の構築に関する詳細情報については、「How to Create a Strong Remote Company Culture that Drives Success (成功を促進する強力なリモート企業文化を作る方法)」をご覧ください。
リモート コミュニケーション スタイルに関するすべきこととすべきでないこと
リモート チームのメンバーの場合、リモートではないチームの従業員と比べて、少し違う責任があります。 チーム プレーヤーとして輝くために、次の方法をお試しください:
- 業界のニュースを共有する: チームのビジョンに対するコミットメントと業界の出来事に対する認識を示します。
- 共通の目的をチームに思い出させる: これは常に適切とは限らないかもしれませんが (マネージャーの役割であるチームもあります)、士気を高め、全体的な生産性を高めるのに役立ちます。
- 自分を主張する: リモートで働いていても、追加の責任を引き受けたり、昇格する機会もあります。 オフィスで行うのと同じようにステップアップしましょう。
- ニーズを率直に伝える: リモートの従業員が期限に間に合うように時間を多く割いたり、仕事を引き受けすぎたり、必要なコミュニケーション手段が使えなくなったりすると、生産性が下がり始めます。 マネージャーが適切に仕事を任せられる (そしてチームの仕事量を把握できる) ように、率直に伝えましょう。 大規模なプロジェクトや成果物に集中するために、中断されない時間帯を組み込むようにしてください。
- よく考えてミーティングをスケジュールする: リモート ミーティング (特にビデオ通話) を設定する場合は、事前に参加者の数を制限し、話し合いのポイントを割り当てることで、会議を合理化できます。 ただし、オフィス環境で行う場合と同様に、非公開のミーティングでは、参加を希望する人が参加できるように、自由形式のポリシーを保持する必要があります。 断続的に対面の会議を開催する場合は、事前にスケジュールしましょう。 また、チームが地理的に分散している場合は、タイム ゾーンを考慮してください。 分散ソフトウェア開発のガイドを読んで、異なるタイム ゾーンでの作業について学びましょう。
Calloway Cook 氏は、マサチューセッツに本拠地を置く栄養補助食品会社、Illuminate Labs の社長です。 彼は、「ビジネス リーダーは、ミーティングのスケジュールを設定する際に、リモートの従業員がタイム ゾーンによってどのように影響を受けるかを認識する必要があります」と述べています。 「いつも午前 9 時 ( EST) にチーム通話を予定している場合、西海岸で働く従業員は東海岸で働く従業員に比べて非常に不便な思いをすることになり、不公平で、チームの士気の低下につながります。 チームが米国全土に分散している場合、 会議の予定は真昼に行うように心がけ、誰のスケジュールの妨げにもならないようにしましょう」
一方、専門家は以下を避けるよう勧めています:
- 過剰なコミュニケーション: リモート ワークには高度なコミュニケーションが必要ですが、同僚にメッセージや情報を氾濫させてはいけません。 これはマネージャーにも当てはまり、マイクロマネージや過剰に規制されたリモート コミュニケーションのリスクがあります。
Konoplich 氏は、「誰もがリモート ワークに慣れているわけではありません。 過剰な規制で余計なプレッシャーをかけないようにしましょう。 [リモートワーク] への移行はシームレスでなく、従業員は時間とともに自分のリズムを見つける必要があります。 進捗のペースを維持するには、会社の主要なコミュニケーション チャネルで存在感を示し、チームの絆を深める活動を維持しましょう。 嵐を乗り切り、生産的な仕事をするためのムードを作るのに役立ちます」とアドバイスしています。 - 憶測: 対面でのつながりがないと、ボディ ランゲージやその他の非言語的なサインが失われるので、コミュニケーションに障害が生じてしまいます。 明確化が必要な場合は、書面による (またはその他の) バーチャルなコミュニケーションを最大限に活用し、憶測するのではなく、常に確認するようにしましょう。
リモート チームとのコミュニケーションの問題
