リモートチームのメンバーは、あらゆる場所にいます
リモートワークが増え、あなたが自宅で働く従業員に対する直接的な責任をまだ果たしていないマネージャーであれば、あなたの日が来ます。 ギャラップのデータによると、従業員の43%がリモートで仕事をしています。 リモートワークは、小さな会社で一般的ですが、それは小規模企業だけに限定されません。 フォーチュンの100人のマネージャーの10人のうち7人が、リモート従業員を少なくとも1人監督しています。 また、米国人材マネジメント協会によると、60%がリモートで働くミレニアル世代の間でも一般的ですが、機会を与えられた場合、いずれの世代も成人の5人のうち4人がリモートで働くという選択肢を選ぶというデータもあります。
グローバルワークフォースアナリティクスによると、少なくとも時間の半分は約370万人の従業員が自宅で働いています――米国の全労働者の2.5%に相当する人数です。 そして、キャリアフリーランサーとデジタルノマドが増加しており、2027年までに米国の全労働力の半数以上がフリーランスになるという統計が出ているのを忘れてはいけません。 フリーランスであろうとなかろうと、調査会社のIDCによると、2020年までに全従業員の72%がオフィスにデスクフリーになる見込みで、どの建物や郵便番号でも、世界中のどこからでも仕事をしている可能性があります。 すべて考慮すると、マネージャーはリモート管理スキルを迅速に習得する必要があります。
多くのマネージャーは、チームメンバーの一部または全員が現場から離れている場合、そのメンバーを導く責任やキャパシティを放棄したと仮定して、リモートワーカーを管理するという課題を受け入れることを躊躇します。 しかし、ほとんどのマネージャーは、職場のトレンドの性質を考えると、リモートの個人やリモートチームを監督することにほとんど選択肢がありません。 リモートワークのメリットは、一度知ったら否定するのが難しいからです。
「景気後退の前、リモートの機会は有能な人材を誘致する方法の 1 つであり、持続可能性を育てる手段の 1 つと見なされていました。」と職場トレンド調査会社の Global Workplace Analytics (グローバル ワークプレイス アナリティクス) 社で社長を務める Kate Lister 氏は述べています。「しかし、景気後退後、経営幹部は目を覚ましました。リモート勤務は単なる戦術ではなく、戦略的な動きになりました。リモート勤務はコストの節約になるからです。私たちの調査によると、企業は半日を在宅勤務にすることで従業員 1 人あたり年間約 11,000 ドル節約できます。」
リモートワークを許可する企業のメリットにも関わらず、チームがリモートに転換したり、チームメンバーが分散している職場に入ってくるマネージャーには、正式なトレーニングはほとんどありません。
「私にとって最も腹立たしいことの一つは、リモートワークのためのシックスシグマが今までなかったということです」と、リスターは、1980年代に開始されたプロセス改善プロトコルに言及しています。
マネージャーは、その場を活気づけようと緊張します。 リモートで働く従業員は、大きく異なるマネジメントアプローチを必要としません――適切な仮想労働環境とツールを選択し、任意のメッセージの適切なコミュニケーション媒体を選択し、期待を抱くことは労働者とマネージャーの間の相互に良好な関係を築くうえで役立ちます。
リスターによれば、リモートワークが増えつつある従業員に手を加えるマネージャーは、リモートゲームで成功している企業の同僚と話をしたり、職場調査会社ワークプレイス・エヴォリューショナリーズが出版した『機動的労働』におけるケーススタディを読むことを検討したりすることで自己啓発しています。
モチベーションの再燃 リモートチームは、相応の特権を必要とし、それらを取得するために必要なことをします。
姿勢がすべてであり、リモートチームに関しては、マネージャーにとって朗報です。 ほとんどの従業員は、通勤時間の短縮や、スケジュールを日中パートに組み込んでワークライフバランスを改善できるなど、何十もの理由でリモートで働く機会を楽しんでいます。 言い換えれば、従業員はリモートで作業する権限を求めているため、リモートで作業する権利を保持するために経営陣が定めたルール、要件、期待事項、不測の事態を満足させることに一般的に前向きです。
