企業とプロジェクトの利害関係者との管理に関するベストプラクティス

プロジェクトで最適な結果を得るには、企業やプロジェクトの主要な利害関係者を特定することが重要です。それぞれのニーズと影響力を比較検討する利害関係者マトリックスでこれらの利害関係者を特定したら、それらの管理方法の評価を開始できます。 

プロジェクト利害関係者とは、プロジェクトで直接的または間接的に作業する人のことです。これには、プロジェクトマネージャーとプログラムマネージャー、およびプロジェクトチームが含まれます。チームのメンバーには、クリエイター、メーカー、技術開発者、建設作業員、電気技師など、プロジェクト中に作業が必要になる人を含めることができます。追加の利害関係者には、プロジェクトのために雇われた別の会社の連絡員が含まれる場合があります。その会社の側でプロジェクトに直接関与している人は誰でも、プロジェクトの利害関係者でもあります。

社内プロジェクトに取り組んでいる場合は、1 つの会社からの企業の利害関係者がいる可能性があります。たとえば、小規模な食料品チェーンが新しい店舗をオープンすることを決定した場合、プロジェクトの利害関係者は、その新しい場所の建設と人員配置に直接関与する人であり、企業の利害関係者は、会社の役員、取締役会、マーケティングおよび PR スタッフ、品質管理担当者などです。

企業が代理店に依頼してウェブサイトのデザイン、コピー、技術要件を作成するような、より複雑なプロジェクトでは、雇用会社にも企業の利害関係者がいますし、プロジェクト作業を行う代理店にもいます。これらの役割については、この記事の後半で詳しく説明します。

プロジェクトと企業の利害関係者を特定し、その影響と関心事に応じてマッピングしたら、利害関係者管理計画の作成を開始できます。各計画は単純なグリッドにすることができます: 1 つはプロジェクトの利害関係者をリストし、もう 1 つは企業の利害関係者をリストします(個々の役割と関心事を含む)。この必須の情報が一覧しやすいこのドキュメントに取り込まれると、とチームメンバーは、各利害関係者の管理方法を簡単に確認できます。

利害関係者とコミュニケーションを取り、適切な人材を (プロジェクトの適切な段階で、適切な詳細度で) ループに留めておくことは、全員が評価され、関与し、意見が聞かれていると感じさせるために不可欠です。各タイプの利害関係者に対する利害関係者コミュニケーション計画は、利害関係者管理計画を反映し、それと整合させる必要があります。

利害関係者の詳細については、弊社の利害関係者の分析とマッピングの記事および利害関係者の理論の記事をご覧ください。作業を開始するために、プロジェクトの利害関係者になる可能性のある人々の一覧を次に示します。

• 内部: 請負業者やベンダー、リソースディレクター、経理部門のメンバー、およびプロジェクトが効率的かつ収益性の高い方法で実行されることを望むその他の人を含むプロジェクトチーム。社内プロジェクトでは、主要な利害関係者と見なされる少数の重要なリーダーがいます。
• 外部: 自分と自分の会社がプロジェクトのために別の会社またはクライアントに雇われている場合、外部のプロジェクトの利害関係者には、メインクライアントチーム、そのマネージャー、および部門ディレクターが含まれます。 代理店の環境では、通常、クライアントプロジェクトチームからの連絡役として識別される 1 人または 2 人の利害関係者がいます。

ここでは、始めるのに役立つ簡単なマトリックス/マップを示します。自分と自分のチームが利害関係者をブレインストーミングしながら、マップの適切な領域に彼らの名前を書き留めます。プロジェクトの過程では、利害関係者の関心事と影響がさまざまなフェーズで変化したり、プロジェクトの開始時により関与して重要な人もいれば、プロジェクトの終了に向けて発売後でさえも重要な人もいます。

