エグゼクティブサマリーの目的は何ですか?
エグゼクティブサマリーは、明確で簡潔なもの (通常は 1 ~ 2 ページ) で、主要なポイントを正式な形で示す必要があります。 エグゼクティブサマリーの目的は、要約している大きなコンテンツから事実を提示することで、読者の好奇心をそそります。
エグゼクティブサマリーは、ビジネス文書 (ビジネス計画、プロジェクト提案、レポート) の一部、または研究主導型のコミュニティや大学で一般的な長い記事や文書のいずれかです。 エグゼクティブサマリーは、正しく作成すると、大きな文書の情報と目的の概要を示します。 エグゼクティブサマリーは、要約するコンテンツから単独で立っており、重要な情報、推奨事項、調査結果、より広範な文書の結論を含める必要があります。
しっかりと書かれたエグゼクティブサマリーのメリット
十分に計画され、しっかりと書かれたエグゼクティブサマリーは、読者の時間を優先し、コンテンツの重要な側面を学ぶために必要な労力を減らすので、貴重なツールです。 この要約は、ビジネス計画、プロジェクト提案書、製品リリースプレゼンテーション、セールスピッチの目的を伝え、読者の関心と関心を高め、先に読んだり、行動を起こす力を与えたりすることができます。 たとえそれが読者の目に見える唯一のものであっても、強力なエグゼクティブサマリーは第一印象として読者に価値を生み出します。 エグゼクティブサマリーを使ってビジネスケースを作成したり、ポジションをサポートしたり、ストーリーを伝えたりします。 エグゼクティブサマリーを読んで、コンテンツの対象が彼らにどのような影響を与え、自分の仕事、会社、プロジェクトにどのような影響を与えるのかを知る必要があります。
エグゼクティブサマリーは、医療、教育、政府、テクノロジー、不動産、財務、法律、非営利団体など、さまざまな業界でコミュニケーションツールとして使用されています。 エグゼクティブサマリーのメリットの 1 つは、1 種類のコミュニケーションだけに限定されない点です。 エグゼクティブサマリーは、次のようなさまざまなユース ケースに現われます:
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事業計画
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法務ブリーフ
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製品発売プラン
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カレッジキャンパスアンケート
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市場調査レポート
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環境研究
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プロジェクト提案書
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病院の計画と評価
エグゼクティブサマリーの形式は何ですか?
すべてのエグゼクティブサマリーは、情報を読み手に事前に知らせるために作成するため、通常は文書の最初に配置されます。 (目次に記載されている正式なビジネス文書の別のセクションである場合もあります。)
エグゼクティブサマリーは、形式にとらわれる形式をとらずに使用する場合、冒頭の段落、別の 1 ページの要約メモ、またはレポートの最初のページを指します。 たとえば、資金調達を目標としている場合は、投資家プロフィールのようなエグゼクティブサマリーを使用して、会議の開催や資金提供に必要な情報を読み手に提供します。
形式と長さは、まとめるコンテンツの目的によって異なります; 従うセット構造はありません。 ここでは、スタイルに関係なく、エグゼクティブサマリーに使用できる書式設定のヒントをいくつか紹介します:
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外観の順序: はじめに、文書の目的に最も重要な要約のセクションを決めます。 副見出しやセクションをその順序で整理します。 箇条書きと要約のさまざまな部分の間に十分な間隔を使って、コンテンツをスキャンする際にアクセスしやすくします。 そうすることで、文書の一部に任せた情報が自然に捨てられるので、長い文書のメッセージ、提案、結論、解決策を優先することで、読者の時間を尊重できます。
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どのくらいの量が多すぎる: エグゼクティブサマリーの長さは、要約するコンテンツの種類や目的によって異なります。 要約は文書全体の特定の割合に抑えることをお勧めしますが、一部の人は一定のページ数を推奨します。 最も重要な情報を読み手が得られる状態で、要約を簡潔かつ包括的に保つことに重点を置きましょう。
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オーディエンス目標: エグゼクティブサマリーのトーンと言葉は、ターゲットオーディエンスのトーンと一致させる必要があります。 定義を必要とする技術的な専門用語を使うのを避け、目的とするオーディエンスの知識と専門知識に基づいて、簡単に情報を提示しましょう。 背景情報について広範な背景情報を必要とする頭字語やハイライトデータは含めず、カジュアルで非公式なトーンは避けてください。 とはいえ、社内コミュニケーションで使われるエグゼクティブサマリーは、外部のコミュニケーションツールと比べてトーンやスタイルが異なります。
1 ページのエグゼクティブサマリーテンプレート
このテンプレートは、エグゼクティブサマリーを 1 つのページに収まるように設計されています。 短いセクションと箇条書きを活用して、文書を簡潔に保ち、読み取りを続ける情報を読み手に伝えましょう。 副見出しをカスタマイズして重要なポイントを整理し、文書の目的に基づいて重要さを強調します。
1 ページエグゼクティブサマリーテンプレートをダウンロード
エグゼクティブサマリーのよくある落とし穴は何ですか?