- リモートチームのメンバーは積極的に働いています。 ギャラップの調査によると、リモートで働く人はデスクに縛られている人よりも幸せで、リモートワーカーの方がオフィスベースの同僚よりも32%も積極的に働いているそうです。 とは言え、リモートワーカー全員が完全に解放されることを望んでいるわけではありません。 リモートチームのメンバーと雇用主の「最適なエンゲージメント」は、週に1日の現場外勤務(20%現場外)から週に3～4日の現場外勤務(60～80%現場外)に増加しましたが、それでも従業員は対面、社会的つながり、無料のコーヒー、職場で利用できる構造を楽しんでいます。
- リモートは報酬。 懸念事項が上司と良い関係を構築することであろうと、部下を管理することであろうと、従業員はフレックスを利用したりリモートワークの特権のために犠牲を払う意思があることを覚えておきましょう。 アーンスト・アンド・ヤングの2015年の調査によると、競争力のある給料と福利厚生の次に、職場での柔軟性は、特に子供がいる社員の間で最優先事項です。 従業員は柔軟性を得るために犠牲を払います。 グローバル・ワークプレイス・アナリティクスによると、テクノロジーワーカーの約37%が自宅で仕事をするためなら10%の減給を受け入れるといいます。 シトリックスによる調査はこの事実を裏付けます。 ある会社は、チームメンバーの約3分の2が、週に1回だけ自宅で仕事をする特権のためなら仕事に関連する特典を少なくとも1つ先送りすることを明らかにしました。
- 時間を節約してお金を稼げる。 リモート従業員が取り戻す通勤時間は、多くの場合、勤務時間に再投資されます。 AT&Tの報告によると、リモートスタッフはオンサイトワーカーに比べて毎週5時間追加で仕事をしているのに対し、サンマイクロシステムズの報告によると、節約した通勤時間の67%が勤務時間に戻ります。 通勤時間を週6時間節約している従業員は、50週間で200時間の勤務時間を会社に還元します――つまり5週間40時間もの勤務時間に相当するという事実を考慮してください。
リモートワークは別の形でもマネージャーに金銭的および時間的な利点をもたらします。 グローバル・ワークプレイス・アナリティクスが調査した企業の約46%は、テレワークは消耗を減らすと回答しています――つまり、リモートワーカーが出入りすることで、新規労働者の採用、雇用、研修の時間とコストを削減できます。 リモートチームのケアや世話の傾向には、マネージャーのための時間と技術トレーニングを事前に投資する必要があるかもしれませんが、消耗を減らすことやチームの友好は、この努力に見合う価値のある報酬ではありませんか？
リモートチームの管理： 懸念事項と障害を予測する
リモートで支配されているチームを成功に導くマネージャーは、個人的にも仕事上でも必要なことについてのインサイトを集めるのに余分な時間を費やす必要があります。 これは、社内のチームを率いるマネージャーにも当てはまりますが、リモートチームのメンバーは、職場で働く人には無い懸念を抱いていることがよくあります。 従業員は職場でリモートの役割を引き受ける際にどのような懸念を抱くのだろうか？ リモートワーカーが職場の調査で注意する4つの課題と、その対処方法や補う方法を以下に示します。
懸念事項１： リモート従業員は昇格しますか？
柔軟なスケジュールやリモート環形態で働く米国人労働者の10人のうち1人は、柔軟な業務形態のために「ネガティブな結果」を経験したとアーンスト・アンド・ヤングに回答しており、これは、多くの職場では依然として昇給や内部雇用、昇格を失う可能性のあるフレックスの烙印が残ることを示している。 労働者、特に子供がいる労働者は、職場の柔軟性が欠如しているオフィスや、在宅勤務やその他の第三の場所からの仕事を許可しない在宅勤務ゼロの方針を恐れています。 柔軟性のある珍しい部署に入っても、マネージャーや社内の仕事の変更は、柔軟性を失うことを意味しますか？
マネージャーにできること： リモートチームのメンバーに対して明確で測定可能な目標を設定することは、年1回のレビュー、プロモーション、主要なプロジェクト、または内部配置転換の時にリモートで行われる仕事の価値を証明する上で大いに効果があります。 また、マネージャーがリモート従業員と定期的にキャリア目標について話し合う場合は、その従業員をリモート状況で成長したメンターやその他の専門家と調整し、リモート従業員の貢献を社内で評価し、従業員が可視性を得られるようにし、リモート従業員をより広範な従業員と接続できるバーチャルおよびオフィスのイベントに招待し、これにより恐怖を和らげることができます。
