データダッシュボードを設計します： 知っておくべきすべて

データダッシュボードは、重要業績評価指標 (KPI) やその他の重要指標を表示し、重要な情報を一目で確認できる視覚的なツールです。 データダッシュボードはその名の通り、定性的な情報ではなく、データを強調することで、イニシアチブに対するインサイトと透明性を提供します。 ダッシュボードは、使用例に基づいて、組織ごとに異なる目的に役立ちます。

データダッシュボードを効果的に活用すれば、スマートでデータに基づいたビジネス上の意思決定を素早く行うことができます。 このツールは自動車のダッシュボードからその名前を取得し、車両の基礎システムに関する重要で大雑把な情報を伝えます。 初期のビジネスダッシュボードは、比較的低レベルのデータ解析を行うためにスプレッドシートやデータベースを採用し、最終的には現在知られている、複雑で視覚的に魅力的なダッシュボードへと進化しました。 また、さまざまなソフトウェアソリューションによって、データダッシュボードの構築とカスタマイズ、既存のシステムとの統合も簡単になります (ダッシュボードソフトウェアは後ほど説明します)。

データダッシュボードは、主に次の4つに分類されます：

• 情報提供： 最もシンプルなタイプの情報ダッシュボードは、プロジェクトやビジネスに関する客観的で偏見のない情報を示すために存在します。

• 戦略的: 戦略的ダッシュボードは、マネージャーが機会を発見し、予測を作成し、戦略を推進し、大雑把な成果データに集中できるようにするためのものです。 通常、静的なダッシュボードで、定期的に (毎週、毎月など) 更新されます。 次の時間帯に向けてレビューし計画を立てるために、組織が準備を進める時です。

• 解析的： これらの詳細なダッシュボードでは、データを掘り下げることができます。 解析型ダッシュボードには通常、背景情報、内容、データ解析が含まれます。

• 業務的： 業務ダッシュボードは、プロセスやビジネスのその他の根本的な機能を把握できるように設計されています。 多くの場合、ライブ (またはリアルタイム) のデータを表示し、最新情報を継続的に提供します。

データダッシュボードにはない機能

データダッシュボードを他のツールと対照することで、よりよく理解できるかもしれません。 データダッシュボードは次のものではありません：

• データの視覚化」： 簡単に言えば、データ可視化はデータを視覚的に表現したものですが、さまざまな形式 (グラフ、チャート、モデル、インフォグラフィックなど) があります。 対照的に、ダッシュボードとは、ビジネス、プロジェクト、またはイニシアチブの状態に関する包括的で大雑把な概要を提供する一連の指標です。 ダッシュボードにデータの視覚化を含めることができますが、この2つは異なります。

• バランス・スコアカード： ダッシュボードの実用性は、バランス・スコアカードと似ていますが、これは4つの組織的視点を評価する構造化報告書です： 財務、顧客、社内のビジネスプロセス、学習と成長。 バランス・スコアカードとダッシュボードは、同じパフォーマンス指標の多くを使用し、両方とも管理上（戦略的または戦術的）の意思決定に役立ちます。 しかし、バランス・スコアカードは意思決定のためにビジネスを評価する体系的な方法ですが、ダッシュボードは単にデータを表示してイニシアチブのステータスと効果を理解するのに役立ちます。

バランス・スコアカードの例やテンプレートについては、この記事をお読みください。

ダッシュボードの目的は、KPIやその他の業績評価指標や関連データを可視化することで、ビジネスに関する質問に答えることです。 ダッシュボードは、プロジェクトやイニシアチブのステータスに関する有用なインサイトを示すだけでなく、ビジネス上の意思決定や戦略の推進にも役立つ情報を表示します。

ダッシュボードの主な5つのメリット

データダッシュボードは、効果的に設計および使用すると、次のメリットがあります：

• リアルタイムのアップデート： 最も効果的なダッシュボードは、既存のデータベースと統合し、リアルタイムでデータを表示します。 ライブデータをデータベースに取り込むことで、いつでもインテリジェントで情報に基づいたビジネス上の意思決定を行うことができます。 また、こうした更新は、定期的な報告書作成 (月次、四半期ごと、または年次) を簡素化する上でも便利です。

