ビジネス ケースとは何ですか？
ビジネス ケースとは、正式で構造化された文書、非公式の短い文書、またはイニシアチブやプロジェクトの利点を定義する言葉によるやり取りです。
さらに、ビジネス ケースでは、イニシアチブのコスト、メリット、リスクを予測し、意思決定者やプロジェクトの開始者が、プロジェクトに価値があるかどうかを判断し、同じような他の戦略よりも別の 1 つのアプローチを選択する理由を決定できます。
Jim Maholic 氏は、最高情報責任者 (CIO) としての 2 つの任務、4 大コンサルティング会社での 2 つの管理職、複数のテクノロジー企業での指導的役職など、IT 戦略とビジネス ケース開発に 20 年以上の経験を持っています。
彼はビジネス ケースを次のように説明しています。「ビジネス ケースとは、資本プロジェクトの投資利益率 (ROI) を説明する完全なストーリーです。ビジネス上の問題に関する記述から始まり、どのように解決できるか、それを解決することの価値を探ります。たとえば、「収益は期待するほど速く上がっていません」や、「在庫の引渡しが遅れています」や、「コストが高すぎます」などです。そこでビジネス ケースが始まります。
“Then, we find out how big this problem is. We talk to people in the company and find out what they think the value of solving the problem is. All this information is packaged into a story that says, ‘Here's the problem. Here's the value of solving the problem. Here's what it costs in hardware, software, or whatever. Here are the benefits. And here’s the whole story.’”
ビジネス ケースでは、投資すべき理由を説明します。
ビジネス ケースは、 なぜ 利害関係者がプロジェクトに投資すべきかを説明します。ビジネス ケースの目的は、何を開始したいのか、プロジェクトの会社に対するメリットを概説するプロジェクト提案書の目的や、プロジェクトをどのように実行するかを説明するプロジェクト企画書の目的とは対照的です。ビジネス ケースは、プロジェクト企画の初期段階で作成する必要があります。
また、ビジネス ケースは、企画、里程標の作成、進捗の評価を行う際に、プロジェクト マネージャーにとって重要な文書にもなります。
その他のビジネス ケースの名称と用途には 、財政理由、 費用対効果分析 (CBA)、総所有コスト (TCO) 分析、 投資収益率 (ROI) 分析などがあります。非営利団体や政府機関は、ビジネス ケースをケース ステートメントと呼ぶ場合があります。
ビジネス ケース分析 (BCA) とは何ですか？
ビジネス ケース分析 (BCA) では、最安コストだけでなく、ベスト バリュー分析として知られている、技術的価値やその他の非定量的要因についても検討します。BCA は、時間、資金、範囲の 3 つの制約について取り上げ、パフォーマンス、信頼性、実行可能性、サポート可能性などの手段を含めることもできます。
ビジネス ケース分析はビジネス ケースと同じ意味で使用されますが、分析はビジネス ケース全体の一部であると考える専門家もいます。
ビジネス ケースは何のために使用されますか？
ビジネス ケースは、企業や組織が新しいベンチャーや変化に備えるのに役立ちます。この文書は、プロジェクトの成功において重要な構成要素であり、 管理職レベルの関与と強力な計画の基礎を支えています。ビジネス ケースは、取り組みがもたらすメリットを要約し、関係者が意思決定を行うのに役立つプロジェクトのビジネス価値を明確にします。
