プロジェクト管理ソフトウェアを使用するメリット
プロジェクト管理ソフトウェアは、計画、共同作業、可視性、生産性を改善します。また、労働力が分散していることが多い最近の環境には不可欠です。
PM ソフトウェアの主な 5 つのメリットは次のとおりです。
- 計画の改善: PM ソフトウェアのほとんどで、プロジェクト タイムラインの作成、予算の計画、チーム メンバーへのタスクの割り当てが可能で、全員が一度にアクセスできるプラットフォーム上で、リアルタイムに更新することができます。このすべての情報を、バージョン管理に問題がある静的なプロジェクト計画ではなく、1 か所に集めて一元管理できれば、プロジェクト計画はかなり簡単になります。
- 可視性と説明責任の向上: PM ソフトウェアにより、チーム メンバーの責任や個々のタスクのステータスなど、プロジェクトの進捗をリアルタイムで一元的に確認できます。この可視性により、チーム メンバーの説明責任を維持し、仕事を期限内かつ予算内で確実に完了することができます。
- 生産性の向上: PM ソフトウェアを使用すると、プロセスを効率化し、繰り返し作業を自動化するワークフローを構築できます。たとえば、タスクが完了した場合やレビューが必要な場合にチーム メンバーに通知する自動アラートを設定することで、電子メールや会議に費やす時間を短縮できます。
- 共同作業の改善: チームがどこからでも共同作業を行えるようにする PM ソフトウェアは、今日の分散型の労働環境では大きな役割を果たします。全員がリアルタイムで共同作業を行えるように、チーム メンバーには、プロジェクトのステータスの表示、項目に関するフィードバック、追加ドキュメントの添付、チーム メンバーとのチャットなど、適切な権限を付与します。
- 意思決定の改善: PM ソフトウェアのほとんどにレポート機能があり、データがリアルタイムで表示され、プロジェクトの進捗、リスク、遅延などの情報を把握できます。この情報を使用して、プロジェクトのライフサイクル全体を通じて、情報に基づいたより良いビジネス上の意思決定を行います。
プロジェクト管理ソフトウェアを活用することで、以下の取り組みを改善することができます。
- プロジェクト計画
- プロジェクトのスケジューリング
- タスクの割り当て
- 時間の追跡
- 予算編成とコスト管理
- リソースの割り当て
- プロジェクト ポートフォリオ管理
- レポートとグラフ
- ビジネス プロセス管理 (BPM)
- ドキュメントのストレージ
- ワークフロー管理
- 品質管理
正式な PM でも、チームの取り組みにおいて組織化と生産性の向上を望んでいるだけでも、誰もが、プロジェクト管理ソフトウェアを使用するメリットを得ることができます。
PM ソフトウェア ソリューションに投資するタイミングがわからない場合は、次の点を検討してください。
- 自分や自分のチームは常習的に締め切りを逃していますか?
- プロジェクトの品質低下は、多くの場合、ミスコミュニケーションによって発生していますか?
- 正式なプロセスが非効率になっていませんか? それとも、チーム メンバーがそのプロセスを使わないのは、役に立たない、あるいは信頼できないという理由ですか?
- チームや会社は成長段階にあり、より高度で拡張性の高いツールやプロセスを必要としていますか?
- チームや会社は、非同期コミュニケーションと共同作業が必要なリモート ワークを許可していますか?
