コミュニケーション不足
コミュニケーションが不十分だと、プロジェクトが不安定になる可能性があります。定期的なチェックイン、チームとしての意思決定、関係者への最新情報の提供を行わないと、生産性の低下、プロセスの中断、ギクシャクした人間関係につながる可能性があります。
次のヒントを参考にして、コミュニケーションの問題を克服し、プロジェクトを順調に進めてください。
- 個々のメンバー、プロジェクト チーム全体、関係者と定期的にチェックインを行うようスケジュールを立てます。毎日でも毎週でも、標準的な頻度を設定することで、緊密で有益かつ整理されたコミュニケーションを維持するための構造が実現します。
- コミュニケーション方法の規範を作成します。さまざまなコミュニケーションの種類について、どのプラットフォームが最も役に立つかを考えてみてください (ビデオ会議より電子メールの方が適切なのはどのような状況か、など)。 信頼性の高いツールをいくつか選択し、そのツールを使い続けることで、混乱や冗長な会話を避けます。
- チーム メンバー間の建設的なフィードバックの文化を奨励します。
- メッセージング アプリやビデオ会議アプリなど、チーム コミュニケーションをサポートするツールに投資します。チームが分散している場合は特に、同期 (リアルタイムのやり取り) コミュニケーション ツールと非同期コミュニケーション ツールの両方が必要になる可能性が高くなります。詳しくは、チーム コミュニケーション ツールの完全ガイドをご覧ください。
チームと効果的に共同作業を行う方法のヒントについては、第 6 章をご覧ください。
要件の変更
要件の変更とは、プロジェクト実行中にプロジェクトの要件が変わっていく傾向のことで、遅延や予算超過を引き起こします。要件の変更は非常に一般的ですが、柔軟なプロジェクト計画を作成すれば、必ずしもプロジェクトを完全に脱線させるわけではありません。
要件の変更には、追加の成果物をリクエストする関係者、別のレビュー サイクルを追加するプロジェクト チームなどが含まれます。
要件の変更に対処するには、次の手順を実行します。
- プロジェクト計画を作成するときは、積極的に変化を予測します。変更が発生したときに対応するリソースを確保するために、時間と予算に「バッファー」を持たせます。
- プロジェクトの進捗状況を定期的にレビューします。スクラムなどのアジャイル プロジェクト管理手法の場合は、必要に応じて方向を転換し、リソースの再割り当てができるように、レビュー サイクルに組み込まれます。
- 優先順位を明確にして、それを守ります。必ずしも送られてくるすべての変更リクエストに「イエス」と言う必要はありません。プロジェクト範囲が制御不能に陥り始めても、自身の立場を堅持し、今後の取り組みのためにバックログに項目を追加するよう提案します。
不明確な目標と期待事項
プロジェクトを完了させるには、何を達成したいのかを明確にする必要があります。プロジェクトの目標があいまいまたは不明確だと、タスクに優先順位を付けたり、リソースを割り当てたりするときに、問題が発生します。
プロジェクト チームと関係者が確実にプロジェクト目標に沿うようにするには、次の手順を実行します。
- プロジェクトを開始する前に、目標を書面で明確に特定します。その一環として、プロジェクトのビジョンが企業の大きな目標にどのように適合しているかを把握し、関係者全員が同じ認識を持っていることを確認する必要があります。
- 動くターゲットを目指して取り組むことのないように、SMART 目標 (具体的、測定可能、達成可能、関連性、期限付き) を作成します。SMART 目標の作成方法に関するガイドをご覧ください。
- 各主要マイルストーンで作業をレビューします。これは作業の品質を維持し、手遅れになる前に問題を把握するのに役立ちます。
非現実的な納期と予算
野心的すぎると、プロジェクトの提出が遅れる、予算オーバーになる、製品が完成しない、品質が低下する、といったことにより、チームのパフォーマンスが低下する可能性があります。
このパターンに陥らないようにするには、次の手順を実行します。
- 計画フェーズでは時間をかけて、プロジェクトのニーズと、そのニーズに合った最適なスケジュールと予算を設定する方法を考えます。それには、プロジェクトをより小さなタスクに分割し、タイムラインにプロットして、コストを見積もり総額を出します。
- 過去のプロジェクトに基づいて、タスクの所要時間と各タスクのコストを伝えます。
- 納期、リソース、予算を入力できるプロジェクト管理ツールを活用します。このツールを使用すると、コースから外れたときにすぐにわかります。
非効率的なリソース管理
プロジェクト失敗の理由の多くが、チーム メンバーが自分の役割を果たすための特定の知識や処理能力が不足していることにあります。プロジェクトの要件に取り組むスキルや時間がないと、作業品質とタイムラインが悪影響を受けます。
ここでは、プロジェクトに対応できるようチームの体制を整えるためにできることをいくつかご紹介します。
- 個人のスキルセットを把握します。プロジェクト マネージャーは、誰がどのスキルを持っているかを把握したうえで、自信を持って実行できるチームを構築する必要があります。
- どのプロジェクト要件に専門的な知識が必要かを理解し、その知識それぞれについて、所有する適切なチーム メンバーを見つけます。
- 最初に役割と責任を明確に定義します。それには、RACI マトリクスを作成して、タスクごとに責任者、説明責任者、コンサルタント、情報の提供先を定義することを検討してください。何が期待されているかがわかっていれば、時間を有効に使い、成果を出すことができます。
- プロジェクトの過程でチームへの確認を行います。必要に応じて、柔軟にリソースを移動したり、サポートを増やしたりします。
強力なプロジェクト チームの構築について詳しくは、第 6 章をご覧ください。
説明責任の欠如
チームのメンバーそれぞれが自分の役割に責任を持てば、プロジェクトは成功します。説明責任が果たせなければ、プロジェクトのパフォーマンスは低下し、チーム メンバーのモチベーションも下がり、信頼が失われます。
責任あるチームを作るには、次の手順を実行します。
- 説明責任を示します。プロジェクト マネージャーは、チームの他のメンバーに対して基調を打ち出し、模範を示し、自分の責任を果たします。
- チームを信頼します。マイクロ管理を行うのではなく、チーム メンバーが期待事項を確実に理解できるようにして、全体を通してサポートを提供します。また、時間どおりに質の高い作業を行うようメンバーのモチベーションを高めます。
- タスクのステータスを可視化し、全員がプロジェクトの進捗を明確に把握できるツールを見つけます。プロジェクトが遅れた場合は、協力して問題またはボトルネックを特定し、変更を加えます。
適切なプロジェクト管理ツールを見つける方法について詳しくは、第 9 章をご覧ください。