時間節約のために時間をかける: ワークフローの作成

ワークフローによって時間が節約され、透明性と再現性が確保されます。しかし、それだけではありません。ワークフローをプロジェクト管理に取り入れると以下の 10 個のメリットがあります。

1. ワークフローによってプロジェクトのリスクが軽減されます。プロジェクトがリスクにさらされると、プロジェクトの複雑さが増し、チーム メンバーの数が増える可能性があります。ワークフローによってスケジュールの遅れを確実に減らすことができます。作業をやり直さなくてはならない事態が限られるため、争いが起きる可能性やコストの削減にも寄与できます。
2. 組織によい変化が起きます。チームが密に連携しながら作業をすると、経営陣がビジネス プロセス側に介入しなければならない事態が減り、ワークフローに対する理解も改善されるでしょう。
3. ワークフローを導入すると、プロセスに変化が起きる可能性があります。ワークフロー作成の一環として、企業は現行プロセスを細部にわたって調査する必要があります。その結果、改善に結び付いたり、最適な状態になったりする可能性があります。 
4. ワークフローがあると、情報にアクセスしやすくなります。重要なプロセスをポイントごとに見直しすれば、ボトルネックや問題を確実に解消できます。このように全体を俯瞰できるため、プロジェクト マネージャーは、プロセスが最初から最後までどの程度首尾よく実行されているかを判断できます。
5. ワークフローがあると各自の分担範囲が明確になります。タスクを完了させるのが誰の責任なのか、自分の担当業務はどこにあるのかについてスタッフがよくわかっていない状態にはなりません。ワークフローでそれが定義されているからです。  
6. プロジェクトのタイムラインの見積もりが改善されます。ワークフローはプロジェクト マネージャーが、タスクやプロジェクト全体の所要時間を見積もる際の土台となります。 
7. 可視性が向上します。ワークフローは、プロセスを関係者に視覚的に伝える方法です。
8. マネージャーは戦略に専念することができます。システムがスムーズに動作していると、マネージャーは運用に対応するための時間を割く必要がなくなります。その代わりに、仕事の他の部分に注意を払い、ビジネスの成長と新規開拓を促進できます。
9. ワークフローによって監査証跡が残ります。これは、ワークフロー管理ソフトウェア システムを使用する場合に特に当てはまります。タスクの進捗と完了、それに伴う詳細情報として、アクションをいつ誰が実行したのか、何か加えられた変更はあるかなどが記録として残ります。
10. 企業がルールを設定できます。問題の発生時に人が判断を下すのではなく、ワークフローであらかじめ決められたルールに従います。これで、憶測に基づいて作業する必要がなくなり、時間を節約して、組織の作業能力に対する信頼を高めることができます。

関連リソース:

意思決定プロセスをスピードアップする方法