• 時間の節約： ダッシュボードを使用すると、複数のデータソースを一度に効率的に追跡できます。 異なるソース間でデータを追跡したり、相互参照したりする必要はなく、すべて1か所で行えるため、時間とエネルギーを節約できます。

• 可視性／透明性の向上： ダッシュボードでは、主要な指標に関するインサイトが得られるので、ネガティブな傾向を特定したり、非効率な傾向を測定したりできます。 さらに、プラットフォームの多くは特定の指標に注意を向ける方法を提供しているため、あまり多くの (潜在的に無関係な) 数字で行き詰まるのではなく、組織にとって最も重要なことに集中できます。

• コミュニケーションの向上： ダッシュボードは、リアルタイムの性質上、これがなくては同僚の仕事や進捗を把握できないチームメンバー間の継続的なコミュニケーションを促すことができます。

• 説明責任の向上： 最終的に、ダッシュボードは、すべての関係者がデータを継続的に利用できるようにすることで、説明責任を構築します。 これにより、責任ある、期限内の仕事の納付、または率直な進捗報告書を刺激し、すべてのチームメンバー間の信頼を築くことができます。

ダッシュボードのよくある課題

今日のソフトウェアでは、ダッシュボードの作成と維持は比較的簡単ですが、それでもいくつかの課題に直面することになります：

• 見つからない情報： ディスプレイ上のデータが内容を欠いていたり、無関係だったりすると、混乱を招いたり、誤解を招いたりする場合もあります。 データが有意義になるように、背景情報を十分に含めます。

• 期待値と実績の食い違い： どの数字が予測と現実かを明確にします。 ダッシュボードをリアルタイムで更新することで、こうした矛盾を回避できます。

• 誤った因果関係： 傾向を説明するために、視聴者は結論に飛びついたり、ダッシュボードからサポートされていない説明を描いたりします。 （空間的にも、裏付け記録でも) 情報を提示する方法は、ユーザーがデータポイント間で誤った因果関係となる可能性を減らすことができます。

報告ダッシュボードは、プロジェクトやビジネスのステータスに関する包括的な進捗報告書として機能します。 報告書作成ダッシュボードの情報を使って正式な報告書を作成できます。これは静的な文書で、しばしば作業の状況、課題、予想を伝えるために、関係者に提供されます。

ビジネスインテリジェンス (BI) とは、データを活用して企業の戦略や行動を推進する、テクノロジーに基づくプロセスです。 さらに、ビジネスインテリジェンスダッシュボードは、特にビジネスプロセス、プロジェクト、または状況に関連するKPIを表示して、企業の意思決定を通知するために使用されます。

BIダッシュボードは経営幹部レベルの意思決定者を対象とした企業レベルのツールであるため、一目で業績や結果データを強調します。 これは、ダッシュボードを使用して詳細な報告書を作成する場合により適している、背景情報や特定のデータ動向に関する深い調査を含むダッシュボードとは対照的です。

ビジネスや個人のニーズに合わせてダッシュボードを作成できます。 以下のセクションでは、最も一般的な種類のダッシュボードについて説明し、開始に役立つ無料のダウンロード可能なExcelテンプレートを提供します。 このまとめでは、さまざまな使用例向けの追加ダッシュボード・テンプレートをご覧になれます。

マーケティング・ダッシュボードは、マーケティング解析とKPIを強調表示して、マーケティング工数のステータス更新を提供し、新しい機会や課題を特定するのに役立ちます。 このExcel用のマーケティング・ダッシュボード・テンプレートは、大雑把なマーケティングデータや、報告に役立つシンプルなデータの視覚化を含めるスペースを提供します。

‌マーケティング・ダッシュボード・テンプレートをダウンロード

セールス・ダッシュボードには、売上工数に関するデータが表示されるので、進捗を監視し、障害を特定し、販売目標を達成するための行動計画を立てることができます。 このセールス管理ダッシュボード・テンプレートを使用して、営業担当者、製品、または地域別のステータスを追跡し、ニーズに合わせてカスタマイズできます。