懸念事項２： 仕事を完了するための障害
リモートワーカーの4人に1人は、現場外の状況が仕事に関連するタスクの完了に障害を生み出していると感じています。 こうした障害のいくつかは、もっともかもしれません。 その日にログオフする前に、パスワードの入力を忘れてしまったか、リモートチームメンバーを共有ドキュメントに招待しましたか？ 技術サポートはリモート従業員の問題を解決できませんか？ テクノロジーの問題により、オフィスワーカーが会議室で行い続けたバーチャルミーティングから落とされたのでしょうか？
マネージャーにできること： マネージャーとリモート従業員は、リモートワークをうまく機能させるテクノロジーの使用方法について、定期的に訓練および再訓練を受ける必要があります。 ドキュメントや会社のリソースを共有するために必要なスキルに関して、従業員と雇用主の両方が最新の状態であれば、仕事を完了するためのハードルは最小限に抑えられます。 メール以外にも、GoogleDocs、Smartsheet、Dropboxなどのクラウドベースのシステムを使用すれば、従業員はどの時間でも従業員とマネージャーの間で「仕事を任せる」ことができます。 また、リモート参加者とミーティングを行う際には、テクノロジーを使って会議をアーカイブすると(オーディオ記録でも、プレゼンテーション資料へのDIYアクセスでも)便利です――通話またはオンライン会議から落ちた現場外従業員が少なくともそのメモを精読したり後に聴きなおしたりできます。
懸念事項３： フォーモ
取り残されることへの恐れ(FOMO)は、リモートチームメンバーにとってもっともな懸念事項です。 ゾグビー・アナリティクスによると、在宅勤務の従業員の10人中4人は、経営陣から重要な情報を見逃しはしないか、情報の受け取りが遅くなり過ぎすぎはしないかという懸念を抱いているとのことです。 また、労働者は、重要な「ウォータークーラー」チトチャットや、自発的な昼食、ハッピーアワー、オフィス慈善プロジェクト、チームを団結させるボランティア活動の機会を逃している疑いもあります。 リモートワーカーは、長期の請負業者でも、フルタイムのオフサイトワーカーでも、毎日一人で働いていると孤独感を覚えます。 ギャラップのデータによると、少なくとも1人の友人がいる在宅労働者は、そのつながりを持たない人よりも50%満足しています。
マネージャーにできること： 大規模なリモートチームを持つ職場では、多くの場合、チームメンバーがグループや1対1でやりとりできるクラウドベースの「ウォータークーラー」環境を選択します。 マネージャーは、リモート従業員に対し、社内のチームメイトや同僚とこれらのネットワークを通じた交流を促進し、職場で人間関係を形成することができます。 また、従業員やチームが完全にリモートの場合、経営陣は、チーム全体が1つの場所に集合して、またはチーム全体がオフィスに来て、主に画面で見られる名前で協力し、ネットワークを作る定期的な情報共有を計画することがあります。 FOMOに対処するには、正式な連絡先の構築が重要です。
リモートに精通したマネジメントの特徴
強力なリモート管理を生み出すものは何ですか？ リモート従業員1人を管理する場合でも、分散チーム全体を管理する場合でも、チームを導くためには、いくつかの特徴を持つ(または開発する)必要があります。
- 彼らはリモートワークについて「それを得る」： リモート管理に成功するマネージャーは、強固なコミュニケーションを維持するためにリモート従業員が実際に必要としているものが異なる接触ややり取りである場合には異なる管理を必要とするという考え方などの一般的な神話を気に留めません。 また、リモート従業員が働き過ぎている場合は然るべき時間に勤務時間を休んだり、終わらせたりするよう奨励されるべきだという認識で、マイクロマネジメントにつながる可能性がある「去る者は日日に疎し」の恐れも意に介しません。 リモートスタッフ配置は優れたビジネスの一部であり、チームメンバーは現場のスタッフよりも幸せで生産性が高い一方で、勤務時間も増える可能性があることを理解しています。