質問に対する回答が 1 つでも「はい」になった場合は、プロジェクトを管理する方法を考え直すことをお勧めします。
最適なプロジェクト管理ソフトウェアの 10 の主要機能
主要なプロジェクト管理ソフトウェア ソリューションは、クラウドベースで使いやすく、スケジューリング、ファイル ストレージ、アラートと通知、リソース管理などの共同作業機能がいくつか用意されています。ここでは便利な機能トップ 10 をご紹介します。
- クラウドベース: チームがいつでもどこでも情報にアクセスし、更新して、全員に最新情報をリアルタイムに提供し続けるクラウドベースのソリューションは、現代の分散型労働力に最適です。
- 使いやすさ: 最適なツールは、チームによって実際に使用されます。チームに無料トライアルに申し込んでもらって、意見を聞けば、簡単に習得できる使いやすいツールかどうかを確認できます。
- 共同作業機能: ツールは、社内と社外の両方の間で簡単に共有できなければなりません。また、チームがツールを使って進捗を更新し、コメントを残し、作業を完了させながらフィードバックを提供できる必要もあります。
- 計画とスケジューリング: タスクのスケジュールを立て、チーム メンバーに割り当て、必要に応じてタイムラインを調整できるソフトウェアを探してください。最適なオプションでは、チームの働き方に最も合ったスケジュールを表示する方法も提供されます。
- ファイル ストレージ: プロジェクト計画との関連性を維持し、すべてのチーム メンバーが適切な情報にアクセスできるように、すべてのプロジェクト ドキュメントをツールにアップロードできる必要があります。
- 組み込みの視覚化機能: ガント チャートでも、カンバン ボードでも、グラフィックを使用してプロジェクトの進捗を表示したい場合は、視覚化機能が組み込まれているツールを探します。さらに、トップレベルのソリューションでは、グラフやチャートに主要なパフォーマンス指標をまとめることもできます。
- レポートとダッシュボード: より高度なソフトウェアでは、大まかなパフォーマンスとステータスをリアルタイムに表示できるレポート機能が用意されており、関係者が詳細を掘り下げることができます。
- 自動化: 更新リクエスト、リマインダー、承認などの繰り返しタスクを自動化できるツールを見つけます。これにより、数式のハードコードや IT チームのサポートが不要になります。
- モバイル: ツールはモバイルフレンドリーであるため、チーム メンバーが外出先で、どのデバイスからでも自分の仕事にアクセスできます。
- リソース管理: プロジェクトの成功には、リソースを綿密に管理することが重要です。PM ソリューションで、プロジェクトの役割を指定し、役割レベルの権限を割り当て、リソースのキャパシティをリアルタイムで調整できるようにします。
自分に合ったプロジェクト管理ソフトウェアを選択する方法
最適なプロジェクト管理ソフトウェアは、チームによって実際に使用されます。選択プロセスを開始するには、時間をかけて、ニーズ、プロジェクトの複雑さ、予算、セキュリティ要件、現在のツール、チームや組織の規模について検討します。
さらに、ソフトウェア ソリューションで何を達成したいのかを特定する必要もあります。期待される結果には、以下のような能力が含まれます。
- 単にプロジェクト タスクを整理して割り当て、プロジェクト スケジュールを作成し、自動アラートとリマインダーを設定する。
- 既存のデータからダッシュボードとレポートを作成する。
- カスタム プロセスとワークフローを構築する(PM ソフトウェアの主な機能については、以下をご覧ください)。
3 つの結果すべてが混在している場合もあるでしょう。いずれにしても、解決したい問題を明確にしてください。この情報が検索に役立ちます。
ニーズと期待される結果がわかったら、次の要因を考慮してください。
- 管理するプロジェクトの種類: ツールの中には、クリエイティブや IT など、特定の部門や業界に合わせてカスタマイズされたものがあります。
- 配置されている PM 手法: PM 手法を選択して、それに従う場合は、フレームワークに合ったシステムが必要です。また、ソリューションの中には、ガント チャートやカンバン ボードなどの組み込みのツールを備え、お使いの手法をサポートできるものもあります。
- アクセスを必要とする人の数: プログラムへのアクセスを必要とする人の数と必要な権限のレベルを決定します (たとえば、チーム メンバーはデータを編集する必要があるが、外部の関係者はデータを表示するだけでよい場合があります)。
- ドキュメント: このツールにドキュメントを保存する必要があるかどうか、どのように保存する必要があるか、およびツールが対応する必要があるファイルの種類を特定します。
- 予算: 会社が新しい PM ソフトウェアに投資する資金と時間の予算を考えます。
- 新しいテクノロジーに対する抵抗: 新しいプログラムを学び、使用することに対してチームが示す可能性のある抵抗を考慮します。抵抗を減らすために、簡単に開始できるソリューションを探してください。
基本的な制約がわかったら、いろいろと見て回ります。次の質問をしながら、検討しているソリューションについて考えてみます。
- ツールはどれくらい使いやすく、直感的ですか?
- ツールまたは計画でサポートされているライセンスの数はいくつですか?
- ライセンスを持っていない可能性のある外部の共同作業者が、ツールに保存されている情報を表示または更新できますか?
- ツールの柔軟性はどのくらいですか? エンド ユーザーは必要に応じてカスタム プロセスを構築できますか? それとも、IT のサポートが必要ですか?
- ツールは、共有可能なレポートやダッシュボードを生成できますか?
