定義: 関係者分析と関係者マッピングとは何か
プロジェクトの関係者を満足させるためには、まず関係者を特定し、誰が何をいつ知る必要があるかを特定する必要があります。プロジェクトを開始する前に、関係者の関与の度合い、感情に基づく投資や財務的投資、その他のプロジェクトに関連する基準に応じて、関係者を特定して分析し、マッピングすることが重要です。
通常、関係者の分析は、必要に応じて会社の上級リーダーシップを含む、プロジェクト グループとのブレインストーミング セッションから始める必要があります。これにより、プロジェクトに取り組んでいる間、およびプロジェクトの立ち上げ後に、プロジェクトの影響を受ける可能性のあるすべての人々をホワイトボードに表記できます。より大きな関係者のプールを特定したら、シンプルなグリッド チャートなどで、関心と関与のレベルに合わせて調整し始めることができます。
関係者マッピングとは、関係者分析を視覚的に表現し、プロジェクト中に管理する主要な基準に従ってそれらの人々を整理することです。これらの基準の一部には、関心、影響力、財務上の利害関係、感情に基づく利害関係、周辺部にいるが重要な位置を占める人々などが含まれます。これは、グリッドまたはスプレッドシートで行うことができます。
関係者とは誰かプロジェクトで利益を得られる人物
たとえば、マーケティング代理店で働いており、その代理店がテクノロジー企業のプロジェクトに選ばれたとします。このプロジェクトでは、会社が作成した人気のソフトウェア プログラムを更新しますが、6 か月間にわたる作業のいくつかの段階も含まれます。ここでは、この例に関するいくつかのカテゴリの関係者を紹介します。
- 外部: メイン クライアント チーム、マネージャー、部門ディレクターを含むクライアント。代理店の環境では、通常、クライアント プロジェクト チームからの連絡役を担当する 1 人または 2 人の利害関係者がいます。
- 社内: 代理店の最高リーダーシップ、トラフィック マネージャー、会計部門、エグゼクティブ チームのメンバーです。全員がプロジェクトの効率的かつ収益性の高い運営を望んでいます。
- 社内/プロジェクトチーム: これは、会計ディレクター、プログラム マネージャー (必要に応じて)、プロジェクト マネージャー、デザイナー、UX デザイナー、開発者、コピーライター、プロジェクトの成功に貢献するために必要なスキルをその他の持つ人など、このプロジェクトに取り組む代理店のチームです。
- その他: 開発者コミュニティ、技術エバンジェリスト、技術インフルエンサーが含まれる場合もあれば、含まれない場合もあります。また、このソフトウェアのアップデートを期待しており、使用する可能性の高いエンドユーザーすらも対象になる場合があります。
関係者の役割: 一般的な関係者ペルソナとは何か、どのようにマッピングするか
考えられる関係者の大きなリストをホワイトボードに書いたら、関係者の役割を見て、関係者を適切にマッピングできるようにします。あらゆるプロジェクトに関与する可能性があり、一定の役割を果たす特定の種類の関係者がいます。これには、次のような人が含まれます。
エグゼクティブ スポンサー: コーネル大学によると、エグゼクティブ スポンサーは、プロジェクトの支出権限とリソースの確保を最終的に担当するマネージャーです。コーネル・スクール・オブ・ビジネスによると、エグゼクティブ スポンサーとは通常、「声が聞こえ目に見える中心的人物として機能し、プロジェクトの目標と目的に正当性を与え、主要なプロジェクト活動を予定通りに進行させる、プロジェクトの最終的な意思決定者である」とのことです。私たちのシナリオでは、この人物はクライアント企業のマーケティングや開発のバイス プレジデントに当たると考えられます。代理店は頻繁に彼らとやり取りしないかもしれませんが、すべての範囲変更の最終的な承認や、各段階の承認を得ることになります。
プロジェクト スポンサー: この関係者は、より詳細なレベルで関与し、プロジェクト マネージャーを監督します。この関係者は通常、完了に向けた大まかなレベルでのタスクの進捗に従い、多くの場合、プロジェクト マネージャーも監督します。
外部: これらの関係者の中には、会社の株主、請負業者、監視グループなど、実際のプロジェクトからかなり距離のある人物が含まれることがあります。通常、これらの関係者は最小限の情報を必要としますが、話を聞いてもらえていると感じさせる必要があります。
社内: これらの関係者には、代理店とクライアント側の経営陣、両サイドの人材 (プロジェクト全体でより多くの人員配置を求められる場合があります)、IT、プロジェクトの作成に必要な開発者が含まれます。
関係者分析を開始する
プロジェクトに関連するすべてのタイプの関係者を特定したら、分析を始め、基準に合わせてマッピングすることができます。ここでは、主要な質問をしますが、関係者とそのニーズを評価する際にできる限り率直になることが重要です。
考慮すべき重要な要素
- プロジェクトに最も大きな影響を与える関係者は誰か？これには、主にクライアント側の人物 (通常はプロジェクト チーム、プロジェクト スポンサー、エグゼクティブ スポンサー) が含まれます。
- プロジェクトによって最も大きな影響を受ける関係者は誰か？これには、最初のグループの人々を含めることができますが、外部の人々も含まれる場合があります。建設プロジェクトでは、近所の人々、環境活動家、最終的な建物の潜在的な居住者がこのグループに入る可能性があります。
- 実際には関係者と見なされない重要な人物をどのように扱うべきか？たとえば、ソフトウェア プロジェクトでは、対象のソフトウェア チームとは別のエグゼクティブであり、部門のリーダーで、特定の事柄については業務の輪の中にいる必要があるかもしれません。これらの人々は、懸念を提起したり、障害を作り出したりする力を持つことができるため、最小限の関与を維持してください。