- 彼らは従業員全体と自分の仕事のリズムと視点を知ることができます： リモートでの配置が成功するためには、マネージャーと雇用主の間の信頼が鍵となります。 従業員の生活全体と仕事のパターン、つまり従業員のモチベーションや、従業員が自分のやり方で働きたいと思う理由を知ることで、すぐに信頼を得ることができます。 従業員が早起きして、放課後に子供を迎えに行くために午後遅く姿を消し、夕食後に仕事を再開する場合、家族のスケジュールを知ることは、チームメンバーの生産性、ワークフローのリズム、アクセス可能な時間に関する自分の期待や他のメンバーの期待を設定するうえで、マネージャーにとって大きな効果があります。 従業員は従来の9～5時の勤務時間内に働かないかもしれませんが、時間はあります。
- 彼らは明確な期待と目標を設定します： いつプロジェクトを完了させる必要があるのか、どのように一連の命令系統を活用するのか、マネージャーと従業員の両方が同時に利用できるかなど、明確な期待を設定し、時間をかけて信頼を確立することが重要です。 従来の9～5時の勤務時間の中ではチームは働かないかもしれませんが、勤務時間のオンとオフを設定することは、従業員とマネージャーの両方にとって期待される環境の一例です。
- これにはリモートワーカーが含まれます： 請負業者やフリーランサーは、希薄な評価水準(通常はチェックが行われます)に慣れているかもしれませんが、リモート従業員は自分たちの貢献を認めてもらいたいと考えています。 これは、現場スタッフとの電話/ビデオ会議への招待、情報共有(部門や会社全体の動向の更新、定期的な状況報告会議)、またはマネージャーが賞賛、検証を伝え、より大きなプロジェクトやイニシアチブに対する個々の従業員の貢献をコンテキスト化するための定期的なチェックイン形式をとる可能性があります。 グローバルチームやマルチタイムゾーンチームでは、各従業員の異なるタイムゾーンを尊重するために、異なるタイミングで会議をずらす形をとることができます。
- 彼らは職場内のリモートワークを伝道し、正常化します： リモートワークに慣れなくても、職場に慣れなくても、リモートチームのメンバーは、機会の喪失や自身の地位に伴う可視性の欠如を恐れることがよくあります。 優れたマネージャーは、個人の貢献を評価するだけでなく、リモートで達成されたプロジェクトやそれを完了した個人の成功を追跡、測定、報告します。 現場外の仕事を主流にすることは、例外ではありませんが、規範であり、マネージャーと従業員にとって良いことです。
リモートチームをコミュニケーションでサポートする方法の詳細については、「ビジネスにリモートチームコミュニケーション戦略を導入する方法： ベストプラクティスと専門家によるヒント」を読んでください。
職場でのリモート管理：米国 政府とテレワーク
おそらく驚くべきことに、米国連邦政府は、従業員の士気の面でメリットが感じられる、天候や災害でもリモートワークが継続性を発揮する能力、テレワークによって不動産や光熱費、通勤に費やす無駄な時間を削減する可能性を挙げ、在宅勤務を提唱しています(テレワークという用語が好んで使用されている）。 アメリカ合衆国 米国人事管理局は、テレワークイニシアチブの進捗状況に関する年次レポートを議会に報告しており、直近の報告では、連邦政府の従業員の42%がテレワークの対象であると述べている。 テレワークの対象となる従業員の約半数がそうしています。
連邦政府の傘下にある多数の機関の中で、在宅勤務への移行は大幅な節約をもたらし、政府はより多くのテレワークを奨励しました(特定の仕事ではテレワークが適用されます)。 いくつかの例を挙げると： 2017年のテレワーク年次レポート(上で述べたように)によると、連邦緊急事態管理局(FRB)はテレワークのために702,277ドルを節約すると見積もっています。 ジョンソン宇宙センターでNasaが行った「フレックスフライデー」は、年間光熱費を85,000ドル削減することに成功し、国立障害評議会は通常オフィスワーカーに提供される地下鉄の福利厚生年間2,400ドルを予算に戻しました。