また、このマトリックスを使用して、企業の利害関係者をマッピングすることもできます。それについては以下で詳しく説明します。

プロジェクトの企業の利害関係者を特定する (および管理計画を作成する) ことは重要です。これらの人は、プロジェクトに取り組んでいる間、典型的な日や週には決して会うことのできない人々かもしれませんが、彼らにはその成功に興味があり投資をしています。企業の利害関係者の典型的なタイプのいくつかについて話しましょう。忘れないでください: ご自分のプロジェクトが別の会社のために仕事をすることを含んでいるならば、複数の会社からの利害関係者がいるかもしれません。両方の会社に企業の利害関係者がいます。以下は、企業の利害関係者になる可能性のある人々のリストです。

• 社内企業クライアント: これらの利害関係者は、プロジェクトクライアントと重複することができますが、より広い人々のプールを構成することができますたとえば、プロジェクトクライアントの利害関係者が会社の大きな部門の一部である場合、その部門の役員も利害関係者です。
• 管理: 繰り返しになりますが、マネージャーは、プロジェクトが社内のものである場合は単に自分の会社にいて、あるいはプロジェクトが 1 つ以上の他の組織とビジネスを行う場合は、複数の会社にいることもできます。これらすべての組織のマネージャーは、プロジェクトを予定どおりに (または予算内で) 実行したい利害関係者であり、プロジェクトに関連する広報活動の影響 (該当する場合) にも注意を払っています。
• 取締役会: これらの利害関係者は、プロジェクトとそのライフサイクルの要点をあまり把握していないかもしれませんが、高いレベルでの管理と同様に、プロジェクトを含む会社によって行われるすべてのことが、正確に、時間通りに、そして素晴らしい結果で行われることを保証したいと考えています。
• 株主: 上場会社は、株主に恩恵を受けており、この株主は利益も見たいけれども、株式を保有する会社が倫理的かつ責任ある行動をしていることも確認したい場合があります。たとえば、風力発電所を建設する上場電力会社は、再生可能エネルギーの価値、コスト支出、投資をどれだけ迅速に回収できるか、環境や野生生物への影響に対する緩和策が講じられているかどうかなどの変数に応じて、一部の株主を幸せにし、一部の株主を不満にする可能性があります。

プロジェクトに関連するすべてのタイプのプロジェクトおよび企業の利害関係者を特定したら、それらの管理方法を計画できます。ここで重要なのは、重要な質問をし、利害関係者とそのニーズを評価する際にできるだけ正直であることです。 

考慮すべき重要な要素 - プロジェクトと企業の利害関係者の両方のための演習

1. プロジェクトに最も大きな影響を与える利害関係者は誰か？これらには、主にクライアント側の人々 (通常はプロジェクトチーム、プロジェクトスポンサー、エグゼクティブスポンサー) が含まれます。 
2. プロジェクトの影響を最も受けるのはどの利害関係者か？これには、最初のグループの人々を含めることができますが、外部の人々も含まれる場合があります。たとえば、建設プロジェクトでは、近所の人々、環境活動家、最終的な建物の潜在的な居住者がこのグループに入る可能性があります。
3. 利害関係者とは見なされない重要な人々をどのように扱うべきか？ たとえば、ソフトウェアプロジェクトでは、対象のソフトウェアチームとは別のエグゼクティブであり、部門のリーダーで、特定の事柄については業務の輪の中にいる必要があるかもしれません。これらの人々は、懸念を提起したり、障害を作り出したりする力を持つことができるため、最小限の関与を維持してください。
4. リソースを制御するのは誰か？ これらは、クライアント側および社内の利害関係者となり、スコープまたは予算の変更を要求したり、特定の分野からより多くの割り当てリソースを要求したりするための連絡先です。
5. 利害関係者の最大の動機と関心事は何か？利害関係者の原動力を決定する際には、次の点を考慮してください。

• 誰が金銭上の利害関係/関心事を持っているか。
• 誰が感情的な関心を持っているか(これを過小評価しないこと。このプロジェクトが誰かの「赤ちゃん」であった場合、その人を幸せにし、情報を伝え続けることが重要です)。
• 各利害関係者の一番の動機は何か。
• 誰が最大の支持者か。
• 誰が最大の非支持者または否定派か。