- 誰がリソースを管理するのか？範囲や予算の変更をリクエストする必要がある場合や、特定の分野から割り当てられたリソースを必要とする場合に備えて、クライアント側と代理店側の関係者が管理します。
- 関係者の最大の動機と関心事は何か？関係者の原動力を決定する際には、次の点を考慮してください。
- 誰が金銭上の利害関係/関心事を持っているか。
- 誰が感情に基づく関心を持っているか (これを過小評価しないようにします。このプロジェクトが誰かの「子供」のようなものであった場合、その人を満足させ、情報を伝え続けることが重要です)。
- 各関係者の一番の動機は何か。
- 誰が最大の支持者か。
- 誰が最大の非支持者または否定派か。
関係者の分析とマッピングの開始
上記の作業を完了すると、主要な関係者と、関係者がマップやマトリクスのどこに含まれるべきかの分析を開始するのに十分な情報が得られます。
Vivian Kloosterman 氏は、ニュージーランドの VK Consulting Environmental Engineers Ltd. (VK コンサルティング エンバイロンメンタル エンジニアズ) のマネージング ディレクターで、関係者の管理と分析に関するいくつかのコースを提供するオンライン ビジネス スクール、Continuing Professional Development (継続的プロフェッショナル開発) の創設者です。
「関係者の影響力と関心に応じてマッピングするマトリクスを使用すると、関係者の関与レベルを示すことができます」と、Kloosterman 氏は言います。「そうすることで、彼らと関わる必要があるエンゲージメントの種類が示されます。関係者のやる気を引き出す動機と、関係者を獲得する必要がある方法を理解できます。」
Kloosterman 氏は、クライアントをマッピングできるシンプルなマトリクスの使用を提案しています。
これで、各関係者の相対的な重要性とニーズを視覚的に把握することができます。まず、関係者の名前をマトリクスの最も適する場所に追加することから始めます。たとえば、上記で言及したクライアント側の人物は、部門内で目立っており、意見が重要視されるため、技術面ではプロジェクト チームの一員ではないにもかかわらず、「すべての情報を得る」領域に分類される可能性があります。これは、そうしなければその人が混乱のリスクを招く可能性があるためです。
マトリクスに記入する際は、さまざまな色を使用して名前を書くことができます。クライアント プロジェクト チームの 1 人がプロジェクトの構成要素に対して全面的に賛同していないことがわかっている場合は、その名前を行く必要がある場所に入れることに加え、赤でマークすることもできます。関係者名を色分けすることで、プロジェクトの代理店側の全員が、その人とのコミュニケーションにはより多くの説明を含めるか、説明の回数を増やさねばならない可能性があることを理解できます。その人本人と、その人とのコミュニケーションを適切に扱うことで、その人は大きな支持者になるかもしれません。その場合は名前を緑色に変えることもできます。
関係者の分析とマッピングのメリット
最も強力な関係者の意見や影響力を使ってプロジェクトを形成すると、あなたとあなたのプロジェクトは成功に向けてさらに準備が整います。何よりも、コミュニケーションを必要としない人とコミュニケーションを取ろうとすることで、貴重な時間やリソースを無駄にする必要はありません。
さらに、最も重みと影響力を持つ主要な関係者は、リソースの獲得、リソースやタイムラインに対する競合する要求先の優先順位付け、潜在的な障害の解消に役立ちます。
したがって、これらの優先度の高い関係者は、特定と管理を円滑に行うために重要です。作成し始めた関係者の分析とマトリクスは、プロジェクトが最良の結果を出すために誰を管理する必要があるかをチーム全体で確認するのに役立ちます。
「すべての関係者の影響力と、プロジェクト中の変化を自分が認識していることを確認してください」と Kloosterman 氏は言います。プロジェクトの最初にマッピングするものは何でも、そのスナップショットをキャプチャしますが、関係者のマトリクスは変化する文書であることを確認してください。「継続的な変化を認識し、コミュニケーションとエンゲージメントのレベルを変更することで変化を考慮します」と彼女は言います。
関係者のコミュニケーション: 誰がいつ、何を知る必要があるのか？
関係者とその影響力、関心、賛同レベルを特定したら、関係者のコミュニケーション計画を立て始めることができます。ランク付けした利害関係者の入った単純なグリッドから始めて、彼らが期待し必要とすると思われるコミュニケーションの種類を追加します。こちらにサンプル プランを示します:
関係者コミュニケーション計画テンプレート
関係者コミュニケーション計画テンプレートをダウンロード - WORD
グリッドには、コピーと設計のレビュー期間、進捗状況、予算、今後のタスクに関する日次、週次、月次の更新を含めることができます。
グリッドを共有ドライブに保存してコミュニケーション計画を共有することも、自動ツールで電子メールを更新して、適切なユーザーに適切な頻度で送信することもできます。プロジェクト マネージャー個人からの電子メールを通じ、主要な関係者に対して、週次の概要レポートを行う場合もあります。内部の関係者は、予測された時間と費やされた時間、および近い将来に費やされる可能性が高い時間が記載された、バーン レポートを見たいと考えるでしょう。
一部の関係者 (経営幹部のリーダーなど) は、より正式なタイプのコミュニケーションを必要とするかもしれませんが、頻度はそれほど高くありません。おそらく、こうした関係者は、ステータス、発表済みの内容と更新情報、現在までに受け取った入力とフィードバックなどについて報告する、月次の PowerPoint プレゼンテーションを好むでしょう。
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