結果指向のレトロスペクティブをステップ バイ ステップで実行する方法

By Kate Eby | 2021年10月4日

アジャイル担当者は、継続的な改善を達成するためにレトロスペクティブを利用します。 このガイドでは、生産的なレトロスペクティブを促進するためのハウツーと、プロセスを開始するためのスターター キットをご紹介しています。

このページでは、レトロスペクティブの議題のテンプレート、レトロスペクティブで何を話すかについてのヒント、50 の最適な質問、退屈しないレトロスペクティブの運営方法などをご紹介します。 また、ファシリテーション キットを使ってレトロスペクティブを始めましょう。

プロジェクトのレトロスペクティブとは?

プロジェクトのレトロスペクティブは、チームがプロジェクトでの作業を見直し、振り返り、そこから学ぶための体系的なミーティングです。 この演習は、プロジェクトの途中や終了時に行うことができ、継続的な改善を目指すプロジェクト管理のアジャイル フレームワークの一部となっています。

アジャイルが生まれた技術分野では、通常、スプリント (ある機能のソフトウェア コードを書くなど、決められた作業に取り組む 2 週間の期間) ごとにレトロスペクティブが実施されます。 アジャイルの詳細については、「アジャイルプロジェクト管理に関する包括的なガイド」を参照してください。

しかし、アジャイルはマーケティング、エンジニアリング、建設・建築、医薬品など、他の業界にも広がっています。 これらのフィールドでは、レトロスペクティブは特定のプロジェクトのパフォーマンスに焦点を当て、一定期間 (スプリントの 2 週間ごとと同様) で、またはマイルストーンやフェーズ (コンテンツ カレンダーの作成が完了してから割り当てを作成する前など) で行うことがあります。

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プロジェクトのレトロスペクティブを行うにはどうすればよいでしょうか?

全員の時間を投資する価値あるものにするために、レトロスペクティブを計画します。 このプロセスでは、形式を選び、必要なその他の活動 (アイスブレーカーなど) を特定し、ミーティングでグループの投票方法を決定します。

以下のステップは、レトロスペクティブの準備に役立ちます。

  1. 反映: レトロスペクティブの前に、ミーティングに参加するメンバーを特定し、最近の作業期間について考えてもらいます。 チームは何をやめ、何を始めるべきですか? チームは何を学びましたか?
  2. 環境について考える: チームとミーティングの背景を考慮し、その状況に最も適したものを計画します。 リモートで集まる場合は、「リモートおよび分散型レトロスペクティブ ミーティングのための 17 のアクティビティ」のアイデアや提案をご参照ください。特に新しいチームでは、アイスブレーカーが重要です。
  3. ミーティングのタイムボックス: ミーティングの開始時刻と終了時刻を設定して、ミーティングを順調に進め、参加者の関心を維持できるようにします。 プロジェクトとスプリントの中間レトロスペクティブは、通常 1 時間以内に行う必要があります。 目安としては、1 週間の作業に対して 30 分です。 この記事で紹介する時間配分は、1 時間のミーティングを基準にしていますが、30 分で統一するチームもあります。
  4. アジェンダの下書き: レトロスペクティブの各部分とその対処方法について考えます。 著者の Diana Larsen 氏、Esther Derby 氏、Ken Schwaber 氏は、影響力のある著書「Agile Retrospectives: Making Good Teams Great」で、レトロスペクティブの議題を以下のようにフェーズに分類しています。
    • ステージを設定する (10 分): 歓迎の言葉を考えてください。 参加者を安心させ、オープンで敬意に満ちたディスカッションができるようにするためです。 ミーティングの冒頭で、Norm Kerth の「Prime Directive」 (参加者全員が最高の仕事をしたと信じる合意) など、基本的なルールを説明します。 これは、「咎めることのない」レトロスペクティブの概念を植え付けるものです。 安全確認や気分転換のアクティビティ、アイスブレーカーを行います。
    • レビュー (20 分): この段階では、プロジェクトの作業に関する情報を収集します。 バーンダウン チャートかんばんボードプロジェクト タイムラインなど、客観的なデータ ソースを使用しましょう。 この情報をどのように引き出すかは、多くの場合、形式によって決まります。 次のような重要な質問をします。 うまくいっていることは何ですか? 改善が必要なのは何ですか? 私たちは何を学びましたか? どのプロジェクト目標が達成、超過、未達成でしたか? 私たちの最大の課題は何ですか?
    • ブレインストーミング (10 分): 繰り返しますが、このプロセスをどのように提示するかは、形式によって決まる可能性があります。 アジェンダで、強い参加と自由な提案の流れを引き出す方法を指定します。
    • 優先順位付け (5 分): 数ある提案の中から、先に挙げた課題の解決に最も効果的なアクションアイテムを 2 ~ 3 個に絞り込むための活動を、グループ内で選択します。
    • アクション プランニング (10 分): 各アクション アイテムに責任を持つメンバーをグループで指定し、実施日を設定します。 議題の中で、参加者が自分でメモを書いたり、電子メールのリマインダーを設定したり、全員が確認できる計画を立てるなどして、参加者がミーティング後にタスクを忘れないようにする方法を考えます。
    • クロージング (5 分): ミーティングを総括し、たとえば、絵文字を選ぶ、「すごい」と「残念」の間で自分の気持ちを示す、色付きのカードを集める (赤は時間の使い方がよくなかった、黄色はOK、緑は価値がある)、などのアクティビティを実施し、参加者から振り返りそのものについてのフィードバックを集めます。