利害関係者理論は、バージニア大学教授のF・エドワード・フリーマン博士の著書『 Strategic Management: A Stakeholder Approach』で初めて記述されました。彼は、株主は会社の多くの利害関係者の 1 人にすぎないことを示唆しています。彼の理論によると、利害関係者のエコシステムには、従業員、環境保護主義者、ベンダー、政府機関など、会社に投資、関与、または影響を受けるあらゆる人が含まれます。フリーマン博士の理論は、企業の真の成功は、その株式から利益を得るかもしれない人々だけでなく、すべての利害関係者を満足させることにあると言います。

フリーマン博士は、企業の利害関係者は「その支援がなければ組織が消滅してしまうグループ」であると示唆しています。これらのグループには、顧客、従業員、サプライヤー、政治行動グループ、環境グループ、地域社会、メディア、金融機関、政府グループなどが含まれます。この見解は、企業環境を関連グループのエコシステム、つまり、会社を長期的に健全で成功し続けるために、考慮され満足する必要のあるすべての人々として描いています。

フリーマン博士の本は、健全な企業がその成功に関わるすべての人を見失うことがない方法を説明しています。利害関係者の理論は、企業が従業員をひどく扱うと、最終的には失敗すると説きます。企業がコミュニティにプロジェクトを強制して有害な影響を与えると、同じことが起こる可能性があります。「企業は利害関係者を無視して真に成功することはできない」とフリーマン博士は述べています。

したがって、プロジェクトおよび企業の利害関係者管理計画を進める際には、これらの「拡張された」利害関係者をすべて特定して含めることを忘れないでください。

著書『 Stakeholders Matter: A New Paradigm for Strategy in Society』で、共著者の Sybille Sachs と Edwin Rühli は、企業とプロジェクトの利害関係者はますます似たようなニーズと関心事を持っている、または持つべきだと主張しています。この見解は、フリーマンの利害関係者理論を拡張し、特にプロジェクトと企業の両方の利害関係者の管理に関連します。

“[Our] 'stakeholder paradigm' is based on a network view,” said Sachs, a professor and researcher at the economics university HWZ Hochschule in Zurich, Switzerland. “In this view, we see the true interdependence of benefits for all stakeholders,” said Sachs. 

言い換えれば、企業の利害関係者とプロジェクトの利害関係者は、彼らの利益、成功の定義、およびリスクまたは失敗の定義において既に、はるかに一致しているのです。Sachs は、利害関係者の管理は「相互性という全体的な環境で考慮される」べきであると付け加えました。この見解では、プロジェクトの利害関係者は、たとえば、風力発電所プロジェクトが予定どおりに予算内で建設されているかどうかで投資がされるように、PRの影響も考慮されながら投資されることになります。

利害関係者を特定したら、その対象者を管理する最適な方法を形にする必要があります。利害関係者管理計画は、基本的なグリッドまたはスプレッドシートにすることができ、一方の軸には利害関係者を、他方の軸には関心事および影響のポイントをリストします。個々のボックスには、利害関係者が特別な関心を持つ可能性のある重要なマイルストーンや成果物、およびプロジェクトに関係した財務的ニーズと感情的ニーズを書き留めます。

プロジェクトマネージャーまたはアカウントディレクターは、利害関係者管理計画を作成および維持することができます。ただし通常、計画はプロジェクトチーム、特に利害関係者と定期的に会うチームの間で共有されていると最も効果的です。場合によっては、計画はトップマネージャーとも共有されます利害関係者管理計画は、通常、リストされている実際の利害関係者とは共有されません。

利害関係者のコミュニケーション計画には、コミュニケーション(種類、頻度、詳細など)を受信する必要がある、主要な利害関係者をリストしておきます。コミュニケーション計画は、管理計画の直後に行うか、同じ計画の 2 つの部分として行うと意味があるでしょう。一部の企業の利害関係者は、毎月の概要の電子メールで満足するかもしれませんし、なかには四半期ごとの会議で、より正式なプレゼンテーションをしたい人もいるかもしれません。一方、プロジェクトの利害関係者は、より頻繁な更新を必要とするでしょう。

これで、各利害関係者および利害関係者グループの管理要件の特定を開始するために十分な情報が得られたはずです。プロジェクトの利害関係者に 1 つのグリッドを使用し、企業の利害関係者に別のグリッドを使用すると、より明確な状態にしておけます。管理計画を作成するには、グリッドの片側 (通常は左端の列) に沿ってすべての利害関係者を、上部には要因、ニーズ、関心事を一覧表示します。 