これらの数字は、強い収益の動機を生み出していますが、政府は、リモート従業員を管理することは巧妙な処理を要求していることを認めています。 「テレワーカーの場所を管理することで、上司とその成績管理スキルに責任が加わった」と、議会への報告は述べています。 「テレワーク環境で成績水準を維持し、改善目標を達成するには、優れた監督スキルが必要です。」
以下は、政府が望むリモート従業員管理スキルのリストのトップスキルです：
- 作業の計画： その従業員は部門内でどんなタスクを行うか？
- 期待の設定： 従業員はどのようにタスクを行う必要があり、それはどのように測定および評価する必要があるか？
- 成績の監視： 仕事の量、質、タイムライン、出費は監視する値があり、ベンチマークを確立するためには多くのコミュニケーションが必要です。
- 従業員の成績評価： 現場外の従業員を評価することは、モチベーションを維持するために特に重要です。
この4つの基準を念頭に置いて指導することに加え、テレワークを担当する部門のリーダーは、通常、次の方法でプロモーションを行います：
- 継続性と業務計画(COOP)イベントを通じて(代理店の79%)
- エージェンシー全体の会議でのテレワークのプロモーション(57%)
- テレワークをサポートするエージェンシー全体のメール(44%)
- テレワークとエージェンシーの戦略目標を目的と結びつける(43%)
- 「テレワークウィーク」などの特別なテレワークイベントの開催(23%)
- サインやポスターの掲示(10%)
リモートポジションの形成、採用、リモートチームの組み立て
リモートチームを運営し、新規採用者を加える場合、またはリモートチームを立ち上げ、提供する仕事の提案を説明する方法を検討している場合は、以下を検討してください：
購入する前に試すことができますか？
場合によっては、請負業者やフリーランサーを雇うことは、将来の現場外のポジションをテストパイロットするのに最適な方法です。 リモート従業員を初めて管理する場合は、フリーランサーや別のフルタイムの採用者との将来のエンゲージメントのためにも、フリーランサーと作業することはしっかりとしたテストランになるかもしれません。 請負業者が会議に参加する必要があるかどうか、どのくらいの頻度で参加するか、メモしておきます。 もしこれが進行中の仕事であれば、現場外の仕事は20パーセント、60パーセント、それとも100パーセントでしょうか？ 仕事そのものに関して、あなたやフリーランサーはどのようなテクノロジーを使ってプロジェクトを遂行しましたか？ これらのテクノロジーはオフィスのITインフラストラクチャ内で容易に利用できるか、あるいはクラウドの外部に存在しますか？ この請負業者と時間をかけて働いていたなら、どのようなコミュニケーションのリズムを確立する必要がありますか？ また、会社にリモート勤務契約がない場合は、適切な経営陣や人事チームと一緒に標準的な契約や、フリーランスのエンゲージメントに合わせてカスタマイズした契約も検討しましょう。
リモートワークポリシーテンプレートのダウンロード――ワード
その仕事はリモートで実行できますか？
リモートで行われる仕事を宣伝したり、テレワークの取り決めを求めている既存の従業員と話し合いに入る前に、目の前の仕事について時間をとってよく考えてみてください。 手短に、次の質問をします： その仕事は実際にリモートで行うことができますか？ 特定の労働者は仕事部屋を持っていますか、それともコーヒーショップで仕事をしますか？ スタッフは、会社が提供するオフィステクノロジーを使って仕事のタスクを達成できますか、仕事を実現可能にするために雇用主のサポートが必要でしょうか？ (たとえば、従業員がリモートで生活している場合、より高速なインターネットや特別なコミュニケーションのアップグレードが必要で、タイムリーにパッケージの配達を受け取れるか、またはその場所のためにすべての配送が一夜にしてプレミアムになりますか？）最後に、従業員は特別な暗号化やその他の機密情報への特別なリモートアクセスを必要としていますか？
「リモート対応」な性格の仕事の志願者はいませんか？