‌セールス管理ダッシュボード・テンプレートをダウンロード

経営陣ダッシュボードや管理ダッシュボードには、あらゆるビジネスの大まかな指標を含める必要があります。 このテンプレートは、企業全体の全体像を表示するのに理想的です。 必要なインサイトの種類と決定に基づいて指標を選択し、すべてを読みやすい図形による報告書で表示します。 経営陣や管理者レベルの関係者に最適です。

‌経営陣ダッシュボード・テンプレートをダウンロードする

ITダッシュボードを使用すると、ヘルプデスクのチケットと応答時間を記録し、サポート部門の全体的な効果を把握できます。 このテンプレートは、IT部門の業績を経時的に監視するために使用できる包括的な報告ダッシュボードです。

‌ダッシュボード・テンプレートをダウンロード

このソーシャルメディア・ダッシュボード・テンプレートを使用して、複数のチャネル間の関与を追跡します。 チャネルの成果を並行して視覚化することで、ソーシャルメディア戦略で不十分な領域を特定し、成功を収めるアイデアに焦点を当てることができます。

‌ソーシャルメディア・ダッシュボード・テンプレートのダウンロード

このダッシュボード・テンプレートを使用してアクセス（有料メディアとオーガニックメディアの両方）、投資収益率 (ROI)、収益を追跡して検索エンジン最適化（SEO）の工数を監視します。 チャートを使用してキーワードやウェブサイトの成果に関する詳細情報を表示し、ニーズに合わせてダッシュボードをカスタマイズします。

‌SEOダッシュボード・テンプレートをダウンロード

人事ダッシュボードを使用して、組織内の人員に関連する情報を表示できます。 このテンプレートは、部門ごとの従業員数、役割と所得別の給与範囲の内訳、部門ごとの平均給与をリスト表示するスペースを提供しますが、これらの指標をニーズに合わせて編集できます。

‌HRダッシュボード・テンプレートをダウンロード

データ・ダッシュボードは、進捗状況を追跡し、あらゆる種類のプロジェクトについて現実的な予測を行う便利なツールです。 このテンプレートを使用して、タイムライン、タスクステータス、財務データ、リスク解析、その他の関連情報を視覚化します。 含める指標は、オーディエンス (社内／チームメンバー、社外の関係者、管理／経営陣) によって異なります。

‌プロジェクト管理ダッシュボード・テンプレートをダウンロード

上述した使用例に加えて、ダッシュボードは一般的に顧客関係管理 (CRM)、ウェブサイトの解析、セキュリティ、求人を目的として作成されます。 政府の透明性を刺激するために公開ダッシュボードを展開した例もあります。

ダッシュボード作成の具体的な手順は、使用するプログラムによって異なりますが、一般的なガイドラインがいくつか適用されます。 データ・ダッシュボードを構築する際には、設計をガイドする以下の4つのステップに従ってください。

ステップ1： 回答を得たい質問を特定する

データ・ダッシュボードの主な目的は、ビジネスに関する質問に答えることです。そのため、ダッシュボードを構築する際の最初のステップは、これらの質問を分離することです。 これはダッシュボードのフレームワークとして機能します。 ダッシュボードの他のすべて (メトリック、設計、基礎となるデータベース) はそれに続きます。 質問で負担過剰にならないでください。単一の質問に完全かつ決定的に回答するダッシュボードは、複数の質問に回答しようとして不正確または不完全に回答するダッシュボードよりも優れています。

ステップ2： 追跡する適切なKPIを特定します

ダッシュボードの駆動につながる質問を特定したら、答えるために必要なデータをゼロにできます。 適切なKPIの選択は非常に重要です； 多すぎると視聴者を圧倒する可能性があり、少なすぎると不十分で、無関係または曖昧な指標は混乱を招くでしょう。 ステップ1で選択した質問を使用して、ダッシュボードに含めるKPIを駆動します。 そうすることで、データが妥当で要点を把握でき、ダッシュボードが全体的に役立つことを確認できます。

