シックス シグマ プロジェクト憲章とは
シックス シグマ プロジェクト憲章とは、プロセス改善プロジェクトの概要を示す 2 ページの文書であり、そのプロジェクトがいかに必要かがデータに基づいて述べられています。承認された憲章は、シックス シグマ チームの主な参考資料となります。
従来の プロジェクト憲章と同じく、シックス シグマ憲章は、プロジェクトの目的を伝える文書として最初に作成されます。プロジェクトのライフサイクルを通して、更新とレビューが行われる生きた文書でもあります。
従来のプロジェクト憲章と、シックス シグマのプロジェクト憲章には、次のような共通点があります。
- 合意: プロジェクト チームと経営陣の間の合意を文書化します。
- 調整: プロジェクトの目標を組織全体の目標に沿ったものにします。
- ビジネス ケース: プロジェクトのビジネス ケースを説明します。
- 概要: プロジェクトの概要を示します。
- 概観: プロジェクトの目標、必要なリソース、タイムラインを説明します。
- プロジェクト範囲: プロジェクトの範囲を定義します。
- 参照ポイント: プロジェクト全体の参照ポイントとして機能します。
従来のプロジェクト憲章とは異なり、シックス シグマ憲章では、シックス シグマ手法の認定を受けたチームが作成と実践を行う必要があります。
上記の目標達成の他に、シックス シグマのプロジェクト憲章には、以下を記述します。
- シックス シグマの認定と役割: プロジェクトに割り当てるチーム メンバーの指定のほか、シックス シグマの認定とプロジェクトの役割を述べます。
- シックス シグマの手法: ビジネス プロセスの改善に使用するシックス シグマのツールや方法を明確にします。
- シックス シグマ ステートメント: プロジェクトで達成されるプロセス改善を明確にし、実装時に想定される問題を概説します。
リーン シックス シグマ プロジェクト憲章とは
「リーン シックス シグマ プロジェクト憲章」と「シックス シグマ憲章」は、よく似ており、両者に大きな違いはないと考える専門家もいます。リーン憲章では、段階的な改善ではなく、問題の防止が重視されるとする専門家もいます。
両者には微妙な差がありますが、シックス シグマ憲章と同様、リーン シックス シグマの手法とツールを使うと、プロセスの無駄をなくすことができます。リーン憲章には、こうしたアプローチが目標に反映されています。
「どちらの憲章も構造的には同じです。しかし、目標が異なります」。ベミジ州立大学のオペレーションおよびテクノロジー管理で教授を務めるマームード・アル-オデー (Mahmoud Al-Odeh) 氏は、そう説明します。「リーン シックス シグマ憲章には、無駄や付加価値のない活動をなくす目標が述べられ、シックス シグマ プロジェクト憲章には、プロセスで生じる変動の削減が述べられています。この削減によって、シックス シグマ レベル、つまり 100 万件あたり 3.4 件の欠陥発生というレベルを実現するのです」
リーン シックス シグマプロジェクト憲章の作成では、最初に、標準的なシックス シグマ プロジェクト憲章テンプレートを使います。このテンプレートで、問題の防止や、早めの無駄の回避を示すリーン目標ステートメントを作成します。ステートメントでは、たとえば、「繰り返しの多いフォームや書類の処理など、受け付けから検査までのステップで重要でないものをすべて特定して廃止し、患者の待ち時間を 10 分短縮する」といった目標を述べます。
しかし、リーン シックス シグマ、プロセス管理、プロセス改善で 30 年以上のコンサルティング経験を持ち、シックス シグマに関する 5 つの書籍の著者でもあるジョージ・エッケス (George Eckes) 氏によると、この 2 つの憲章には大きな違いはありません。
「一部の純粋主義者は、シックス シグマの目標は、変動を減らすことのみであり、リーンの目標は改善だと考えています」と、同氏は説明します。「私は純粋主義者ではありません。何千ものプロジェクト チームを指導しましたが、その憲章のいずれにも、有効性の改善 (ある目標に関する変動の削減) とともに、効率の改善 (サイクル タイムの短縮など) がうたわれていました。リーン シックス シグマ憲章とシックス シグマ憲章に違いはなかったのです」
シックス シグマ プロジェクト憲章の作成者