リモート従業員は、自己意欲的で、独立的で、起業家精神があり、問題解決(まだ企業プロセスを認識している)に創造的であり、応答性の高いコミュニケーターであり、技術的に精通しており、新しいことを学ぶことに好奇心を持っている必要があります。 リモートコンテキストでは、従業員は多くの時間を独りで働き、プロジェクトの取り組みでイニシアチブをとり(チェックインを絶えず待つのではなく)、簡潔なコミュニケーション(短いメール、インスタントメッセージ、ドキュメントの編集)を受け取ったときに個人的に受け入れないことを選択し、また電話を受け取るか、またはいくつかの箇条書きで思慮深い電子メールを書いて大きな情報やニュアンスの詳細を伝える必要があります。 リモートポジションを採用する際は、志願者にフルタイムまたはフリーランスのリモート経験について尋ね、推薦者が志願者とリモートで働いていたかどうかを尋ねるのが賢いです。 雇用主の中には、複数の連絡形態を用いて候補者に面接を行い、それぞれがうまく切り替わるのを見ようとする人もいます――それは実務行動の比較的正確な指標だからです。
新しいリモートチームメンバーの追加と参加
人間関係と同様に、第一印象も重要ですが、継続的なエンゲージメントも重要です。 優秀なマネージャーは、リモートの採用者に徹底的なオンボーディングを行い、その後頻繁に明確なコミュニケーションでフォローアップすることで、リモート従業員が企業の背景情報や貢献の重要性を把握し、自分の立場を常に良い目的のために活用しようと意欲的に行動できるようにします。
- オンボーディングプロセスを作成する： リモートチームの多くのメンバーは、雇用主やプロジェクトとの協力に簡単に利用できるまたは広く使用されているテクノロジーを使用していますが、新しいリモート従業員を招き入れるときは、テクノロジーツール、プロジェクトマネジメントプロトコル、ダッシュボード、ソーシャルイントラネット、会議ツールに慣れる時間を取ります。 オンボーディングは、行動様式を設定し、質問に答える上で重要な時間です。 新入社員が1つか2つのテクノロジーに精通していても、仮想オフィスを支配しているテクノロジー4つすべてではない場合は、トレーニングやメンタリングを受けさせる必要があります。 また、オフィス内のプロセスや、ビデオやその他のバーチャルデモテクノロジーを使ってプロセスを説明することもできます。 オンボーディングは、行動様式を設定し、質問に答える上で重要な時間です。
オンボーディングリモートワーカーテンプレートのダウンロード
- 行動様式を設定する： リモートチームの優れたマネージャーは自分の視点を学び、会社のためにリモートで働く経験を有します(または少なくとも経験を積もうとします)。 リモート従業員に適したテクノロジーを選択することは、仕事文化の成功に貢献する重要な要因となり、テクノロジーの選択の背後にある機能的な理由を伝えることも役立ちます。 マネージャーは、教育用ツールやアプリ、画面共有ツールを使用して従業員に期待していることを示す一方で、カレンダーツール、バーチャルイントラネット、または「ウォータークーラー」ハングアウトスペース(従業員が同僚と1人対1人で連絡を取れるだけでなく、1人対1グループのコミュニケーションが可能)や会議ツールも共有できます。
- 通常のチェックイン： リモートチームのメンバーを管理する際には、定期的な対人連絡が不可欠です。 マネージャーが労働環境でリモート従業員を訪問する場合でも、従業員が時折会議や昼食のためにオフィスに来る場合でも、会社が定期的なオフサイトリトリートを開催しチーム全体に参加を促す場合でも、定期的な人間接触は、バーチャルで自分を維持できるほど強い関係を築くために重要です。
- 特典を提供する： 多くの雇用主は、スタッフをその時間の一部または全部現場外で働かせることでコスト削減することを渇望していますが、テレワーカーがそうした節約のメリットを共有することは重要です。 つまり、最新のテクノロジーや最先端のテクノロジーを使用するために従業員に仕事部屋を提供したり、労務に賞与を支払ったり、リモート従業員にボーナスや賞与を支払ったりする場合でも、マネージャーはこうした人々を尊重する必要があります。
- リモートの推進： リモート従業員にとっての最悪の悪夢を現実にしてはいけません。 リモート従業員を促進し、オフィスでもリモートでも、成功は最終的には場所に依存しないというメッセージをチームの他のメンバーに伝えます。 言い換えれば、チームとリモートチームを組み合わせたオフィスにおけるロンドン・ビジネス・スクールが警告したリスク、プレゼンティズムに偏見を示さないことです。 リモート従業員には、常に短期および長期のキャリア目標について尋ねてみましょう。 リモート従業員は、柔軟性に加え、仕事で活躍できる選択肢を得られるフルタイムの仕事を求めています。 リモート従業員は彼らが望むものをマネージャーが知らない責任を引き受けられません。 ですから彼らに話しましょう。
