IT プロジェクト管理 (ITPM) とは？
IT プロジェクト管理とは、情報テクノロジーの目標を達成するために計画、組織、説明責任を管理するプロセスです。 IT プロジェクト管理 (ITPM) は、単に知識を活用し、スキルを調整し、ツールやテクニックを使ってプロジェクトのライフサイクルを完成させるだけではありません。 IT 部門の範囲はほとんどの多くのビジネスや企業全体に広がっているため、これらのプロジェクトのスコープはより大きく複雑で、失敗しやすくなっています。 IT プロジェクト管理の担当者は、相互に依存し合う統合、迅速なテクノロジーのアップグレード、プロジェクト期間を通じて発生する可能性のあるバージョンの変更といった課題に対処します。 プロセスの前提として、古い機器を保持したまま新しいシステムを開発を行わなければならないことや、複数のベンダーの選択肢に関連する課題があります。 これらの予測事項や課題はすべて、ITPM のスコープに該当します。
プロジェクト管理については、固有の用語や慣例が出てくる、複雑なトピックになる場合があります。 プロジェクト管理に関連する完全な用語集はこちらでご覧いただけます。
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IT プロジェクト管理の歴史
プロジェクト管理とは、これまで計画的に行われたことがほとんどなかったり、臨時的に行われていた、長く実践されてきたプロセスです。 しかし、1950年代には、エンジニアリング、建設、軍事防衛の分野で要素の公式化が進み、同じような構造を持つツールやベスト プラクティスが開発されました。 プランニングの形式では、プロジェクトを開始から完了まで論理的な順序で移動させる原則が使用されています。 現在、これらの段階には立ち上げ、計画と設計、構築、監視と制御、完了あるいはプロジェクトの終了があります。 テクノロジーやビジネスの変化し続ける進化への依存が高まる中で、公式化された IT プロジェクト管理が普及しました。
IT プロジェクト管理のライフサイクル
IT プロジェクトのライフサイクルには、すべての管理対象プロジェクトの 5 つの基本的なプロセス、 立ち上げ、計画、実行、管理と監視、プロジェクトの完了 (またはプロジェクトの終了) が含まれます。 IT プロジェクトの主な違いは、ライフサイクルを管理する方法です。
- 開始時には、プロジェクト定義書を使ってプロジェクトの目標、予算、スコープを定義し、プロジェクト マネージャーを割り当てます。
- 次に 成果物を計画し 、プロジェクト マネージャーがマイルストーンまたは引き継ぎを定義します。
- 実行フェーズでは、選択した手法または統合手法に従って、割り当てられたタスクを完了します。
- プロジェクトのコスト、リスク、ステータスは、コミュニケーション、ミーティング、その他のサポート メカニズムを通じて監視および管理されます。
- プロジェクトの完了は、フェーズまたはプロジェクト全体の承認を得て行われ、エンド ユーザーは所有権を引き受けます。
プロジェクト管理の 5 つのフェーズについて詳しくは、「プロジェクト マネジメントの 5 つのフェーズを分かりやすく解説」をお読みください。
最も一般的な ITPM の方法は、予測線形プロセスを使用するウォーターフォール法です。 この方法では、開始する前にプロジェクト全体 (スコープ、コストからタイムラインまで) を定義します。 その後、各フェーズが開始されます。厳密な「ハンドオフ」はフェーズの完了を示します。 もう 1 つのライフサイクルの方法である反復法では、よりインクリメンタルなアプローチが採用されます。 この反復型またはインクリメンタル型のアプローチでは、フェーズが繰り返され、各反復で計画、分析、設計の各フェーズを完了し、反復の終了時に特定の目標を達成できます。 各反復によって、最終的なプロジェクトの完全な機能が完成します。 IT プロジェクト管理では、アジャイル手法に含まれるようなアダプティブ ライフサイクルも使用される場合があります。 このスタイルは、タイムラインをより短い集中的なアクティビティに凝縮することで、さらに柔軟な反復型プロセスを提供します。 アダプティブ ライフサイクルは特にソフトウェア開発に役立ち、プロジェクト全体の変更をサポートできます。
IT プロジェクトが失敗する理由
IT プロジェクトは、集中の欠如からテクノロジーの急速な進化まで、さまざまな理由で失敗する傾向があります。 IT プロジェクト管理のベスト プラクティスとプロジェクトの失敗を避ける方法の詳細については、「IT プロジェクト管理ベスト プラクティスの専門家による総まとめ」をご覧ください。
IT プロジェクト マネージャーの主な責務
IT プロジェクト マネージャーは、IT イニシアチブの複雑なタスクや成果物に取り組む際に、さまざまな役割をこなします。 現在の IT プロジェクト マネージャーは、ファームウェアやソフトウェアの統合、Web サイトの構築、データベースのストレージと管理を行い、また、複雑で地理的に多様なインフラストラクチャとネットワークを構築しながら、十分かつ適切なセキュリティと災害発生時の復旧を計画します。 これらのプロジェクト全体で、プロジェクト マネージャーは、目標の設定、チーム メンバーや関係者へのコミュニケーションと動機付け、各タスクに適した人材の特定、調査、変更の管理、ニーズ評価の実施、アクティビティの適切な順序付けを行う責任があります。 最終的には、IT プロジェクト マネージャーがプロジェクトの結果を改善します。 プロジェクト定義書の作成は、ステータス レポートの作成、プロジェクトのベースライン、予算、コミュニケーション計画の作成、チームの選択、プロジェクトのパフォーマンスの測定のためのアーンド バリュー マネジメント (EVM) の使用などを含む、初期計画の最初のステップです。