レトロスペクティブ アジェンダ テンプレート

以下のプロジェクト アジェンダ テンプレートを使用して、各ステップにメモを作成します。 各セクションには、ミーティングのその部分の運営方法に関する情報を記入できるスペースがあります。

レトロスペクティブ アジェンダ テンプレートのダウンロード

Microsoft Word 

レトロスペクティブ ファシリテーション スターター キットをダウンロード

レトロスペクティブの進行を簡素化するには、以下のスターター キットをダウンロードしてください。 レトロスペクティブ アジェンダ テンプレート、スプリント レトロスペクティブ テンプレート、ミーティング チェックリスト、ミーティングのサンプル質問、およびチーム メンバーの評価と評価を共有するための便利な形式を提供する、説明用のテンプレートが含まれています。

レトロスペクティブ ファシリテーション スターター キットをダウンロード

プロジェクトのレトロスペクティブの概要

レトロスペクティブでは、単純な構造が使用されます。 最も重要なのは、全員が安心して意見を述べられること、ガイド付きディスカッションで重要な質問が取り上げられること、そしてチームが明確なアクション アイテムを持ってミーティングを終了することです。 レトロスペクティブでは、個人のパフォーマンスやプロジェクトのコンセプトではなく、チームのプロセスと実践を分析します。

レトロスペクティブの主なフェーズは次のとおりです:

  1. 導入: 基本ルールを説明し、ミーティングの実行方法を全員が理解していることを確認します。
  2. アイスブレーカー: この段階は任意ですが、アイスブレーカーを行うことで、メンバーがより快適に感じることが多くなります。
  3. レビュー: 参加者は、仕事の進み具合、どの取り組みが役に立ち、何に改善が必要かを表現します。 特定の形式や一連の質問を中心に議論を組み立てる方法については、「最高のレトロスペクティブのための 110 のアジャイル ゲーム、アイデア、活動」をご覧ください。
  4. ブレインストーミング: 問題に対処し、チームの作業プロセスを改善する方法を考えてみてください。
  5. 優先付け: どのアイデアが最も影響を与えるかを判断し、そのアイデアにコミットします。
  6. アクション アイテム: チームがすぐに実行できる上位 2 つか 3 つのアイデアに焦点を当てます。
  7. 結論: ミーティングについて、メンバーがどう感じているかを確認します。 生産性が高く楽しかったでしょうか?