- 従業員のフィードバックを早期かつ頻繁に募る： リモートチームを管理する際には、チームメンバーが社内のプロセスに関して、現場のマネージャーが考慮しなかった貴重な意見を持っている可能性があることを覚えておきましょう。 インクルージョンとプロセス改善の両方のために、労働者のフィードバックを募ります。
強いリモート企業文化の構築に関する包括的なガイドをお読みください。
適切なバーチャルワークプレイスを設計する。
大規模な組織でも小規模の組織でも、リモート従業員やチームが成功するためには、リモートワークツールの適切な組み合わせを選択することが重要です。 マネージャーは、リモートチームメンバーと打ち合わせを行う前に、進行中の作業をリモートで見るべき場合もありますし、リモート従業員は仕事を進めるためにクラウドに保存されているリソースや資料を見るべき場合もありますし、プロジェクトリーダーはグローバルユニット全体のマイルストーンやボトルネックを追跡すべき場合もあります。
このようなニーズに加えて、分散チームには、（スプレッドシート、プレゼンテーション形式などのしばしば複雑な形式で）データや画像、個人的なメッセージを共有できる、しっかりとしたインスタントコミュニケーションツールが必要で、それはつまり、リアルタイムツール(メッセージング、画面の共有、クラウドベースのドキュメント)、インスタントメッセージング、ビデオの組み合わせのことです。 ここでは、企業がリモートグループを実行するために使用するツールの一部を見てみましょう。
ソフトウェア企業15Fiveの創設者は、ZoomとGoogleドライブと独自の従業員フィードバックツールを組み合わせて、30,000フィートの視点から個人の仕事のステータスを追跡し、必要に応じて従業員を正しい方向に導くために使用しました。
リモートチーム用のドキュメントコラボレーション
ドキュメントコラボレーションは、ほとんどのリモートチームにとって重要です。 非営利団体が複数の部門の意見やデータを含む助成金申請書を作成する場合でも、代理店がクライアントの仕事のための提案を提出する場合でも、複数のユーザーが同時に、または交代で貢献できるプラットフォームを見つけることが重要です。 GoogleドキュメントやGoogleドライブには、ドキュメント、スプレッドシート、その他のファイルタイプを簡単に共有できる複数の共有可能なツールがあり、ユーザー識別によってメッセージを特定し、特定の参加者へのメモを編集できます。 ハックパッド(Dropboxが所有)も人気の高いプラットフォームです。
プロジェクトマネジメントおよびコミュニケーションツール
作業を段階的に進行させ、複数のユーザーを巻き込む必要がある場合、プロジェクトマネジメントツールは、進捗、ボトルネック、プロジェクトパフォーマンスの優れたアーカイブです。 リモートチームは、AceProject、Bitrix24、Mango、Yammer、Evernote、Azendoo、Smartsheetを使用することができます。 Togglは時間の効率や複数のプロジェクトのバランスをとる際に時間の使い方を気にする時間管理のマネージャーに人気があります。 たとえば、子どもたちのチャリティーであるWorldVisionは、Smartsheetを使って、世界中に分散しているプロジェクトリーダーのチーム全体でプロジェクトを管理しており、その全員が複数のタイムゾーンで仕事をしています。 デジタルマーケティング会社のGryffin.comは、デジタルワークフローは分散チームにとって不可欠であると指摘しています。
ビデオおよびフォト対応ツール
音声、メッセージ、ビデオ対応のツールを使用すると、作業者が小さな社会的または問題解決のやりとりのために1対1でつながる「バーチャルウォータークーラー」を作成できますが、会話やテキストの両方を行ったり、プレゼンテーション資料を同時に見たりすることができるライブミーティングのオプションも提供します。 メッセージだけでなく、Googleハングアウト、Facetime、Appear.inに加えてビデオ通話や電話機能を備えるSkypeは、すべてこのカテゴリに分類されます。