優れたビジネス ケースは、テクノロジー、ドメインの知識、特定の成果物などより、製品のユーザーやプロジェクトの目標に焦点を当てる必要があります。同様に、プロジェクト マネージャーはアウトプットを生み出すだけでなく、価値を提供することにも集中する必要があります。イニシアチブは、戦略的な目標への貢献、効率の向上、コンプライアンスのサポートなど、さまざまな種類の価値を提供できます。ビジネス ケースの詳細やそれに付随する調査に対する注意が不十分だと、プロジェクトは残念な結果に終わる可能性があります。
ビジネス ケースでは通常、次の項目について説明します。
- ビジネス上の問題や機会
- 考えられる解決策とそのメリット/デメリット ( 時には不利益として知られる )
- 主な解決策に伴うリスク
- コスト
- 実施タイムライン
- ソリューションを導入することや、現状を維持することの結果
- イニシアチブやプロジェクトに必要なリソース
ビジネス ケースの利点
ビジネス ケースは、書棚やシュレッダー行きになってしまう、よくある文書のように見えるかもしれませんが、本当の利益をもたらすこともできます。
- すべての関係者は、組織に対するイニシアチブの価値とメリットに関して、同様の期待を持っています。
- ビジネス ケースを、里程標のあるプロジェクト企画書に変換して使用できる場合もあります。計画を立てると、プロジェクトが成功する可能性が高まります。
- ビジネス ケースは、実行中やチームが成果物を作成した後に、その努力が価値を提供し続けるかどうかを判断するためのゲージになります。
- プロジェクト プランナーは、目的と目標をより簡単に確立できます。
- 成功をより簡単に見定めることができます。
- チームは適切なリソースをより効率的に適用します。
誰がビジネス ケースを準備しますか？
ビジネス ケースは、財務役員や会計士の範囲だと思うかもしれません。実際、プロセスやチームに直接精通している人は、これらの文書の作成に関して責任があります。
変化を提唱する個人が変更を実行しなければならないと言う評論家もいるので、どんな役割を持つ誰もがビジネス ケースを作成する責任を持っています。これには、コンサルタント、生産ライン マネージャー、IT マネージャーが含まれます。組織によっては、プロジェクト スポンサーやプロジェクト マネージャーがビジネス ケースの作成を指導し、関連する部門や中小企業からの意見を含める場合があります。
ビジネス ケースはいつ必要ですか？
プロジェクトを完了させ、成果物を提示するだけでは、もはや不十分です。2008 年と同じくらい不安定に見える経済では、関係者は、成果物が組織に価値と利益を生み出すのを見たいと考えています。これは、複雑なプロジェクトや、外部リソースを参加させる正当な理由を必要とする プロジェクトに特に当てはまります。公共部門のプロジェクトでは、ビジネス ケースが必要な場合が多いです。
ビジネス ケースとは何ですか？
ビジネス ケースは、提案されているイニシアチブのメリットとビジネス価値を意思決定者のためにまとめたものです。ビジネス ケースという用語は、多くの場合、レビューのために提出または会議で提示される書面を指しますが、非公式に口頭で話された提案書にも適用できます。
ビジネス ケースには何を含めるべきですか？
よくできたビジネス ケースでは、問題や機会を提示することから始まり、解決策のメリットとデメリットを通して、推奨されるソリューションを説明することへと論理的に流れます。詳細が必要な場合は、文章をサブセクションに分割することによって、速く、圧倒されずに読めるだけでなく、コンテンツが容易に見通せるようにします。次にビジネス ケースの一般的なセクションを順番に示します。
- エグゼクティブ サマリー (事業計画概要)
- 問題提示
- 分析と財務の詳細
- 推奨事項