スプリント レトロスペクティブの実行方法

アジェンダを含む生産的なレトロスペクティブの基礎を固めたら、プロジェクトのレトロスペクティブそのものを実行する必要があります。 レトロスペクティブが進む中で、チームメイトが発言しない、1 人が会話を支配している、チームが多すぎるアクション アイテムに取り組んでいる、などのよくある問題に対処できるように準備します。

スプリントのレトロスペクティブは、一般的にハイテク業界で 2 週間、時間を定義した作業に焦点を当てます。 また、プロジェクトのレトロスペクティブ は、時間が定義された作業セグメントを対象とする場合もありますが、一定期間ではなく、マイルストーンやフェーズ別に作業に焦点を当てることもできます。 とはいえ、プロジェクトのレトロスペクティブとスプリントのレトロスペクティブの内容は同じです。 

よいレトロスペクティブを行うには、議題に従い、次の手順を順番に進めます:

1. 導入: 参加者に挨拶し、基本的なルールを説明します。特に、新しいチーム メンバーやレトロスペクティブに慣れていない人がいる場合は説明して下さい。 もっと居心地の良さを感じさせるためにアイスブレーカーを行ったり、チームの気質を確認したり、安全性評価を行い、参加者が安心して率直な意見を述べることができるかを調べたりします。

2. レビュー: チームが成し遂げたことをまとめ、具体的な内容を挙げます。 また、メンバーが完了しなかった予定作業もリストアップしてください。 チーム メンバーに成功、課題、障害を特定してもらい、得られた知見や教訓について話し合います。 この時点で、使用している場合はプロジェクトのレトロスペクティブ アイデアやフォーマットを適用します。 チーム メンバーは、ホワイトボードに貼る付箋に自分の意見を書き留めたり、ホワイトボードにマーキングをしたり、インデックス カードを使ったり、オンライン ツールに情報を入力したりできます。

このスプリント レトロスペクティブ テンプレートをダウンロードし、何がうまくいき、何がうまくいかなかったかについての詳細を記録します。 このシートは、グループの意見をまとめるために使用することもできますし、各参加者がディスカッションに貢献するためのメモを取るためにコピーを渡すこともできます。

スプリント レトロスペクティブ テンプレートのダウンロード

Microsoft Word

3. ブレインストーミング: 問題を解決し、役立つ取り組みを組み込むためのアイデアを募ります。 全員が貢献できるチャンスを確保します。 すべての提案を記録します。

4. 優先付け: 票などのアクティビティを使って、提案のリストを、実行されたときに最も大きな影響を与える 3 つ以下のアイデアに絞り込みます。

5. アクション プランニング: アイデアを実行に移すためのアクションを特定します。 これらのアイデアを実行するためのステップと手順を定義し、期日と担当者を割り当てます。

6. 終了: ミーティングで行ったことと次のステップをまとめます。 参加者から、レトロスペクティブがどれだけ役に立ったかフィードバックをもらったり、別の終了アクティビティに参加したりします。 メモや議事録、使用したレトロスペクティブの形式を記録し、参照できるようにします。 この記録は、チーム メンバーが何回同じ問題を提起したかを確認し、同じ形式を使い回さないようにするために役立ちます。

効果的なレトロスペクティブを実行するためのチェックリスト

効果的なレトロスペクティブ チェックリストのダウンロード

Microsoft Word 

レトロスペクティブの準備や運営をしていると、特にその場の雰囲気で重要なことを見落としがちです。 このチェックリストを使って、仕事を順調に進めましょう。

レトロスペクティブ前

1.  レトロスペクティブのカレンダーの招待状を送信します。 特定の頻度でレトロスペクティブを行う場合は、繰り返し招待状を送りましょう。

2.  参加するチーム メンバーを特定します

3.  レトロスペクティブの 1 週間から数日前に、重要な質問に対する答えを考えるよう、参加者に依頼します。 何がうまくいきましたか? 改善が必要なのは何ですか? 何を続けるべきでしょうか? 何をやめるべきでしょうか?

4.  フォーマット、アクティビティ、投票方法の選択など、アジェンダを準備します。

5.  アクティビティに必要な材料や、おやつを提供する場合は必ず用意しましょう。

6.  会議室を予約したり、リモートでのミーティング用にリンクを取得します。 必要に応じて、この情報を招待状に含めます。

レトロスペクティブ期間中

7.  全員が集まる中で、ミーティングに出席しているメンバーをメモします。

8.  スケジュールを守るために、ボランティアでタイムキーパーを依頼することもできます。

9.  議題を進めます。 ミーティングの目的は、具体的な行動計画をもって帰ることであることを、全員が理解していることを確認します。

10.  アイスブレーカーや安全性チェック中に信頼関係の問題が明らかになった場合は、匿名でフィードバックを提供できるようにするなど、メンバーがより快適に過ごすための方法を見つけるために時間をかけてください。