ビジネスダッシュボードに適したKPIを特定する方法については、ビジネスダッシュボードの指標を規定するガイドをご覧ください。

ステップ3： ユーザ用の経路を作成する

ユーザーがダッシュボードをどのように操作するかについて考えます。 どのようにデータを移動したいですか? それらは特定の順序で情報を吸収する必要がありますか? わかりやすいようにデータ (コピー、指標、視覚化を含む) を整理します。結論に到達するまでに、視聴者に余計な仕事をさせてはいけません。

ステップ4： 指標を元のシートまたは報告書にリンクします

ダッシュボード自体は大雑把な概要を意味しますが、ユーザーには具体的な内容に掘り下げる機会を与える必要があります。 そのための 1 つの方法として、ダッシュボード・ウィジェットをデータソース (スプレッドシート、報告書など) にリンクする方法があります。 これにより、ユーザーは明確化や詳細が必要な場合に、元のデータセットをすばやく確認できます。 これを効率的に行うには、既存のデータベース・プログラムと統合できるソフトウェア・ソリューションを探しましょう。

設計に関する上位5つのヒント

上記の手順に従えば、効果的なデータ・ダッシュボードの作成に向けて順調に進めるでしょう。 ただし、設計は機能性と同等に重要ですので、以下のヒントを検討してください：

1. 重要な情報を簡単に伝えます。 ダッシュボードは、一目で情報を得られるので、便利な部分もあります。 データのプレゼンテーションを複雑にしすぎないようにしましょう。事実、シンプルにすればインパクトを最大化できます。

2. 乱雑にならないようにしてください。 これはビジュアルと指標の両方に当てはまります。 ダッシュボードに回答して欲しい質問を念頭に置き、その結論を導き出すのに役立つデータのみを含めます。 他のものは付属品ですので、主要な箇所から取り除きます。

3. ビジュアルはデータよりも重要です。 ダッシュボード内のスペース、色、データの視覚化の使用方法に同等の (それ以上ではないにしても) 注意を払います。 数字だけに焦点を当てると、視聴者の注意力が失われたり、重要なことを推測しにくくなってしまう可能性があります。

4. ユーザーがダッシュボードを移動する中で直面する選択肢を綿密にマッピングします。 このヒントは、ユーザーの経路 (前のセクションのステップ4) の作成沿って行います。 ダッシュボードを設計する際にはユーザー・エクスペリエンスに注意を払いましょう。ダッシュボードの使用が難しい場合、人々は使いません。

5. ダッシュボード評価戦略を作成して、継続的に更新できるようにします。 多くのダッシュボード・ソフトウェア・プログラムは、既存のデータベースと統合してライブ・データを取得します。 これが起こるかどうかに関わらず、データと可視化の両方の観点から、データベースを最新の状態に保つよう、定期的なレビューを行う必要があります。

近年、ダッシュボード・ソフトウェアは静的なデータベース・プログラム (Microsoft Excelなど) に取り替わり、ダッシュボード上に構築される軽量でリアルタイムのプラットフォームを提供しています。 ソフトウェアソリューションを使用すると、最新情報を追跡および監視できるため、常にビジネスステータスを明確に把握できます。 また、他にも、カスタマイズ、クラウド・アクセシビリティ、使いやすさを通じて柔軟性を付与します。

ダッシュボード・ソフトウェアを選択する際に考慮すべき機能のリストを以下に示します。 ダッシュボード・ソフトウェアの上位15の機能の詳細については、「貴社に最適なダッシュボード・ソフトウェアを選ぶ方法」をご参照ください。

• 使いやすさ

• APIへの接続

• データソース統合

• 報告書の生成

• ウィジェット／インタラクティブなデータ可視化

• 検索機能

• 文書の添付

• アラート

• ゲーミフィケーション

客観的に最適な単一のソフトウェアプログラムはありません。 むしろ、組織のニーズに焦点を当てて、それを満たすソリューションを見つける時間を取ってください。 ほとんどのダッシュボード・ソフトウェアは無料のトライアルを提供しているので、投資する前にいくつかのプログラムを試してみてください。

ニーズに合わせ変化に対応できるようデザインされた、柔軟性のあるプラットフォームで、チームの能力を最大限に引き出しましょう。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップ レポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チーム メンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。 やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。