多くの組織では、ビジネス ケースを作成するためのテンプレートが既に確立されています。そうでない場合は、無料の使いやすいビジネス ケース テンプレートをオンラインで検索して、建設・建築用ビジネス ケース、1 ページのビジネス ケースなどをご利用ください。ビジネス ケースをどれほど物語風にするかに応じて、次のような多くのセクションを含めることもできます。
- 序文 : 序文は、意図する聴衆と関連する文書を示す場合があります。
- 目次 : ドキュメントが PDF ファイルとして提供されている場合は、目次を適切なセクションにハイパーリンクすることを検討してください。
- エグゼクティブ サマリーまたはエグゼクティブ ブリーフィング (事業計画概要) : これはビジネス ケースの最後の部分ですが、人々が読む最初で時には唯一の部分でもあります。したがって、このステップを正しく行う必要があります。Maholic 氏は、1 ページのエグゼクティブ サマリーを勧めています。文書の残りの部分を書いた後にまとめた 4 つの質問に対する答えを含むものです。4 つの箇条書きを使って、これらの質問をスライドに表示します。
- 問題は何ですか？
- 問題を解決することの価値は何だと思いますか？
- どれほどの費用が必要ですか？
- いつからメリットが見られるようになりますか？
「最初のページから先へ行かないプレゼンテーションもありました」と Maholic 氏は言います。
- 製品またはサービスの説明 : 新しいオブジェクトやコンセプトを提案する際には、成果物の内容と機能を詳細に説明します。
- 問題提示またはミッション提示 : 組織の問題やミッションを説明することで、提案されたイニシアチブに至る状況を説明できます。
- イニシアチブのビジネス推進要因 : 組織の戦略的目的に貢献するメリットを示します。
- 財務項目 : プロジェクトの費用と手頃な価格かどうかを説明します 。キャッシュ フローの詳細を説明します。予測される利益と費用比較して、プロジェクトを実行する ( または実行しない ) 場合の経費を説明します。独立変数のさまざまな値が従属変数にどのような影響を与えるかを判断する手法である感度分析を実施します。
- プロジェクト定義 : なぜこのプロジェクト？目標は何ですか？どのような問題を解決しようとしていますか？同等のプログラムなど、背景情報を提示します。この取り組みがビジネス価値をどのように高めるのかを説明します。以下の利点と制限事項を詳しく説明します。
- 財務的および非金融的利益
- 品質改善
- 効率性によるコスト削減
- 収益の追加
- 競争力
- カスタマー サービスの改善
- オプション : 問題に対する可能な解決策は何ですか？通常、このリストを 3 ～ 5 つの実行可能な選択肢に絞り込みます。多くの場合、「何もしない」オプションとベンチマーク オプションを含めます。組織によっては、何もしないオプションが必要な場合がありますし、何もしないオプションが正当な可能性である場合にのみ、必要とする組織もあります。各潜在的な解決策のメリットを数値化します。また、各解決策のリスク、問題、相互依存を概説します。
- 計画概要 : 誰が、何を、いつ、どこでイニシアチブを行うのかを詳しく説明します。主な活動を要約し、タイムラインを提供します。プロジェクトを段階に分け、各段階で次の質問に答えます。
- 何が必要ですか？
- どのように行われますか？
- 誰が何をしますか？
- いつ物事が起こるのですか？
- 評価または分析 : 分析では、仮定を列挙し、キャッシュフローとコストを考慮する必要があります。プロジェクトのリスクとそれに対処する計画を説明します。また、機会をどのように活用するかについても話し合います。PESTLE ( 政治、経済、社会学、技術、法律、環境 ) 分析を使用して、事業の背景を説明します。
- プロジェクト アプローチ : 運営と説明責任、役割と責任、進捗報告のスケジュールなど、プロジェクトの組織を詳細に説明します。その取り組みを完了するための購買戦略を説明します。設備をリースしますか？オフィス スペースを借りますか？請負業者や従業員を雇いますか？