11.  メモを取り、重要なディスカッション ポイントを記録します。 ホワイトボードの写真は、後でリマインダーとして役立ちます。

12.  レビュー、ブレーンストーミング、ソリューションの優先順位付け、アクション プランのまとめによるミーティングのクロージングなど、必要不可欠なアクティビティを実施します。

13.  レビューのために、バーンダウン チャートや作業期間のその他のメトリックなどのデータを準備します。

14.  各アクション アイテムについて、担当者またはチームに、アクション アイテムの達成をどのように知ることができるかを説明してもらいます。 また、助けが必要かどうかも尋ねてみましょう。 どのようなサポートが必要なのか (組織内の誰かとのつながりや、アクション アイテムに集中できるようにタスクから解放されるなど)、聞いてみましょう。 最後に、アイテムを完了したときにチームにどのように通知するかについて説明します。 この情報に注目してください。

15.  ミーティングの時間を守りましょう。

16.  アクション アイテムが完了したら、成功を祝い、感謝の気持ちを共有する時間を取ります。

スプリントのレトロスペクティブを向上させ、退屈になるのを防ぐためのヒント

レトロスペクティブの回数を重ね、レトロスペクティブの運営経験を積むことで、ミーティングの生産性は向上します。 このようなイベントを最大限に活用するためのヒントを以下にまとめました。

1. 全員が話す時間を確保する: 冒頭で気分やチームの安心感を確認しましょう。 誰かが正直に話すことに抵抗があると思われる場合は、アイスブレーカーなどを行い、信頼関係を促進します (これは長期的なプロセスであることを忘れないでください)。 また、匿名で書面でのフィードバックを募ることも検討してください。

この不快感を和らげるために、ミーティングの前に何を話し合うかを思い出し、重要なトピックを考えて準備してもらうとよいでしょう。 そうすることで、口数の少ないメンバーが貢献できるようになります。

チーム内に支配的な性格の人がいる場合は、順番に部屋を回っていくことで支配を抑えることができます。 ミーティングがリモート/対面のハイブリッドミーティングの場合は、対面の参加者が互いにのみ集中することを防ぐために、グループを対等な関係に保つように特別な注意を払います。

最後に、自分で話し過ぎたり、特定の結論に向かって結果を導いたりしないようにしましょう。 あなたの役割は、自己発見においてグループをリードすることです。

2. 時間制限を守る: アクティビティやアジェンダのセクションに費やした時間を記録し、割り当てられた時間を超えないようにしましょう。 ミーティングの実行中にそれが難しい場合は、誰かをタイムキーパーに任命しましょう。 レトロスペクティブが時間をかけて行われると、参加者の注意が散漫になります。

参加者全員が、自分の時間が尊重され、有意義に使われたと感じることが重要です。漫然とミーティングを続けていると、チームのレトロスペクティブ プロセスへの支持を弱めてしまいます。

3. トーンを建設的に保つ: 導入の段階では、誰も他の人を責めたり、個人的な批判をしたりしないなど、ミーティングに対するベースラインの期待事項を確認します。 チーム内で対人関係が問題となっている場合は、関係者とのレトロスペクティブを行う前に、その緊張に対処しましょう。 ミーティングでは、性格や個人の欠点ではなく、チームのプロセスと取り組みに焦点を当てます。 もし、会話が非難に発展し始めたら、すぐに基本ルールに沿ってグループを再調整してください。

4. 成功体験を軽視しない: 多くの人は、レトロスペクティブは継続的改善の重要なツールであるため、ミーティングでは改善する必要があるものだけをカバーする必要があると考えがちです。 しかし、それは間違いです。

成功体験を語り、チーム メンバーがお互いに感謝や労いの言葉を交わすことは、モチベーションを高めることにつながります。 その実践を促すために、以下の賞賛カードのテンプレートをダウンロードし、デジタルで使用したり、プリント アウトして共有したりすることができます。 賞賛の理由や賞賛された人の名前など、詳細を書く欄が設けられています。