エグゼクティブサマリーをフォーマットして整理する際は、書き方の悪い要約や計画が不十分な要約を悩ませる以下の落とし穴に注意してください:
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事実または説得力: エグゼクティブサマリーの動機と目的を事実で裏付けます。 要約が提案書やピッチデッキの場合は、バズワードやピッチワードではなく、データや情報を読み手に説得しましょう。 エグゼクティブサマリーに、市場調査、プロジェクト例、独立したデータ、お客様の声など、素材の中で支持できない概要や意見が含まれる場合。 あなたは読者を誤解するリスクがあります。 説得のために、クライアント、政策立案者、または経営陣が説得力を求めてサポートされていない提案や結論につながる要約を書くことは避け、事実に焦点を当てます。
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繰り返しよりも関連性: エグゼクティブサマリーは、コンテンツの繰り返しの要約です。 したがって、コンテンツ全体の真の目的を要約したものは、最も関連性の高い詳細のみを含めます。 ビジネス計画、リサーチレポート、クライアント提案書の残りの部分を使って、背景情報に関連するトピックを長く取り上げます。 長めのビジネス文書や調査文書の情報や背景を切り取って要約に貼り付けようとすると、詳細が読者に印象に影を落とす可能性があります。 背景には紹介があり、読者の注意を失うリスクがあります (特にオンラインオーディエンス)。
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一貫性がカギ: エグゼクティブサマリーでは、コンテンツの大きな部分の内容が浮き彫りになります。 提案書の本文でカバーされていない情報はここには含めないでください。 複数の副見出しを使用してレポートの本文にコピーを整理しないようにします。 たとえば、エグゼクティブサマリーで「プロジェクトマイルストーン」を強調表示した場合、ビジネス提案書の「プロジェクト目標」の新しいセクションにリストしないようにします。 要約の中で確立した口調と言葉を素材全体に使います。 専門分野に精通していないオーディエンスをターゲットにしている場合は、ボディコピーで高度に技術的な分析に切り替えないでください。 最後に、エグゼクティブサマリーで取り上げる場合は、レポートで再度取り上げてみてください。 要約で強調した内容の詳細を読み手に知らないでください。
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明確な結論を出す: 結論を出したエグゼクティブサマリーを書き、文書の作成目的を裏付けます。 長いプロジェクト提案書やレポートをまとめるときは、読者の興味を覚えておきましょう。 読者は、あなたが提案する解決策を明確に理解していますか? 彼らはあなたが解決する問題を特定できますか? エグゼクティブサマリーが読む唯一の内容であれば、提案に対して行動を起こすか、含まれた情報に基づいて望ましい結果を予測できますか?
エグゼクティブサマリーの概要のテンプレート — PowerPoint
この無料テンプレートを使用して次の大きなプレゼンテーションの概要をまとめるか、ライブの会議記録として更新しておき、進化する社内のビジネス計画や資金ニーズに対応できます。 スライドのフォーマットは、正式なビジネス計画の要約の重要な要素をまとめたものです。 コンテンツの目的に合わせてスライドをカスタマイズしたり、それぞれを拡張したりできます。 スライドをアウトラインとして使用して、レポートの更新または下書きのたびに要約するコンテンツを追跡できます。
エグゼクティブサマリーの概要のテンプレートをダウンロード — PowerPoint
エグゼクティブサマリーに含める内容
エグゼクティブサマリーを書く際には、その理由とターゲットオーディエンスに応じて、各エグゼクティブサマリーの構成要素を決定します。
たとえば、社外オーディエンス向けのビジネス計画には、財務情報や企業の規模や規模に関する詳細が含まれます; 資金調達を求めるスタートアップ企業と投資家は、特定の財務要件と、それらがビジネス戦略にどのような影響を与えるかを強調します。 エグゼクティブサマリーは、取り上げるコンテンツによって異なりますが、ここでは一般的なフレームワークをご紹介します:
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はじめに: この冒頭記述書、段落、またはセクションには、文書の目的と従うべき内容を明確に記述する必要があります。 このセクションをどのように使用するかは、読者やオーディエンスが望む結果、提示した情報に価値をすぐに見出すべき人によって異なります。 したがって、紹介に含まれる詳細は、読者の注意を引く必要があります。
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会社情報: 社外のオーディエンスのためにエグゼクティブサマリーを作成する際には、会社名、ミッションや目的の説明、連絡先情報、所在地、業務の規模や規模を記載しましょう。 この要約では、創業者、投資家、コーポレートリーダーシップについて紹介する場合もあります。 業界やスタートアップの過去の経験をまとめた背景情報や、会社の現在の状況に関する過去の背景情報などが含まれます。 プレゼンテーションやリサーチレポートで使用する場合は、レポートの結果を発表するチームや責任をチームに紹介します。
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製品とサービス: エグゼクティブサマリーは、解決した問題や満たす必要性を強調する場所です。 レポートでは、自分が調査したことや、発見について読み手が知っておくべきことをハイライトします。 プロジェクト提案書には、達成しようと計画している内容と、それを成功させるために必要なものを含めます。 マーケティングプランや製品リリースのプレゼンテーションでは、あなたのサービスや製品がこの特定の時点で関連性のある理由を読者に伝えましょう。
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市場分析: ビジネス計画のエグゼクティブサマリーは、ターゲットとなる顧客をプロファイリングし、製品やサービスの市場機会を説明する場合があります。 次のような質問に答えるとよいでしょう: この市場には 5 年間の計画がありますか? 顧客基盤の拡大と市場シェアの向上を予測するにはどうすればよいでしょうか? 読者が知っておくべき顧客に関する調査の何が際立っていますか?