- 推奨事項と次のステップ : 推奨される解決策とすぐに必要なアクションを記します。
- 付録 : スプレッドシート、チャート、図面など、補足ドキュメントをここに追加します。
重役向けのプレゼンテーションに関する考慮事項
ビジネス ケースを構成するセクションは、会社のスタイルやイニシアチブの種類によって異なる場合があります。Jim Maholic 氏はこう言っています。「私はビジネス ケースを次のようにパッケージ化しています : 1 時間のミーティングを設定したので、20 枚のスライドがあるかもしれませんが、10 ～ 15 枚のスライドで十分です。実際には、100 枚のスライドがあるかもしれませんが、それは付録に追加します。」信頼できる関連情報を持っているかもしれませんが、各スライドをとぼとぼと進んで意思決定者である聴衆を退屈させたくはありません。
「彼らは 1 時間を割り振っているかもしれません、でも正直言って、10 〜 15 分間の注意は弾けるでしょうが、その後、彼らは電子メールや他のものをチェックし始めます」と、Maholic 氏は付け加えます。「どのように行うか、どこに向かっているのかを鮮明に知る必要があります。
「まず、『私たちはこの問題を抱えています』で始めて、『これが問題であると検証したこれらの人々と私たちは話しました。この問題を解決するためのアイデアが出され、この大きなメリットを見ることができました』。」と彼は指摘します。
「重役会議で重要なのは、主な質問に答えることです。たとえば、問題は何ですか？それを解決しないことの損失は何ですか？それを解決することのメリットは何ですか？また、メリットが見られるのはいつですか？会議の後半や会議後、個人的に、またはオフライン ベースで追加の質問を取り上げることができます」と、Maholic 氏は言います。
ビジネス ケース テンプレート
テンプレートを使用すると、調査に集中でき、空欄を埋めるだけでよいため、ビジネス ケースをより簡単に作成できます。以下の無料のダウンロード可能なテンプレートは、組織のニーズに合わせてカスタマイズできます。
ビジネス ケース プレゼンテーション テンプレート
より詳細な点に適応できるように、この短い PowerPoint プレゼンテーション テンプレートを長くして使用することもできます。ビジネス ケース プレゼンテーション テンプレートには、次の要素を説明するスペースが含まれています。プロジェクト名、エグゼクティブ サマリー、プロジェクトの説明、財務状況、推奨されるソリューション、仮定と依存関係、オプション、利点などです。
シンプルなビジネス ケース テンプレート
シンプルなビジネス ケース テンプレートは、小規模なプロジェクトや小規模な組織に対応します。必要に応じて、広範な詳細をカバーできます。タイトル、エグゼクティブ サマリー、ビジネス目標、ターゲット ユーザー、財務とコスト、仮定と依存関係、実施戦略、必要なリソース、プロジェクト運営とレポートなど、ケースの要素の説明を記入するスペースが含まれています。
シンプルなビジネス ケース テンプレートをダウンロード
ヘルスケア ビジネス ケース テンプレート
ヘルスケア ビジネス ケース テンプレートは、現在のセットアップと、提案されたソリューションがどのように改善を生み出すことができるかを説明するのに役立ちます。1 ページのエグゼクティブ サマリー、問題や機会の背景情報、現在の状況の説明、提案されている変更についての説明、変更が組織やその他の存在にどのような影響を与えるかの詳細を記入するスペースがあります。
ヘルスケア ビジネス ケース テンプレートをダウンロード
ビジネス ケースの作成の準備
ビジネス ケースの構造を理解し、テンプレートを使用することで、ビジネス プロセスを迅速化できます。さらに、正しい視点を持ち、ベスト プラクティスに従うことで、成功に貢献できます。
なぜプロジェクトを行うのですか?