賞賛カードの Adobe テンプレートをダウンロード

Microsoft Excel | Microsoft Word

また、レトロスペクティブでは、何がうまくいっているのか、チームはもっと何をすべきかを明らかにすることを目指します。 これらの実践を呼びかけることで、成功要因を意識することができます。

5. 現実的になる: 熱心なチームやファシリテーターは、多くのアクション アイテムを引き受けたり、過度に野心的であったりすることで、目的を達成できないことがよくあります。

継続的な改善とは、段階的で累積的な変化のことです。 一度にたくさんのことをやってしまうと、すべてがうまくいかなくなる可能性があります。 その矛盾がプロセスを弱体化させるのです。 アクション リストに含まれているものが多すぎると、アイテムを実行するための努力も、主要な作業を圧迫し、プロジェクトにマイナスの影響を与えかねません。

野心的すぎるアクション アイテムは、混乱を招く可能性があります。 仕事のやり方を大きく変えてもらうと、適応が難しくなり、今までうまくいっていたことが崩れてしまうことがあります。 野心的なステップを、チームが時間をかけて実行できるような小さな断片に分解します。

6. 行動志向になる: ミーティングの最後には、所有者と期限を定めた実行可能なアイデアを提示するようにします。 リマインダー メール、カレンダー通知、コーヒーメーカーのそばの表示など、チームがこれらの行動を常に念頭に置く方法を計画します。

レトロスペクティブ ミーティングを改善するためのヒントは、当社の包括的なガイドでご覧いただけます。

レトロスペクティブ ミーティングで何を話していますか?

レトロスペクティブのファシリテーターの最も重要かつ困難な責務の 1 つは、チームメンバーに改善が必要な領域を特定するよう促すことです。 これを行う一番の方法は、思考を刺激する質問をすることです。

参加者は、頭が真っ白になることもあります。 これは、同じ形式が繰り返し使用され、意味のある考察を促すことができなくなったために起こる可能性があります。 あるいは、ある問題や非効率性に慣れきってしまい、それが見えなくなっているのかもしれません。 あるいは、レトロスペクティブを急ぐあまり、チームメンバーに十分な時間がとれないこともあるでしょう。 最後に、チームがアクション アイテムを一貫して実行しない場合、参加者はレトロスペクティブ プロセスへの信頼を失い、離脱する可能性があります。

レトロスペクティブでの 50 の最適な質問

ここでは、意味のある考えを引き出し、型にはまった回答を避けるために、レトロスペクティブで行うべき最適な 50 の質問をご紹介します。 気まずい沈黙の間に話すのではなく、沈黙を残すことを忘れないでください。 そうすることで、参加者が発言し、貢献する機会となります。