プロジェクト チャンピオンが、シックス シグマ プロジェクト憲章を作成します。チーム メンバーである、このチャンピオンが、プロセスを所有し、認定シックス シグマ グリーン ベルトとブラック ベルトのチームを調整します。また、対象分野の専門家 (SME) に、関連プロジェクトの情報提供を依頼します。
SME を除き、憲章の実践に取り組むチーム メンバーは全員、シックス シグマの認定を受けなければなりません。
エッケス氏によると、チーム メンバーはさまざまな役割を担っています。
- プロジェクト チャンピオン: プロセス所有者であり、経営陣とプロジェクト チームの間で、連絡役を務めます。チャンピオンに任命されたメンバーは主に、憲章の作成を担当します。エッケス氏は、憲章を「準備用の憲章」と呼ぶことで、「憲章は、チャンピオンが新しく収集したデータで徐々に更新していく生きた文書である」という概念を強めると良いと提案しています。
- ブラック ベルトまたはグリーン ベルト: プロジェクト チャンピオンによって、ひとりのブラック ベルトまたはグリーン ベルトがチーム リーダーに指名されます。ブラック ベルトはフルタイムで、グリーン ベルトはパートタイムでプロジェクトを主導します。エッケス氏は、こう説明します。「ブラック ベルトを持つには、多くのリソースが必要です。ほとんどのチームにはそうしたリソースがないため、グリーン ベルトの形態をとっています。グリーン ベルトとなったメンバーは、通常の業務量を抑えて、プロジェクト期間中はグリーン ベルトを務めます」
- チーム メンバー: シックス シグマ憲章に寄与するチーム メンバーの多くは、シックス シグマ手法のトレーニングを受けていません。これらのチーム メンバーは SME として、プロジェクト業務のほとんどを行います。チーム リーダーやプロジェクト チャンピオンとも緊密に連携します。
- マスター ブラック ベルト: シックス シグマの慣行について組織への助言を行います。「ほとんどの組織には、何人かのマスター ブラック ベルトがいます。エッケス氏によると、「マスターは、一時的なメンバーとしてチームに関わり、難易度の高いシックス シグマ手法で、メンバー、ブラック ベルト、グリーン ベルトを支援します」
組織のチーム構造は、組織のリソースによって異なっています。たとえば、複数名のグリーン ベルトがいて、ブラック ベルトがいない組織もあります。この場合、グリーン ベルトが、プロジェクト チャンピオンやマスター ブラック ベルトと連携します。
シックス シグマ プロジェクト憲章を作成するには
プロジェクトの規模にもよりますが、作成には最大 6 週間かかります。プロジェクト チャンピオンが、チームを編成し、さまざまなデータで短い文書を組み立てます。チャンピオンは、各活動内容を、経営陣と関係者に伝える役割も果たします。
シックス シグマプロジェクト憲章の作成手順は、他のプロジェクト憲章の手順に似ています。特に大きな違いは、シックス シグマのプロジェクト憲章では、シックス シグマの手法に基づいて役割と責任を設定することです。
他のプロジェクトと同じように、ここでも、チャンピオンが最初のプロジェクト フェーズで、憲章の内容を整理し、組み立てます。DMAIC (定義、測定、分析、改善、管理) や、DMADV (定義、測定、分析、設計、検証) などのシックス シグマ手法をとる場合にも、こうした手順が当てはまります。
DMAIC は、シックス シグマプロジェクトでとられる最も一般的な手法です。定義のフェーズでは、プロジェクト チャンピオンが次の活動を主導します。
データ収集
プロジェクト チャンピオンが、データ収集の任務をグリーン ベルトまたはブラック ベルトに割り当てます。このチームが、数週間をかけて、プロジェクトを支えるデータを収集します。その後、チャンピオンが、収集した情報を憲章テンプレートに入力し、チームと連携しながら文書を微調整します。
競合する優先事項の比較
すべてのプロジェクト タスクを、チームで特定、比較検討、優先順位付けします。この活動によって、チームの時間を最大化し、スコープ クリープを管理できるようになります。また、PICK チャート (実行可能、実装すべき、挑戦に値する、対象外) や、ペイオフ マトリクスと呼ばれる象限図を使い、最小限のリソースで利益を最大化できる活動を決定します。