リサーチと執筆を始める前に、なぜプロジェクトを開始したいのかを理解してください。プロジェクトの目標は、問題を解決することです。問題は何ですか？問題は、組織がその可能性を最大限に引き出すのを妨げる原因となります。まず、プロジェクトが解決しようとしている問題を判断します。
プロジェクトには、有形でも無形でも、成果物があります。成果物によって生み出された結果として結末を考えてみてください。メリットとは、結末から派生した定量化可能な改善を表します。顧客やチーム メンバーがこれらのメリットを活用できると、有利になります。
ビジネス ケース調査を行う
まず、組織やプロジェクトのミッション ステートメントを確認します。ビジネス ケースのデータ ソースを特定します。提案書の受け入れを促す 1 つの方法は、ビジネス ケースに着手する前に、プロジェクト スポンサーや顧客とコストとリソースの大まかな見積もりについて話し合うことです。こうすることで、自分とスポンサーが互いの期待を理解し、エグゼクティブ プレゼンテーション中に価格の高さにショックを受ける可能性を減らすのに役立ちます。その後、日々の仕事を行う人々にインタビューし、問題や考えられる解決策に関する視点を得ます。
ビジネス ケースの計算をする
利益が要求を正当化するかどうかを検討する必要があります。「 300 万ドルの要求をするなら、プロジェクトの利益がその金額をはるかに超えているということを示さなければなりません。」と Maholic 氏は主張します。「 1000 万、1500 万、2000 万ドルの利益があれば、彼らの注目を集めることになるでしょう。利益が 3 億ドルだと言えば、現実的ではないので、どこかで不正が絡んでいると思われるでしょう。一方、300 万ドルのコストをかけて 350 万ドルの利益があると提示しても、おそらく他のプロジェクトの予想利益に勝てないでしょう。
ビジネス ケースの対象を検討する
ビジネス ケースが文書形式でも、プレゼンテーション形式でも、プロジェクト スポンサーと主要な関係者がそれを検討します。文書の各セクションの主要な聴衆を考慮し、その聴衆を念頭に置いて書きます。
プロジェクトにとって最も説得力のある議論とは、チームが 6 か月以内に開始して完成させることができ、かなりの定量化できる結果を生み出せるものです。特に金額が大きい場合、提案書は異なる部門の他の提案と競合します。「すべてに投資できる資金を持っている会社はないので、優先順位を付ける必要があります。ビジネス ケースは、承認のために取締役会に提示される各プロジェクトの利益を評価するのに役立ちます。」と、Maholic 氏は説明します。
さらに、ビジネス ケースでは見積もりが提示されます。ビジネス ケースは、健全な調査に基づいて構築する必要がありますが、誰も確実なものを持っている人はいません。「特に初めてビジネス ケースを書く人は、素晴らしいストーリーを作り上げることに捕らわれると思います。しかし、熟練した重役たちは常にリクエストを受け取っており、賢く聞こえる言葉や派手なスプレッドシートにだまされるわけではありません。」と、Maholic 氏は警告します。
「あなたのアイデアは何か分別あるものに根ざす必要があります。単に『 絶対に 15% の収益を上げることができる』というだけでは不十分です。」と彼は説明します。壮大な計画は可能かもしれませんが、Maholic 氏によると大事なのは、どのように可能なのかを意思決定者が理解できるように助けることです。
ビジネス ケースの書き方は？
主な質問を念頭に置き、必要なセクションと形式を理解できたら、書き始めることができます。著者の数を制限して、スタイルと意見において一貫した効果的な執筆ができるようにしてください。そして、次のヒントに従います。
- 中核となるコンテンツを十分な詳細を含めて簡潔に説明し、関係者が十分な情報に基づいた意思決定を行うことができるようにする。
- 選択肢を比較し、意思決定者は状況を理解できるようにする。
- 明確、簡潔、かつ魅力的にする。
- 専門用語は可能な限り避ける。
- 信頼できる正確な議論を作成して、ビジネスへのプロジェクトの価値を示す。
- イニシアチブの状況を、依存関係を含め明確に説明する。状況に基づく変更はプロジェクトのパラメータを変更したり、プロジェクトの必要性を完全に排除したりすることもあるため、これらの依存関係を列挙することは非常に重要です。
- 目的とするプロジェクトの成果物でカバーされる知識領域ではなく、ビジネスとビジネス価値に焦点を当てる。
十分な詳細が含まれているかはどう判断すればよいですか？