リモート ワークでは、チーム メンバーの孤立、孤独、冗長など、従来のオフィスでは発生しないコミュニケーションの問題が頻繁に発生します。 リモート ワークの増加し続ける中、クリエイティブなソリューションを使ってこれらの問題を軽減することが重要です。
Owl Labs State of Remote Work 2019 の調査では、現在リモート ワークを選択できる従業員の中で 42% が今後 5 年間でより頻繁にリモートで仕事をすることを計画していることが報告されています。 クラウドベースのツールやビデオ会議などのテクノロジーの拡大によってリモート ワークのエスカレーションが容易になる一方、チーム メンバーのつながりを維持するために、チームは人を中心とした「ソフト」なアプローチを取る必要があります。
リモート ワーク環境では、以下のことが困難になる場合が多くなっています:
- 関係の構築: リモートで仕事をすると、感情的なコンテキストやトーンの指標がなく、同僚の絆を形成しづらくなります。 信頼関係を築き、気軽な会話を促進するには、仕事に関連した話だけではなく、会議でのソーシャル コミュニケーションを促進しましょう。 仕事に関連した話は堅苦しく、通常の会話の流れに沿っていません。
- 戦略化: 長期的なプロジェクトや複雑なプロジェクトでは、ビデオ通話でクリエイティブな計画セッションを促進することが困難な場合があります。 自由形式のブレインストーミングや連想エクササイズは、活力を与えるのに役立ちます。
- 複雑な問題や課題の解決: これは状況的な問題や技術的な問題にも当たります。 実際、新しいテクノロジーがリモート文化に与える影響について GetApp が 2020年に行った調査によると、適切なインターネット セキュリティ トレーニングを受けてるのはリモートの従業員の半数以下であると報告されています。 前述のとおり、セキュリティや IT の問題を解決するために必要なサポートを確保し、リモートの従業員にリソースを提供しましょう。
- プロジェクトの最新情報を得る: CoSo Cloud の 2015 年リモート共同作業者アンケートによると、リモートの従業員の半数以上が、社内の従業員から切り離されていると感じていると回答しました。 これは、対人関係だけでなく、プロジェクトのステータスに対する認識にも影響しています。 定期的に予定されている会議によってこの緊張を緩和できますが、仕事をリアルタイムで可視化できるプロジェクト管理ツールやタスク管理ツールを使えば、全員が最新情報を入手できます。
しかし、リモート ワークに対する全体的な最大の脅威は、単純な誤解です。 実際、リモート ワーカーの 4 人に 1 人は、オフサイト状態がリーダーやチーム メイトとの誤解につながることを懸念しています。 お互いの電子メールのトーンや、プロジェクトの優先度・期限を誤解していたり、物理的なスペースを共有し合うような非言語的なサインが見えなかったりと、リモート チーム メンバーはいくつかの重要な点で「そこにいない」ことを意識してしまいます。
マネージャーと従業員の間で問題が発生しないようにするには、両者が自分の好きなコミュニケーション方法を確立する必要があります。 定期的な連絡 (1 対 1 の通話やビデオ チャット) をスケジュールしておくことで、コミュニケーションが流動的になり、誤解を未然に防ぐことができます。 また、マネージャーや従業員は、電子メールの署名やその他のオンライン ステータス機能を使用して、同僚に勤務時間や一時的に調整された勤務時間、休暇日、その他の重要な情報を知らせ、返事の速さに関する期待値を設定できます。 メッセージング アプリの顔文字は子供っぽく見えるかもしれませんが、職場によっては、マネージャーがコミュニケーションの中で親しみやすさや気軽さを伝えるために使うこともあります。
リモート チーム管理におけるコミュニケーションの課題
リモート チームを管理する人は、従来のオンサイト チームの感覚を浸透させることなど、明確な課題に直面します。 透明性を維持し、ビデオ通話で親近感を高め、コミュニケーションをオープンにすることで、士気と生産性を大幅に向上させることができます。
Smart IT の Konoplich 氏はリモート ワークについて、「士気が低下すると、コミュニティの一員としての積極性が失われます。 シームレスな移行を実現できるかどうかは雇用主次第です」と述べています。