- ツールは、既存のビジネス システムに統合されていますか?
- ソリューションはトレーニングやサポートを提供していますか? このサポートはどのくらいの期間、利用できますか? また、追加コストはどれくらいですか?
さらに、購入の背景にある長期的な戦略も検討してください。新しいツールに慣れるには時間がかかります。目先のことにとらわれずに、ツールが大規模なプロセスやイニシアチブにどのように統合されるかを判断します。
詳しくは、適切な PM ソフトウェアを選択する方法に関する詳細なガイドをご覧ください。
一般的なプロジェクト管理ツール
最も一般的に使用されるプロジェクト管理ツールには、ガント チャート、作業分解構成図 (WBS)、ワークフロー図などがあります。これらの機能は、PM ソフトウェアの多くに含まれていますが、まずは基本的なことから説明します。
ガント チャート
ガント チャートは、プロジェクトの計画とスケジューリングに使用されるプロジェクト管理ツールです。簡単に言えば、各タスクの開始日と終了日を示すタイムライン棒グラフです。
ガント チャートは、プロジェクト内の各タスクの開始日、終了日、期間を視覚的に表し、プロジェクト全体の推定期間を示します。また、タスク間の依存関係が示されることも多く、チーム メンバーは、プロジェクトのタイムライン上で作業がどのように組み合わされるかを、視覚的に理解できます。
静的なガント チャートで日付を手動で調整することもできますが、PM ソフトウェア ソリューションの多くに、ガント チャートの機能やビューが用意されています。このオプションを使用すると、必要に応じて日付とタスクの期間を簡単に変更できます。また、プロジェクト スケジュールの 1 つのバージョンを維持して、全員が共通の認識を持つことができます。
詳しくは、ガント チャートの完全なガイドをご覧ください。また、ガント チャートを使用するメリットと、ガント チャートの限界をご確認ください。
その他のリソース
カンバン ボード
カンバン ボードは、未完了、進行中、完了の列にタスクを表示して、タスクのステータスを表示する視覚的なボードです。カンバン ボードは主にカンバン手法で使用されますが、すべてのプロジェクト チームが使用できます。
カンバン ボードは、もともとは手書きの列に配置された物理的な「カード」でした。チーム メンバーは付箋に各タスクを書き込み、作業の進捗に応じて、ステータス列間でその付箋を物理的に移動していました。チームの中には、今でも物理的なボードを使って、タスクのステータスを監視しているところがあります。
オンライン カンバン ボードは、基本的な機能は同じですが、より軽量で、リアルタイムでアクセスでき、チーム メンバーと簡単に共有できます。また、更新も簡単です。
カンバン ボードは、タスクのステータスを表示するだけでなく、次の作業にも役立ちます。
- 進行中の作業 (WIP) の制限: 一度に多くのことを行うと、生産性が低下し、遅延が発生します。カンバン ボードは、現在進行中のタスクの数を明確に表示することで、WIP を制限するのに役立ちます。
- 効率の最大化: カンバン手法では、効率性がフローと呼ばれます。カンバン ボードはボトルネックを特定して対処し、作業をスムーズかつ効率的に進めるのに役立ちます。
カンバン カードについて知っておくべきすべてのことを、ガイドでご確認ください。
その他のリソース
PERT グラフ
プログラム評価およびレビュー手法 (PERT) グラフは、すべてのプロジェクト タスクをマッピングするときに使用される視覚的なツールです。PERT グラフを使用して、プロジェクトを小さなタスクに分割し、タスクの依存関係を特定し、プロジェクト期間を見積もります。
PERT グラフの機能はガント チャートと似ていますが、レイアウトが異なります。 PERT グラフは、左から右の水平軸にタスクが表示される直線的なタイムラインではありません。このグラフでは、大きなタスクやマイルストーンがノード (通常はボックスまたは円) として表され、依存関係を示す矢印で接続されています。
PERT グラフは、コストではなく、時間によってリソースが制限されているプロジェクトでよく使用されます。PERT グラフを使用すると、プロジェクトの所要時間を見積もり、柔軟性のある領域を見つけ、遅延が発生しそうな場所を把握できます。
詳しくは、ガント チャートと PERT グラフの違い、および独自の PERT グラフを作成する方法をご覧ください。
作業分解構成図