提案された取り組みの範囲と複雑さに応じて、ビジネス ケースの長さを決定します。複雑なプロジェクトであれば、ビジネス ケースは長くなり、小規模で短いプロジェクトであれば、短いビジネス ケースになるでしょう。
しかし、Maholic 氏は詳細を加え過ぎないように注意しています。簡潔さは挑戦になる場合があります。「ビジネスを立ち上げるのに 4 ～ 6 週間かかる場合があります。50 人、100 人の人と話すこともあります。エグゼクティブ プレゼンテーションで集めた情報のすべてを見せたいという、絶え間ない衝動を感じる人もいます。 どれだけ一生懸命働いたかを見てください。どんなに賢いか見てください。そんなのは最悪です。
「4 つか 5 つの基本的な質問に答えることができれば、十分なデータとスライドがあると言えるでしょう。他に 100 のスライドがあるかもしれませんが、それらは補足的な詳細です。」と彼は言います。
プロジェクト開発におけるビジネス ケース
あなたの想像に反して、ビジネス ケースは生きた文書になる場合があります。レビュー プロセスから始めて、関係者はビジネス ケースを却下、キャンセル、延期、承認、または調整することがあります。ある程度、ビジネス ケースはあなたのイニシアチブのガイドブックになります。関係者とプロジェクト マネージャーは、プロジェクトのライフ サイクルを通じてビジネス ケースを参照し、取り組み ( および意図 ) が順調に進むようにする必要があります。
プロジェクト ビジネス ケースの特徴は何ですか？
よく検討されたビジネス ケースは、次のような特徴があります。イニシアチブのビジネス価値とプロジェクトの当面のメリットに関するわかりやすい説明 ( 組織戦略へのプラスの影響に関する詳細を含む ) 。
ビジネス ケースの分析方法は？
大学レベルのビジネス スクールでは、ビジネス ケース スタディ ( またはケース スタディ ) は、学生が自分の分析スキルを活用するのに役立つ教育ツールとして機能します。ケース スタディでは、企業とその解決策の採用方法を説明します。ケースを分析する学生に推奨されるアプローチは次のとおりです。
- ケースを詳細にレビューする。重要な問題を特定する。
- 2 ～ 5 つの重要な問題を見定める。
- それらの問題の解決策を探す。
- 推奨される解決策について説明する。
完全なビジネス ケースとは何ですか？
ビジネス ケースとは、財務やその他のリソースの取り組みの正当性を示す、構造化された詳細な文書です。ビジネス ケースは、経営陣や他の関係者のサポートや、プロジェクトやプログラムの承認を得るのに役立ちます。
プロジェクト管理におけるビジネス ケースとは何ですか？
承認されたビジネス ケースは、長期間に渡って使用できます。プロジェクト スポンサーは最終的にビジネス ケースを所有しますが、ビジネス ケースを期待や依存関係のガイドブックとして使用するのはプロジェクト マネージャーです。さらに、ビジネス ケースは、組織のプロジェクト ポートフォリオ管理プロセスにおいて重要な文書になります。このプロセスにおいて、企業はリソースと戦略的目標のバランスを取り、取り組むすべてのプロジェクトの生計を立てます。
ビジネス ケースの歴史と起源
正式なビジネス ケースは、19世紀のヨーロッパ、特にフランス系イタリア人のエンジニアでエコノミストの Jules Dupuit の仕事に根ざしています。彼の貢献には、単に最も低い入札者を決定するだけでなく、利益を特定、測定、価値付けするための統計ツールが含まれていました。具体的には、Dupuit は、彼が費用便益分析と呼ぶものを発明したと評価されています。今日、専門家は公共事業や政府以外のビジネス ケースの価値を認識しています。非営利団体も営利団体も、定期的にビジネス ケースを使用しています。
ビジネス ケースを作成するためのリソースと例
ビジネス ケースを初めて使用する場合、手ぶらで始める必要はありません。作成開始に役立つリソースを提供しています。以下の例とテンプレートを参照してください。
- 従来のドキュメント形式のビジネス ケースの例はこちらです。この特定のビジネス ケースは、資本投資に対して議論します。
- こちらは 1 つの高等教育部門に対して提示された 3 つのビジネス ケースの例です。プレゼンテーションはスライド形式で行います。
- この記事では、Jim Maholic 氏が ビジネス ケースを作成するためのテンプレートを提供しています。
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