PICK グラフを使用するには、上の画像のような 4 つの象限で構成される図を作成して、各プロジェクトの活動を検討し、図内に配置します。
PICK チャートの 4 つの象限は、それぞれ以下を表しています。
- 実行可能: 難易度が低く、利益も低いが達成可能な項目。
- 実装すべき: 難易度が低く、利益が高いため、プロジェクトに必要な項目。
- 挑戦に値する: 難易度も利益も高く、容易ではないが、リスクをとる価値のある項目。
- 対象外: 難易度が高く、利益が見込めず、取り組む理由がないため、排除すべき項目。
「実装すべき」の項目はすべて、プロジェクトの活動として扱い、「対象外」の項目は、すべて取り除きます。最後に、他の 2 つの象限の項目について、チーム ディスカッションを主導し、プロジェクトに含める項目を決定します。
レビュー
この文書を経営陣に提示する段階になったら、提示前に、プロジェクト チャンピオンが、憲章を編集およびレビューし、その他に必要なデータを関係者に求めます。
承認を得るための提出
チャンピオンが、確定した憲章をプロジェクト スポンサーに提出します。スポンサーは、すべての関係者からコンセンサスを得た後に、プロジェクトに署名します。
公式と非公式両方の更新をスケジュールする
経営陣からプロジェクトの承認を得たら、チャンピオンは、憲章の定期的な再検討に注力しなければなりません。エッケス氏は、文書を最新の状態に保つことがいかに重要かをこう強調しています。「プロジェクト チャンピオンにとって重要なのは、憲章を常に再検討して変更を加え、力強い生きた文書にするよう努めることです。プロジェクト チームのライフサイクルで早々に作成されて放置され、ホコリをかぶってしまうような文書になってはなりません」
エッケス氏は、憲章の更新について、公式と非公式両方の更新をスケジュールすることを勧めています。「約 4 ～ 6 週間かけてチームでデータを収集したら、プロジェクト チャンピオンは、憲章を正式に再検討し、収集したデータに基づいて変更を加える必要があります」
シックス シグマ プロジェクト憲章に記述する項目
シックス シグマ プロジェクト憲章は主に、ビジネス ケース、問題または機会ステートメント、目標ステートメント、範囲、タイムラインとマイルストーン、チーム メンバーという 6 つの項目で構成されます。憲章によっては、タイムライン、マイルストーン、チーム メンバーが 1 つのカテゴリにまとまっている場合もあります。
シックス シグマ プロジェクト憲章の各項目には、従来のプロジェクト憲章の項目と同じタイトルを使用します。ここでは、プロジェクト憲章のさまざまな項目を大まかに説明し、各項目の作成方法について、専門家のヒントを紹介します。
シックス シグマのビジネス ケース
シックス シグマのビジネス ケースでは、プロジェクトで対処する問題について説明します。ここでは、このプロジェクトを引き受けるべき理由を記述します。ケースには、プロジェクトが組織にもたらす影響や、このプロジェクトに取り組まない場合の影響などを記述します。
ビジネス ケースは、非定量的なステートメントであり、これによって、シックス シグマ チームの目的と方向性を確立し、このプロジェクトの必要性と、プロジェクトを辞退する場合の機会費用について詳述します。説得力のあるビジネス ケースを作成すると、多くの場合、簡潔な 2 文のステートメントでプロジェクトのビジョンを明確にできます。
エッケス氏によると、ビジネス ケースでは、以下を明確にしなければなりません。
- このプロジェクトは、組織の戦略的ビジネス目標にどのような影響を与えるか
- このプロジェクトに今すぐ取り組むことにどのような価値があるか
- このプロジェクトに今すぐ取り組まない場合、どのような影響が生じるか
ヒント: エッケス氏は、ビジネス ケースでのデータの使用には注意すべきと釘を刺します。「ビジネス ケースに多くを盛り込もうと、データを示すチャンピオンが少なくありません。ビジネス ケースには、非定量的な情報を記述する必要があります」
シックス シグマの問題ステートメント
シグマの問題ステートメントは、プロジェクトで解決する中心的な問題を明確にするものであり、ここでは、既存プロセスの問題を定量化して表します。既存の問題ではなく、新しい改善機会を明確にしたものは、機会ステートメントと呼ばれます。