スプリント レトロスペクティブの運営経験を積むと、自分の最も重要な役割は、チーム メンバーに良い質問をして話を引き出すことであることに気づくでしょう。

  1. 率直な意見を共有することに、今日はどのくらい共有しやすいと感じますか?
  2. 全員が議題と今日のレトロスペクティブのタイムフレームに満足していますか?
  3. 始める前に、何か言いたいことや共有したいことはありますか?
  4. このレトロスペクティブに使用している形式の背後にあるアイデアを、全員が完全に理解していますか?
  5. このスプリントでうまくいったことは何ですか?
  6. このスプリントで悪かったことは何ですか?
  7. 右隣の人に向かって、このスプリントでうまくいったことを 1 つ挙げてもらいましょう。
  8. 次のスプリントでコミットできることは何でしょうか?
  9. このプロジェクトから何を学びましたか?
  10. チームとしてうまくやっていることは何でしょうか?
  11. チームとしての最大の強みは何ですか?
  12. 目標を達成するための最大の障害は何でしょうか?
  13. 最大の成功要因は何でしたか?
  14. このスプリントでは、チームの誰があなたを助けたのですか?
  15. 今後のプロジェクトで想定される落とし穴は?
  16. 次のスプリントでは、自分たちの強みをどう生かせばいいですか?
  17. うまくいかなかったことを修正する方法は?
  18. 強みを生かすにはどうすればよいでしょうか?
  19. 弱い部分を強化する方法は?
  20. 今後、最大の障害をどのように解決、あるいは防止しますか?
  21. チーム メンバーをどう助けることができるでしょうか?
  22. 最近の仕事の期間中に得た最も有意義な教訓は何ですか?
  23. 今日のふりかえりから得た最も重要なインサイトは何だと感じていますか?
  24. これらの問題を特定したところで、次のスプリントについてどう感じていますか?
  25. 今日取り上げたトピックについて、混乱や不安を感じていますか?
  26. アクション アイテムや実施計画は理にかなっていますか?
  27. このふりかえりで取り組んだアクション アイテムや責任を完全に理解していますか?
  28. 今日のミーティングで間違っていたこと、足りなかったと思うことは何ですか?
  29. 目指した結果に到達できましたか?
  30. 特定したアクションで、ポジティブな影響を与えることができるでしょうか?
  31. どのツールやテクニックが最も役に立ったと思いましたか? 最も役に立たなかったものは何ですか?
  32. このクライアントやこのプロジェクトで働くことについて、どのようなインサイトを得ましたか?
  33. スプリント中に最も重要な決定や成果は何か、その理由は何でしょうか?
  34. どのようなトレードオフをしましたか?
  35. どのように妥協し、何を最優先としましたか?  
  36. あなた自身にとって、この仕事で最も満足したこと、あるいは最も勉強になったことは何ですか?
  37. 成功に貢献した取り組みのうち、繰り返したいものは何でしたか?
  38. チームとして成功するためには何が役立ちますか?
  39. どのような取り組みやテクニックが特に成功しましたか?
  40. 運や偶然の一致の恩恵は全くなかったのでしょうか? もしそうなら、もし幸運でなかったとしても、次に良い結果を出すために何ができるでしょうか?
  41. フラストレーションの最大の原因は何でしたか?
  42. 私たちの手法やプロセスの中に、著しく非効率なものはなありませんでしたか?
  43. 嫌いなこと、面倒なこと、絶対に必要なことなどありましたか?
  44. 夜眠れないようなことはありませんか? 重要な質問は解決されなかったのでしょうか?
  45. いまだに私たちを悩ませるものは何でしょうか?
  46. スプリントやプロジェクトの開始に戻ることができれば、どうしたらよいでしょうか?
  47. 1 年後、私たちはこのプロジェクトの重要な教訓は何であると言えるでしょうか? 
  48. 個人として大切な教訓は何かあるでしょうか?
  49. 次回は何を改善できるでしょうか?
  50. スプリントが始まったときに知っていればよかったと思うようなことを、今は知っていますか?

レトロスペクティブで質問する最適な質問 50 をダウンロード

Microsoft Word 

レトロスペクティブ ツールがプロジェクトのレトロスペクティブを成功に導く方法

オンライン ツールはスプリントのレトロスペクティブをサポートするのに役立ち、より生産的で効率的なミーティングを促進するのに役立ついくつかの利点があります。 また、専用のツールや、レトロスペクティブをサポートする電子ホワイトボードも使用できます。

これらのツールのいくつかについては、「効果的なリモート レトロスペクティブ ツール」をご覧ください。 オンライン ツールは、オンラインでのレトロスペクティブの実施方法を学ぶのにも役立ちます。

これらのツールは、以下のようなさまざまな点で役に立ちます。

  • デジタル ツールは、リモートのチーム メンバーの参加を容易にし、リモートの参加者と対面している参加者が対等な立場で参加できるようにします。
  • 多くのツールは、一般的なレトロスペクティブ形式のテンプレートを提供しており、ファシリテーター役がボードに書く手間を省くことができます。
  • レトロスペクティブ ツールを使用すると、匿名でコメントや投稿をすることができるため、より率直な会話をすることができます。
  • 投票やその他の手順は、1 回のクリックで行われます。 このツールには通常、これらのプロセスを処理する機能があります。
  • レトロスペクティブ ツールを使用すると、アイデアをアクション ステップに変え、リマインダーを自動化することが容易になります。 同様に、このツールは次のレトロスペクティブに至るまでの数日間に、思いついた質問を自動的に送信できます。
  • オンライン プラットフォームでは、過去のレトロスペクティブの記録やメモを保存し、ミーティングへの参加や安心感など、質問への回答の傾向を経時的に確認できます。

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