利害関係者解析テンプレート
この利害関係者分析テンプレートは、プログラムマネージャを念頭に置いて設計されています。 そのテンプレートには、関係者の名前、役割、関心事項、およびコミュニケーションの目標と方法を一覧表示するための簡単なスプレッドシートが用意されています。 関係者の態度、影響力、その他関係のあるものを包括的に把握するために、関係者に関する追加のメモを含めることができます。 テンプレートを編集して、必要に応じてより多くの列や異なる情報を含めることができます。
プログラム利害関係者分析テンプレートをダウンロードしてください
関係者管理計画テンプレート
この関係者管理計画テンプレートには、詳細な分析用のスプレッドシートと、関係者のマッピングのマトリックスが含まれています。 スプレッドシートを使用して、個人やグループ、個人やグループの動機、期待事項、影響力のレベル、および関係者管理計画の詳細を一覧表示してください。 マトリックスには、関係者の視覚的なマップと、それらを管理するための計画の寸評が表示されます。
利害関係者管理計画テンプレートをダウンロードしてください
利害関係者分析マトリックステンプレート
利害関係者戦略テンプレート
このテンプレートを使用して、プロジェクトのさまざまな段階で利害関係者に関与するための、時間の流れに沿った戦略をリストアップします。 利害関係者は優先グループに分けられ、関与と情報のやり取りの計画がグループごとに一覧表示されます。 これにより、特定の個人との作業方法を検討する際に、管理計画の概要をより詳細に分類できます。
利害関係任登録テンプレート
関係者を追跡するための簡単なログが必要であれば、この登録テンプレートが基本情報の列が用意されています。 利害関係人の名前、連絡先情報、コミュニケーション方法、および各関係者のプロジェクトに対する関心。 このテンプレートは参照ツールとして使用でき、変更が発生した場合にプロジェクトの全行程で更新できます。
関係者コミュニケーションプランテンプレート
関係者の影響力と関心、各関係者のコミュニケーションの頻度と種類、および関連するコメントを示すシンプルなコミュニケーション計画文書を作成します。 このテンプレートは、包括的なプロジェクト管理計画の一部として含めることができます。 コミュニケーションの計画、関連する詳細の追跡、プロジェクト管理工程の通知に使用します。
利害関係者コミュニケーションプランテンプレートをダウンロードしてください
利害関係者とは誰か
利害関係者には、プロジェクトの結果に対する影響を受ける、または既得権を持つ、または影響を与える可能性のある人物が含まれます。 プロジェクトチームのメンバー、会社の経営幹部、特定の部署など、社内にいる場合もあります。 関係者は、クライアント、コミュニティリーダー、業界の実力者などの外部関係者であることもあります。 最も影響力と関心を持っている利害関係者は、特定し管理する必要がある主要な関係者です。 より少ない影響力と興味を持っている人は重要は重要ですが、コミュニケーション計画の焦点にはなりません。 これらの関係者は、情報を与えて満足させる必要がありますが（プロジェクト中に特に役立つ場合もあります）、主要な利害関係者よりも優先順位が低くなります。
利害関係者マッピング
利害関係者の分析は、視覚的なマップで表すことができ、多くの場合、実力と関心を測定するグリッドまたはマトリックスとして表示されます。 シンプルな 2 × 2 のマトリックスは、利害関係者を、影響力が高く関心も高い、影響力は高いが関心は低い、影響力は低いが関心は高い、および理協力も低いし関心も低いと、関係者に分けるのに役立ちます。 この視覚的な表現により、どの関係者が最も注意を払うべきかを簡単に確認できます。 実力者で関心を持っている人とは、密接に関わり、頻繁に相談し、満足してもらう必要があります。一方で、実力も関心も最も低い人は、単に監視し、労力の少ない一般的なコミュニケーションを使用して常に情報を得る必要があります。 ただし、最初は実力も関心も低いと特定された一部の利害関係者が、より高い関心カテゴリに移行する可能性もあります。 マトリックスに関係者を追加したら、関係者間の関係を特定できます。関係者を表すには、影響を与える線を描き、関係者名を関連付けます。 これにより、どの利害関係者が他の関係者に影響を与えているかを明らかにすることで、より詳細な分析を行なえます。
また、分岐のマインドマップを使用して、利害関係者の関心や関係を表示したり、優先度別にグループ化された関係者のリストを作成したりすることもできます。 使用するマッピング工程に関係なく、利害関係者分析は関係者の特定、優先順位付け、効果的な関与に役立ちます。 大量の関係者を扱う場合は、分析にデータベースが必要になることがありますが、数値が小さい場合は、視覚的なマップが簡単で便利なツールになります。
関係者分析の手続き
関係者の分析に必要な主な要素（特定、優先順位付け、理解）についてはすでに説明しました。 このプロセスに着手する際に留意すべき各ステップについて、いくつか説明します。
- 関係者の特定 - 関係者のリストに組織が含まれている場合は、各組織内の関係者を特定して、コミュニケーションの適切な目標にできるようにします。 最初のブレーンストーミングセッションで多数の利害関係者が得られた場合は、利害関係者ごとにグループ化し、各利害関係者グループ内での重要性を評価することを検討します。 たとえば、主に財務的な懸念を持つ関係者や、ビジネスの評判やプロジェクトの環境への影響に関心を持つ関係者がいるとします。 これらの各グループ内では、一部の個人が他の者よりも多くの力と影響力を持ち、優先順位が高くなります。
- 関係者の優先順位付け - 関係者の関心と影響をマトリックスにマッピングすることで、主要な関係者と、それらを管理するために必要な行動を特定することができます（重要度のレベルに応じて）。 このステップの一部として、プロジェクトを支持する可能性のある関係者と、プロジェクトを阻止しようとする関係者を特定することができます。 強力な利害関係者は、プロジェクトに積極的または否定的な方向で影響を与えられるため、プロジェクト全体で適切なレベルのコミュニケーションを早期に行い、維持することが重要です。
- 利害関係者を理解する - 利害関係者の動機は何か？ どのようなリソースが必要ですか？ 重要な利害関係者からの反対にどのように対処しますか？ さまざまな関係者に最適なコミュニケーション方法は何ですか？ 関係者のリストを分析して、プロジェクトに対する関心、自分からどのような情報が欲しいか、自分の意見に影響を与える人物、およびコミュニケーション計画を通知し、プロジェクトの決定に影響を与える可能性のあるその他の詳細について理解を深めます。
Smartsheet で、より協力的ななリアルタイムプロジェクトプランを作成できます
ニーズに合わせ変化に対応できるようデザインされた、柔軟性のあるプラットフォームで、チームの能力を最大限に引き出しましょう。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップ レポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チーム メンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。 やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。