エッケス氏は、十分な情報がなくても問題ステートメントを作成することを勧め、こう話しています。「問題ステートメントに空白があるのは、まったく問題ありません。プロジェクトを開始した時点では、具体的なデータがない可能性があるからです。たとえば、私が関わっている顧客のうちの 1 社は、次のような問題ステートメントを作成していました。「______ 以降、Gamma Alpha のローン申請処理は、______ 時間をかけて、______ の精度で行われています。その結果、人件費が ______ 増加し、成長目標の達成率が ______ 低下し、営業利益が ______ になりました」」
同氏は、問題ステートメントで問題の原因を特定しようとしないことも勧め、こう話しています。「問題ステートメントの作成で、プロジェクト チームに非常にありがちなミスの 1 つは、問題の説明に中立的な表現を使わず、自分の経験に基づいて原因や解決策を今すぐ述べようとすることです。「～に起因して」などの言い回しがあれば、それは、根本原因を衝動的に述べていることになるでしょう」
シックス シグマの作業範囲ステートメント
作業範囲ステートメントは、シックス シグマ チームにとって、どこまでがプロジェクトの対象かを定義するものであり、これには、範囲内と範囲外の活動をそれぞれ詳しく記述します。効果的な作業範囲ステートメントを作成するには、プロジェクトで行う活動、行わない活動を正確に述べます。
作業範囲ステートメントの構成が入念でないと、スコープ クリープが発生します。エッケス氏によると、スコープ クリープは、チーム内の不適切な力関係に次いで 2 番目に多い、プロジェクトの失敗理由に挙げられています。作業範囲ステートメント テンプレートを使い、成果物に加え、プロジェクト チームにとってどのような活動が範囲内または範囲外かを記述します。
エッケス氏は、プロジェクトの対象外の活動を行った際にすぐに気付けるよう、プロジェクト チームが知っておくべき情報を記述することも勧めています。最初に基準 (地域、サプライヤーの種類、顧客の種類、製品の種類、プロセスの要素) についてブレインストーミングし、基準を、範囲内グループと範囲外グループに分けます。次に、範囲外の対象を具体的に説明します。たとえば、地域が基準の場合、作業範囲ステートメントには、どの国が範囲内または範囲外かを具体的に記述しなければなりません。
シックス シグマの目標ステートメント
シックス シグマの目標ステートメントでは、プロジェクトの目標を特定し、問題解決後の影響を明確にします。このステートメントには、定量化し、測定できる情報を記述する必要があります。
目標ステートメントでは、問題解決の際にとるべきアプローチではなく、プロジェクトで予想される結果に重点を置くようにし、SMART ゴールなどの ツールを使って目標を記述します。
エッケス氏は、憲章の各項目を記述する際、前の項目とのつながりを明示することがいかに重要かを強調しています。目標ステートメントでは、問題ステートメントとビジネス ケースが参照されていなければなりません。同氏は言います。「たとえば、当社のビジネス ケースには、ローンの意思決定の精度と意思決定にかかる時間に問題があるという記述があります。したがって、目標ステートメントには、意思決定の精度と時間についての改善が述べられていなければなりません」
シックス シグマのタイムラインとマイルストーン
シックス シグマのタイムラインでは、スケジュールの概要を示し、プロジェクト チームの全メンバーを指定します。また、タイムラインをフェーズとマイルストーンに分割して、プロジェクト開始後に進捗を追跡できるようにします。
タイムラインを見積もる際には、DMAIC フレームワークを適用します。各フェーズに対し、関連リソースや作業に影響を与える関係者の情報を俯瞰的に記述するとともに、各フェーズ内と各フェーズ終了時の主要なマイルストーンを決定します。
プロジェクト チャンピオンを務めるメンバーは、チームの現実的な要望に合わせて合理的なタイムラインを設定します。エッケス氏は、リーダーが気にすべき点をこう話しています。「チーム メンバーはプロジェクトに取り組んでいるだけでなく、新しいツールやテクニックを学んでいます。そのため、プロジェクトの完了に必要な時間を適切に与えてください。日々の定常業務とプロジェクト業務の 2 つを担うことになったからです。プロジェクト管理の経験や知識があるメンバーなら、業務時間の 20 ～ 30% をプロジェクトに割きたいと思うでしょう」