作業分解構成図 (WBS) は、プロジェクトを管理しやすい小さなタスクに分割し、階層的に表示する視覚的なツールです。プロジェクト管理で、WBS は個々のプロジェクト タスクの定義と追跡に役立ちます。
WBS を作成するには、まず最終的なプロジェクトの成果物や目標を設定し、それを順次小さなパーツに分割します。各作業のチャンクを、管理しやすいパーツに分割し続け、個々のタスクが残ったら、それをチーム メンバーに割り当てることができます。
WBS の主なメリットは、プロジェクトが管理しやすくなることです。さらに、コストとタイムラインを見積もるときに作業分解構成図を使用したり、将来のプロジェクトで繰り返し可能なプロセスを定義したりできます。
詳しくは、WBS のガイドをご覧ください。開始するための無料の WBS テンプレートも用意されています。
視覚化
プロジェクト管理で、視覚化とは、スケジュール、役割と責任、予算、進捗などのプロジェクト情報を視覚的な形式で表示するツールです。PM の視覚化には、ガント チャートや PERT グラフ、インフォグラフィック、ダッシュボードなどが含まれます。
プロジェクトのデータや情報を視覚的に表現することで、チーム メンバーやプロジェクト関係者とのコミュニケーションを効率化できます。 さらに、視覚化は、プロジェクト計画のエラー、ボトルネック、ギャップを特定するのにも役立ちます。強力で効果的な視覚化には、最も重要なデータが示されます。また、明確な目的を持ち、全体像からより詳細な情報へと移行します。
PM ソフトウェア ソリューションの多くが、データに直接接続することで視覚化を作成できます。これにより、時間を節約し、視覚化が最新の状態に保たれます。詳しくは、データ ダッシュボードの設計ガイドをご覧ください。
個人の生産性ツール
個人の生産性ツール とは、自分の生産性を高めるために使用するツールです。たとえば、シンプルなオンライン To-Do リストや、より高度なタスク管理ソフトウェアなどです。
現在市場にはさまざまな個人の生産性ツールが存在します。基本的にこれには、気が散るのを防ぐために設計されたものすべてが含まれます。
たとえば、アラートや通知をミュートするツール、時間を追跡するツール、仕事以外の Web サイトの使用を制限するツール、締め切りを整理するツールなど、さまざまなソリューションがあります。
個人の生産性ツールは、仕事でも個人的な責任でも、ニーズに応じて使用できます。
シンプルな PM ソフトウェア
シンプルなプロジェクト管理ソフトウェアは、あらゆる種類のプロジェクトを管理することを目的としており、トレーニングなしで開始できるくらい直感的である必要があります。
シンプルなプロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、次のような基本的な作業を行うことができます。
- チーム メンバーや外部の関係者と共有し、共同作業を行う
- 変更をリアルタイムで追跡し、バージョン管理の問題を排除する
- プロジェクト ドキュメントを保存して、1 つの情報源を作成する
- 詳細なプロジェクト計画を作成し、プロジェクト タスクをスケジュールして割り当てる
- タスクを自動化して、手動の繰り返し作業を減らす
- プロジェクト データをシンプルかつ共有可能なレポートとダッシュボードにまとめる
- リソースを管理して、適切な人材が確実に作業を担当するようにする
シンプルなプロジェクト管理ソフトウェアの詳細を確認し、使い始めましょう。
プロジェクト スケジューリング ソフトウェア
プロジェクト スケジューリング ソフトウェア を使用すると、プロジェクト開始から終了まで詳細なスケジュールを作成し、所有権を割り当て、締め切りを管理できます。
PM ソフトウェアの基本的な機能のほか、プロジェクト スケジューリング ソフトウェアで次の機能をご確認ください。
- クリティカル パスを簡単に特定できるガント チャート
- 今後の締め切り、スケジュールの変更、ステータス更新に関する通知
- プロジェクトの進捗を示すレポート機能とダッシュボード機能
- 必要に応じてスケジュールを調整できる柔軟性
- 長期的なプロジェクトを従来の方法で表示するカレンダー表示オプション
- Google カレンダーなどの他のカレンダー ツールとの統合 (アプリ間での締め切りやチーム メンバーの空き状況を確認)
詳しくは、プロジェクト スケジューリング ソフトウェアの機能に関する情報をご確認ください。
プロジェクト ポートフォリオ管理ソフトウェア
プロジェクト ポートフォリオ 管理 (PPM) ソフトウェアの目的は、プロジェクトの受け入れと優先順位付け、リソースの管理、実行、レポートなど、プロジェクト ポートフォリオのあらゆる側面を一元管理することで、生産性を向上させることです。