利害関係者管理計画の例 – 地域の電力会社向け風力発電所の建設プロジェクト

利害関係者を特定し、最も効率的に管理する必要がある方法を特定するにつれて、コミュニケーション計画が始まることになります。ランク付けした利害関係者の入った単純なグリッドから始めて、彼らが期待し必要とすると思われるコミュニケーションの種類を追加します。

この計画を作成するとき注意しておくことは、上層部のエグゼクティブは注目度の高いプロジェクトのステータスについて十分な情報を得たいと思っていますが、彼らの時間が非常に貴重であることです。優れたプロジェクトマネージャーは、重要な情報を提供し続けるコミュニケーションをどうやってバランスをとるかを知っていますが、細かい詳細に圧倒されることはありません。同様に、「拡張された」利害関係者には、彼らが情報をもらい情報を持っていると感じる限り、プロジェクトに関するすべてのことにアクセスする必要はありません。ここにサンプルプランを示します:

利害関係者コミュニケーション計画テンプレートのダウンロード - Word

グリッドには、コピーと設計のレビュー期間、進捗状況、予算、今後のタスクに関する毎日、毎週、または毎月の更新を含めることができます。 

グリッドを共有ドライブに保存してコミュニケーションプランを共有し、自動ツールで電子メールを更新して、適切なユーザーに適切な頻度で送信できます。プロジェクトマネージャー個人からの電子メールを通じて、主要な利害関係者に対して、毎週の概要レポートを行うこともあるでしょう。プロジェクトの利害関係者は、予測された時間と費やされた時間、および近い将来に費やされる可能性が高い時間が記載された、バーンレポートもおそらく見たいと思うでしょう。

一部の利害関係者 (経営幹部のリーダーなど) は、より正式なタイプのコミュニケーションを必要とするかもしれませんが、頻度はそれほど高くありません。おそらく、こうした利害関係者は、ステータス、完了した主要点と更新情報、現在までに受け取った入力とフィードバックなどについて毎月報告する PowerPoint のプレゼンテーションを好むでしょう。 

利害関係者からのフィードバックをどのように処理するかを事前に考えてください。たとえば、風力発電所プロジェクトで予定表に変更があった場合、どの利害関係者がどのような方法でそれを知る必要がありますか？大きな嵐が被害をもたらした場合、再度、誰がどのように通知する必要がありますか？また、たとえば、地元の環境団体が、対象企業が実施した野生生物保護ガイドラインに満足しているという声明を発表するなど、肯定的な出来事をどのように伝えるかも検討してください。

プロジェクト全体を通して、強力で簡潔な一連のコミュニケーションを維持することは、プロジェクトを円滑に運営し、プロジェクトと企業の利害関係者の両方に自信を植え付けるための鍵です。詳細なコミュニケーション計画を作成および実行すると、次のようになっていきます。

1. 信頼を感じ、準備万端と感じられる。重要な利害関係者と、いつ、どのようにコミュニケーションをとるべきかを計画する際に、常に準備ができており、2 歩先を行くことができます。すべてを把握した戦略的なプロジェクトマネージャーは、利害関係者からの信頼を引き出すプロジェクトマネージャーになります。
2. 利害関係者のニーズを予測し、問題になる前にそれらに答える。 コミュニケーションに定期的に対応している場合には、ニュースや最新情報を共有したり、リスクを軽減したり、障害に直面したりするための手段をすでに有しています。
3. 情報や更新情報を明確かつ適切に共有できる。 チーム全体にアクセス権を付与することで(プロジェクトチームのメモや提案のセクションを作成するなど)、全員が所有者意識と説明責任の感覚を持つことができます。
4. 新しい利害関係者が出入りしたり、個々の関与が変化したりするにつれて、計画が有機的になる可能性のあることが分かる。この計画は、自分とプロジェクトチームが利害関係者からの信頼を引き出すことに役立つため、相互関連性があるドキュメントを作成してください。

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