シックス シグマのチーム メンバー
シックス シグマ チームでは、メンバー全員がプロジェクトに取り組むことになるため、各メンバーの役割、責任、連絡先情報を文書化します。チーム メンバーは、グリーン ベルト、ブラック ベルト、スポンサー、対象分野の専門家 (SME) などの役割を担います。
プロフェッショナルからのヒント: アル-オデー氏は、チーム内の力関係とプロジェクトの成果にプラスの影響を与えられるよう、コミュニケーション計画をあらかじめ立てておくことを勧めています。
その他のプロジェクト憲章項目
従来の憲章と同じように、シックス シグマ憲章には次の項目を記述します。
- 一般的な情報: プロジェクトのタイトル、開始日、予想終了日のほか、チームにとって役立ちそうな明確な情報を記述します。
- 重要な成功要因: プロジェクトの成功に影響を与える可能性の要因 (財務、リソース、時間の制約、チームのトレーニングと開発の時間など) を列挙します。
- 財務上の利点: プロジェクトが企業にもたらす財務上の利点と、プロジェクトを完了しなかった場合の機会費用を具体的に記述します。
- リスク、制約、想定: プロジェクトの実行、タイムライン、予算、品質に影響を与える可能性のある出来事や依存関係を予測するとともに、チームの想定内容を評価します。
シックス シグマ プロジェクト憲章の書式
シックス シグマ プロジェクト憲章には、いくつかの書式を使用できます。データ収集は通常、憲章に示した順序で行います。どの憲章書式も、一般的なプロジェクト情報、ビジネス ケース、マイルストーン、関係者、作業範囲ステートメント、問題ステートメントで構成されています。
アル-オデー氏は、次の書式を勧めています。
| 憲章のセクション | セクションでの対処項目 |
|---|---|
| 一般情報 |
|
| ビジネス ケース |
|
| 作業範囲ステートメント |
|
| タイムラインとマイルストーン |
|
チーム メンバー |
|
| モニタリング戦略 |
|
ヒント: DMAIC フレームワークを使用して、タイムラインを次のフェーズに分割します。
- 定義: プロジェクトの目標、範囲、問題の解決方法を明確にします。
- 測定: データを収集し、プロセスの現在の状態を測定します。
- 分析: 収集したデータを分析し、問題の根本原因を把握します。
- 改善: プロセスを変更して生産性を向上させます。このフェーズでは、変更内容をテストして検証し、その効果をモニタリングします。
- 管理: 将来のプロジェクトで、プロセスの変更を確実に実施します。
シックス シグマ プロジェクト憲章の業界別サンプル テンプレート
ここでは、さまざまなシックス シグマ プロジェクト憲章のサンプルに加え、空白のテンプレートをまとめています。各憲章には、シックス シグマ プロセス改善プロジェクトのビジネス ケース、問題ステートメント、作業範囲、目標ステートメントについて、業界固有の例が記入されています。
医療機関向けシックス シグマ プロジェクト憲章サンプル
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この医療機関向けシックス シグマ プロジェクト憲章サンプルは、病院のがん治療担当部署で行われている、患者の退院時間率を改善する取り組みを示しています。
製造業向けシックス シグマ プロジェクト憲章サンプル
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この製造業向けシックス シグマ プロジェクト憲章サンプルは、全体的なアセンブリ ラインを考慮して、欠陥の原因となっているプロセスを修正するプロジェクトを示しています。
製薬業向けシックス シグマ プロジェクト憲章サンプル
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この製薬業向けシックス シグマ プロジェクト憲章サンプルは、シックス シグマの手法を使用して流通業者と企業間の調達プロセスと購入申請書を改善する方法を示しています。
小売業向けシックス シグマ プロジェクト憲章サンプル