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競合分析: このセクションには、次の質問への答えを含める必要があります:
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提案したソリューションや製品の競争上の優位性は何か、この市場で誰が、何を競うのか?
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現在、そして今後の機会は何でしょうか?
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市場や製品やサービスにおけるリスクは何ですか?
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主要な競合他社との関連性は高いですか?
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今後の成長計画と、どのような障害に対処すると予測していますか?
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財務状況: エグゼクティブサマリーは、読者に関連する重要な財務データや、調査をサポートするデータを要約します。 資金を確保することが目的の場合は、要求する特定の金額を含めます。 財務データやエグゼクティブサマリーで強調する数字の背景情報を必ず入力してください。 このセクションは、成長を強調したり、指標を使用して会社の視点を示したりするのに最適な方法です。
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結論: 調査結果、議論された問題と解決策、または提案されたプロジェクトと作業を要約します。 もしリーダーが下す必要がある決断があれば、その決断を直接受け入れるのです。 結果を明らかにしますが、残りのコンテンツが従うのに十分な陰謀は残しておきます。
エグゼクティブサマリーを終わらせる方法は?
エグゼクティブサマリーは文書を始めますが、それはコンテンツの残りの部分から単独で行い、それでも価値のあるものになるように結論付けます。 この結論を基に、調査結果をまとめ、提案し、問題の解決策を提案します。
読み手に決定してほしい場合は、このセクションで行動を起こすよう依頼してください。 調査レポートをまとめる場合は、その成果と、その成果をまとめるために用いた研究方法をまとめましょう。 結果や提案は目に見えるようにしますが、オーディエンスに読み続ける気を与えるほどには置いておきましょう。 エグゼクティブサマリーは、レポートや提案書で伝えるストーリーのテーマや中心的なメッセージを設定する強力なステートメントやトランジションで閉じます。
ビジネス計画のエグゼクティブサマリーには何が必要ですか?
従来のビジネス計画は、オーディエンスが社内外であるかどうかに応じて、コンテキストとコンテンツが異なります。 どちらのオーディエンスも、エグゼクティブサマリーですでに説明した要素 (実質的な序文など) の恩恵を受けています。
しかし、社内のビジネス計画の要約には、経営陣や主要な人員を紹介するセクションは必要ありません。 外部のビジネス計画は、要約で重要な財務情報を見つけることを期待するオーディエンスを対象とします。 ビジネス計画のエグゼクティブサマリーを作成する際には、対象ユーザーと文書の目的に基づいて、含める情報を決定します。
ビジネス計画エグゼクティブサマリーテンプレート
このエグゼクティブサマリーテンプレートは、ビジネス計画を承認し、レビューできるように設計されています。 このシナリオでは、外部のオーディエンスにプレゼンテーションするため、標準的なビジネス計画の文書で詳細に注意を払う必要があります。 箇条書きと明確で正式な言葉を使って、読者を会社に関する最も重要な情報に導きましょう。
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レポートのエグゼクティブサマリーには何が必要ですか?
ジョシュ・ベルナオフは、Forrester Research のレポートの作成と編集に 20 年を費やしました。 彼はストーリーを伝える実用的なレポートを作成することを提唱しています。 彼は、エグゼクティブサマリーは非常に重要であると考えています。
「レポートがストーリーであれば、適切なエグゼクティブサマリーも同じストーリーで、簡単に書き上げられます」 と、Bernoff氏は書いています。」 彼は、レポートの執筆中に、読者が「このレポートで一番格好いいのは何ですか」や「何を見つけたか」といった質問をしたと想像することをお勧めします。
「読者に直接書かれたあなたの答えはエグゼクティブサマリーです」と、ベルナオフは著書の中で説明しています。
レポートのエグゼクティブサマリーには、急いでオンラインの読者の注意を引く、鮮明な詳細が必要です。 ベルナオフによれば、要約では、レポートのすべての言葉の背後に伝えたいストーリーを要約しています。 このアドバイスを指針として、以下の質問への答えを含めてレポートの要約を作成することを検討しましょう:
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レポートの中心となるプロットは何ですか?