次のコア機能を備えた PPM ソフトウェアをご確認ください。
- プロジェクトの受け入れと優先順位付け: PPM ソリューションでは、フォームやその他のメカニズムを介して、新しいプロジェクトを一貫してキューで受け入れられるようにします。その後、新しいリクエストが入ってくるとアラートが表示されるので、戦略的目標に沿って、最も重要な仕事を最初に取り組むことができるように、これらのリクエストのランク付けと優先順位付けを行います。
- リソース管理: チーム メンバーの処理能力を可視化することで、将来のプロジェクト ニーズに応じたキャパシティ プランニングなど、リソースを適切に割り当てることができます。PPM ソリューションを使用して、プロジェクト計画に照らして、リソースを直接追跡および管理できるようにします。
- プロジェクトの実行: 一般的な PM ソフトウェアと同様に、PPM ソリューションを使用すると、プロジェクトのタイムラインと予算のすべての側面をリアルタイムに計画、追跡、管理し、変更を予測して、コストの超過を回避できます。
- レポート: PPM 固有のソリューションでは、複数のプロジェクトを一度に可視化する必要があります。個々のプロジェクト データを、高度なレポートやダッシュボードにまとめることで、ポートフォリオ全体を把握できます。また、これらのレポートを、経営陣や主要な関係者と共有することもできます。
PPM の詳細および自分に合ったソフトウェアを選択する方法については、包括的なガイドをご覧ください。
リソース管理ソフトウェア
リソース管理ソフトウェアは、組織内の人材リソースを管理し、スケジュールするのに役立ちます。リソース管理ソフトウェアは、リソースを過不足なく確実に割り当てることで、生産性を向上させます。
リソース管理ソフトウェアの主要機能は次のとおりです。
- さまざまな種類のチーム、スケジュール、プロジェクトに対応する能力
- プロジェクトのニーズに合わせて、リソースの大まかな空き状況を示すダッシュボード
- 複数の権限レベルにより、チーム メンバーが必要な情報にのみアクセス可能
- チーム メンバーが勤務時間を記録するための簡単な時間追跡
- プロジェクト パイプライン全体にリソースを割り当てるキャパシティ プランニング
- 傾向を把握し、採用ニーズを予測するためにレポートを作成して関連データを表示
リソース管理の詳細および無料のテンプレートについては、初心者ガイドをご覧ください。
タスク管理ソフトウェア
タスク管理ソフトウェアは簡易版 PM ソフトウェアで、個々のタスクを追跡して、個人、チーム、組織の生産性を向上させることができます。
タスク管理ソフトウェアで次の機能をご確認ください。
- 仕事を整理するためのタスク割り当てリストと個別のタスク リスト
- チーム メンバーが自分に合った方法でタスク リストを表示できる複数の表示オプション
- 色分けや通知など、タスクのステータスを簡単に追跡するための自動化機能
- 既に使用しているツールとの統合。タスクをインポートし、プラットフォーム間で最新の状態を維持できます
タスク管理ソフトウェアについて詳しくは、概要ページをご覧ください。
ワークフロー自動化ソフトウェア
ワークフロー自動化ソフトウェアとは、プロセスの合理化、ボトルネックやプロセスのギャップの排除、チームまたは組織内の効率を改善することを目的として、ビジネス プロセスを自動化するツールのことです。
ワークフロー自動化ソフトウェアの重要な機能は次のとおりです。
- if/then 機能。ワークフロー内で次のステップのアクションをトリガーする基本的なロジックを設定できます (ボックスが完了としてチェックされた場合に、次のステップに進むための通知がチーム メンバーに届く、など)
- 柔軟。独自のプロセスを作成して、チームや組織の働き方をサポートできます
- ローコードまたはノーコード機能。チームが IT のサポートなしでソリューションを実装できます
- 自動通知、リマインダー、ステータス更新。プロセスをスムーズに進めます
- 監査証跡。プロセスの遅延、ギャップ、ボトルネックを簡単に調査できます
- 既存のツールとの統合。データ、連絡先情報などを、1 つのシームレスなワークフロー ソリューションに手作業なしで取り込むことができます
レポート機能。プロジェクトの進捗とワークフロー自体の両方を評価できます
詳しくは、ワークフローの自動化のメリットとソフトウェア ソリューションに求めるべきものをご覧ください。