エンタープライズメッセージングとミーティングプラットフォーム
メッセージングが1対1または1対多で行われ、同時に複数の会話が行われるプラットフォームは、リモートチームに便利です。 Zoomではこのようなコミュニケーションが可能になり、Slackではチームが必要に応じて1対1で会話できるクローズドメッセージングネットワーク(またはチャネル)を作成できます。 これらのツールは、分散したチームメンバーが別々の場所でもそれぞれ交流できる仮想ウォータークーラー機能と生産性の両方を可能にします。 数十の拠点に20人以上の従業員を抱えるZapierは、現在20以上のチャネル(アーカイブの準備が整っている)があるバーチャルオフィスやグループチャットルームとしてSlackを使用しており、創設者はブログを作成しました。
オンラインミーティング
すべてのチームにはオンラインミーティングツールが必要です。 GotoMeetingは人気があり、WorldTimeBuddyなどのアプリは、さまざまなタイムゾーンの会議を設定するのに役立ちます。
メッセージとメッセージの管理
どの職場でも、最も基本的なツールはメールアカウントと電話の2つです。 しかし、複数のメールアカウントとメッセージングアカウントを組み合わせたものに加え、仕事で提供される携帯電話や個人のモバイルデバイスやソーシャルメディアプラットフォーム(Twitter、Facebook)を介したコミュニケーションは、メッセージ管理を混乱させる可能性があります。 リモートチームやリモートワーカーは、メッセージング用のアラートを望んだ送信先に転送するアプリZapierや、メッセージを管理するためのカスタムソリューションを構成するWhatsappなどのツールを使用する場合があります。 現場の従業員が得られる承認をリモート従業員が得られない可能性があるため、マネージャーによってはメールをツールとして使用して、仕事の成果について個人とグループ(個人に関する)両方に伝えます。 そうすることで、人材派遣会社Inkwell社のCEOであるメラニー・マノンはハーバード・ビジネス・レビューに話しました――彼らのチームの一つが卓越したサービスを提供したことをチーム全体が知るように、公に賞賛したいと。
画面共有とトレーニング
リモート従業員のオンボーディングはマネージャーにとって重要なタスクであり、プロセスや「最終製品」のカスタム例を含む画面共有ツールやトレーニングプラットフォームを使用すると便利です。 ScreenflowやCamtasiaと同様に、TeamViewerやJoin.meが役立ちます。
従業員のフィードバック
また、従業員が現場外で仕事をすることを任せるマネージャーは、グループ内で使用されるプロセスと生産のテクニックを伝えることも任せています。 士気を測り、従業員のフィードバックを集めることは、企業のプロセスを伝えるだけでなく、リモートワーカーのユーザーエクスペリエンスが管理にとって重要であることを彼らに示すことができます。 TeamMoodなどのツールは士気を測定でき、15Fiveは従業員のフィードバックを集約するのに役立ちます。 SurveyMonkeyなどのアンケートツールも機能します。
組織に蓄積された記録
リモートワーク環境では、多くのクラウドベースのテクノロジーと、多くのパスワードとログインが必要です。 LastPassEnterpriseはログインを保存することができ、HelloSignは、いくつかの作業環境で必要な電子署名のための便利なツールです。
Smartsheetにおけるリアルタイムの作業管理によるリモートチームの管理の向上
10,000ft by Smartsheet は強力なリソース管理ソフトウェアで、プロジェクトに関連する要素である「誰に」「何を」「いつ」を効果的に管理するのに役立ちます。 10,000ft なら、プロジェクトに最適なチームをすばやく編成し、プロジェクトのスケジュールと予算を維持できるだけでなく、自信を持ってビジネス ニーズを予測することも可能です。 やるべきことと担当者を明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひ 10,000ft の無料デモをご覧ください。