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この小売業向けシックス シグマ プロジェクト憲章サンプルは、全国展開の小売店舗の計画を示しています。計画の目的は、現場での販売戦術とトレーニング方法を変更して、地域販売での転換率を改善することです。
IT 業向けシックス シグマ プロジェクト憲章サンプル
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この IT 業向けシックス シグマ プロジェクト憲章のサンプルは、社内 IT 部門の作業指示用チケット システムを改善する取り組みを示しています。
航空業向けシックス シグマ プロジェクト憲章サンプル
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この航空業向けシックス シグマ プロジェクト憲章サンプルは、航空会社のバウチャー プログラムを更新し拡張する計画を示しています。
非営利団体向けシックス シグマ プロジェクト憲章サンプル
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この非営利団体向けシックス シグマ プロジェクト憲章サンプルは、社会的に影響を与える組織によるシックス シグマの利用を示しており、青少年プログラム拡大の機会にシックス シグマが活用されています。
高等教育機関向けシックス シグマ プロジェクト憲章サンプル
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この高等教育機関向けシックス シグマ プロジェクト憲章のサンプルは、小規模私立大学による、入学者決定までのプロセス合理化を示しており、学生となる人たちの関心を高め、入学者数を増やすことを目的としています。
飲食業向けシックス シグマ プロジェクト憲章サンプル
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この飲食業向けシックス シグマ プロジェクト憲章サンプルは、地元のレストランによる計画を示しており、無駄が多く煩雑な注文プロセスを改善し、利益率を高めることを目的としています。
不動産業向けシックス シグマ プロジェクト憲章サンプル
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この不動産業向けシックス シグマ プロジェクト憲章のサンプルは、不動産代理店の契約書作成と顧客のオンボーディング プロセスを改善する取り組みを示しています。
メディア業向けシックス シグマ プロジェクト憲章サンプル
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このメディア業向けシックス シグマ プロジェクト憲章サンプルは、成長するメディア企業のマーケティング キャンペーンとチャネル選択プロセスの効率化計画を示しています。
建設業向けシックス シグマ プロジェクト憲章サンプル
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この建設向けシックス シグマ プロジェクト憲章サンプルでは、建設会社の工事作業員の作業効率を高めるプロジェクトを示しています。
シックス シグマ プロジェクト憲章ブランク テンプレート
シックス シグマ プロジェクト憲章ブランク テンプレート
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この包括的なシックス シグマ プロジェクト憲章テンプレートを使うと、プロジェクトのシックス シグマ憲章を作成できます。テンプレートには、ビジネス ケース、問題ステートメント、目標ステートメント、タイムライン、チーム、作業範囲ステートメントなどが記述されています。Microsoft PowerPoint のテンプレートをダウンロードしてご活用ください。視覚に訴え対象者を引き付けるシックス シグマ プロジェクト憲章プレゼンテーションを作成できます。
その他の活用方法については、「あらゆるビジネスに必須の、プロジェクト憲章テンプレートとガイドライン」でご覧いただけます。
Smartsheet でシックス シグマ プロジェクト実行をきわめる
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