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このストーリーはなぜ重要なのでしょうか?
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最も印象に残る場面 (例、データ、ケーススタディの結果など。) レポートの異なるセクションから?
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あなたの研究はストーリーの中心的対立 (問題は解決された) にどのように対処しますか?
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あなたの研究はストーリーの結論をどのようにサポートしていますか?
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この記事では、読者にどのような行動をとるべきでしょうか?
長いリサーチレポート (特に学術記事、科学雑誌、政府研究、医療関連の取り組みなどで使用されるレポート) のエグゼクティブサマリーには、ビジネス計画や提案書に含められなかった、追加の書式設定の検討事項や要素が必要です。 調査レポートのエグゼクティブサマリーを作成する際には、以下のガイドラインを考慮してください:
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エグゼクティブサマリーの各セクションを、メインレポートと同じ順番で発表します。
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レポートの本文にサポートされず、提示されていない情報や調査は含めないことをお伝えください。
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調査を正当化し、提案を提供するエグゼクティブサマリーで結論を出します。
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テーマに関する高度な知識や専門知識を持たない読者が理解できる技術情報を口調と言語で記述します。
レポートのエグゼクティブサマリーは抽象的な内容とは異なります。 要約は、レポートのより短い概要であり、大学で一般的です。 彼らは、エグゼクティブサマリーよりもはるかに短い研究の概要を読者に理解しています。 要約は、読み手が読むかどうかを判断するのに役立つ単独の記述書としても考えることができます。 エグゼクティブサマリーとは対照的に、必ずしも先に読む必要なく、読者のための要約、メソッド、結果、結論、提案を含む構造で調査を要約します。
調査レポート エグゼクティブサマリーテンプレート
このテンプレートを使用して、レポートの調査結果の概要を作成します。通常、これらは、ビジネス計画と提案のエグゼクティブ・サマリーよりも長くなります。 このテンプレートは、調査データを示すためにチャートと表のスペースを必要とする詳細なレポートに対応できるようにフォーマットされています。 技術的な情報を簡潔に要約し、重要な知見をさまざまな専門知識や関心を持つ読者に伝える明確な副見出しを持って行うように設計されています。
リサーチレポートエグゼクティブサマリーテンプレートをダウンロード
エグゼクティブサマリーで資金を入手する
ベンチャー企業の資本投資を求めるスタートアップ企業やエンジェル投資家は、より簡潔で、あまり正式ではない投資家のプロフィールとして、ビジネス計画からエグゼクティブサマリーを好み直すことができます。
このタイプのサマリーメモは取り除かれ、特定の財務要件と資金がビジネス戦略にどのように影響するかに焦点を当てます。 AngelList やGust などの投資家プラットフォームの Web サイトでプロファイルを作成するのに最適なテンプレートです。 従来のビジネス計画の要約を、会議や資金提供の場となるピッチに変換するには、以下のヒントを参考にしてください:
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求めている特定のドル額、資金の調達目的、評価用の言葉、担保、株式共有情報など、関連するデータを含めます。
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財務データはシンプルに保ち、最も近いドルの金額に丸めましょう。
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創設者、パートナー、および主要な管理人員をリスト表示し、特定のドメインの専門知識や過去のスタートアップ経験を強調します。
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会社の成長計画と提案された終了戦略を説明します。
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業界内のバズワード、無意味なフレーズ、フレーズ (たとえば「Uber of。。。」「ゲームを変える」「破壊的」「次の Facebook」「世界クラス」など) を削除します。
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注目に値する成果、知財、重要なビジネスパートナーシップ、テスト市場における製品開発段階に関する情報などについて言及しましょう。
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進行中の作業を説明し、顧客の成長、市場需要、製品開発に関する関連情報を強調表示します。
スタートアップエグゼクティブサマリーテンプレート
このテンプレートを使用して、エグゼクティブサマリーを投資家向けドキュメントに変換します。 これは、投資家プラットフォーム上の会社のプロフィールとして機能する一ページのピッチとして機能します。 このテンプレートの用途を変更し、PDF サマリー メモとして保存しておけば、投資家との将来のミーティングを開催できます。 無料の予算テンプレートを含むスタートアップ企業のビジネス計画について詳しくは、「無料スタートアップ計画、予算 & コスト テンプレート」をご覧ください。
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