さらに、一般的な管理上のコミュニケーションの課題を克服する方法をいくつかご紹介します:
- よい仕事を特定し、リモートでもチームと成功を祝う方法を見つけましょう。
- タイム ゾーンをまたいで丁寧なコミュニケーションを取るだけでなく、言葉や文化的な障壁に注意を払い、異なるコミュニティへの積極的な働きかけを心がけます。
- ブレインストーミングや戦略策定 (必要に応じて) にチームを参加させ、会議で社会的な時間を作ることで、クリエイティブ シナジーを促進します。
- チーム メンバーの模範として、またチーム メンバーとの関係を形成するため、強力で直感的なコミュニケーション スキルを自ら実践しましょう。 いつ連絡を取るか、いつ会話を終えるのか、誰を招待し、いつ招待するかを把握しましょう。
- マイクロマネージを実施したり、従業員について憶測したりしないようにしましょう。 Galindo 氏は、「マネージャーたちは、物理的に監視しなければ従業員が仕事をしないと思いこんでしまうことがよくあります」と説明しています。 彼は、「バーチャル環境でマイクロマネージを試みる」というのは、リモート マネージャーにとってよくある課題であると指摘しています。
- チーム ツールについて十分に訓練しましょう。 Galindo 氏は、大きな成功を示す重要な指標として、「マネージャーとチーム メンバーのテクノロジーの使用に関する快適さ」を挙げています。
- オンボーディングを行い、リモートでチームに加わる新しい従業員が十分な訓練を受け、歓迎されていると感じられるようにします。
- チームと会社のリトリートをスケジュールして、同じ物理的なスペースで全員が集まるようにしましょう。
最終的に、AdQuick の Gadek 氏は、「リモート チームの管理では、チャレンジとやりがいの両方を感じることができるでしょう。 さまざまな意味で、従来の環境では体験できない無限のイノベーションと自由を提供できる一方で、リーダーはリモート文化固有のハードルに対するクリエイティブな解決策を見つける必要があります」と述べています。
リモート チーム コミュニケーション用のツール
前述のとおり、ツールは強力なリモート コミュニケーションの規範を構築するために不可欠、つまり成功に不可欠です。 ほとんどの専門家は、以下が何らかの形で不可欠であるという認識に同意しています:
- カレンダー ツール
- クラウド共同作業ソフトウェア
- 電子メールやチャット (またはコミュニケーションを促進するその他のメッセージング アプリ)
- プロジェクト管理ツール (共有プロジェクトの整理、タスクの割り当て、期日の設定などのためのアプリ)
- ビデオ会議
- バーチャル ハブ (会社のアナウンス、フィードバック、バーチャル「ウォーター クーラー」用)
利用可能なツールが非常に多い場合、ニーズに最適なツールを特定することが困難な場合があります。 しかし Galindo 氏は、たとえ試行錯誤が必要でも、時間をかけることは長期的に役立つと強調しています。
彼は、「実生活で誰かの働き方を学ばなければならなかったように、チームや意図する目標に最適なソフトウェアを見つけることは、実験のプロセスです」と説明しています。
リモート コミュニケーションと共同作業のトップ ツールや、自分のニーズに合ったツールを見つける方法の詳細については、『Discover the Remote Collaboration Tools to Fit Your Business Needs (ビジネス ニーズに合ったリモート共同作業ツールを発見する)』をご覧ください。
Smartsheet のリアルタイム作業管理を使用してリモート ワークでも効果的な作業を維持
ニーズに合わせ変化に対応できるようデザインされた、柔軟性のあるプラットフォームで、チームの能力を最大限に引き出しましょう。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップ レポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チーム メンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。 やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。