IT プロジェクト マネージャーの主な責務は次のとおりです。
- プロジェクトの計画と全体的な管理
- プロジェクトのサポートの促進と達成
- 既存技術との全体的な互換性の確保
- 重複作業を最小限に抑える
- チーム メンバーのスキルの活用
- コストの管理と予算の維持
IT プロジェクト管理のメリット
平均的な IT プロジェクトの失敗率には十分な裏付けがあり、適切に管理して成功したプロジェクトの多くのメリットがわかりづらくなっています。 適切に IT プロジェクト管理を行うメリットとは、うまくいった超高層ビルの建設やミサイル誘導システムの配備と同様です。 しかし、最終製品が有形のものでない場合もあります。 IT プロジェクト管理プロセスは、プロジェクトを始まりから完了まで導くために、マイルストーン、ガイダンス、コミュニケーション、予算を設定するロードマップです。 ツール、タイムライン、予算、目標、マイルストーンはすべて、プロジェクトのライフサイクル全体でチームを導く道しるべとなります。 しかし、変更管理、迅速かつ創造的な問題解決、さまざまなスキルを持つチームや地理的に離れたチームを導くといった要素に対する直感的なガイダンスも、全体的なスコープの一部であるのも事実です。 基本的な組織スキルを活用した、先を見越した管理方式があれば、予測可能な短いタイムフレームで、かつ予算内でプロジェクトを完了でき、最終的には組織に競争上優位になる機会を増やすことができます。 しかし、管理が悪いと、プロジェクト自体の難しさや複雑さに逆の効果が生じる可能性があります。
IT プロジェクト マネージャーが直面する課題
このような大規模で長期的、多様な割り当てに内在する複雑さと相互依存性が、IT プロジェクト マネージャーが直面する最も困難な問題の 1 つです。 IT イニシアチブでは、ネットワーク、物理的または仮想のインフラストラクチャ構築、Web サイトの構築または拡張、ソフトウェア開発を含むさまざまな種類のプロジェクトに取り組む可能性があります。 さまざまなハードウェア、ネットワーク、ソフトウェアを既存のシステムに統合する際に複数の仮説を立てることや、不明な相互運用性の問題が発生することで、進行するにつれてプロジェクトが複雑になる可能性があります。 ビジネス、エンド ユーザー、関係者の期待からも、障害や課題がもたらされる可能性があります。
変更管理では、特定の要素が進捗を遅らせ、慎重な検討が必要になることがあります。 急速に変化するテクノロジーでは、プロジェクトのタイムラインや、ネットワークやクラウドの機能、データ ストレージ、セキュリティなどの運用に影響する可能性のあるプロジェクトの途中アップグレードも考慮されます。 地理的に多様なオフィスやリモートでの作業も、IT プロジェクトの成功を複雑にする可能性があります。
これらの障害を乗り越えるためにプロジェクト マネージャーは、強力で測定可能な実行プロセス、仕事を処理する適切な人材、チームや関係者に進捗とマイルストーンを通知するコミュニケーション構造を実現する必要があります。
IT プロジェクト管理の攻防から得られるベスト プラクティス
Elizabeth Harrin 氏のソフトウェア コンプライアンス プロジェクトの失敗は、重要な教訓を生み出しました。 「成功するには IT プロジェクトにエグゼクティブ スポンサーシップが必要です。ビジョンをより効果的にリーダーシップに売り込む方法が分かったかもしれません」と彼女は言います。
Amy Black, Director of Project Management with SecureState, provides several tips for IT project planning. “Always plan for buffer time and resource buffers to ensure on-time delivery, be realistic about your time and cost estimates, minimize scope creep by focusing only on the work required to meet the end goal, over communicate with the team and stakeholders, vet timeline concerns up front, provide status updates weekly to ensure visibility and accountability,” she says.
IT プロジェクト管理プロジェクトの例
現在の IT 部門の専門性は、今も広がり続けています。 代表的な IT プロジェクトには、ビジネス全体あるいは企業全体とその顧客の IT サービスをサポートする複雑な統合が含まれます。 かつては、IT は主にビジネスの日常業務を支える役割を果たしていましたが、今日では、IT から始まったり、IT によって実行されたり展開されるプロジェクトによって、組織全体を作ることも壊すこともできるようになっています。 プロジェクトにはさまざまなものがありますが、ウェブ開発や e コマース サポートの技術的、創造的な側面も含まれます。
IT プロジェクトには、以下のものが含まれます。
- 製品発売
- ハードウェア アップグレード
- ソフトウェアのアップグレード (デスクトップ イメージの作成などを含む、新しいオペレーティング システムへの移行など)
- ネットワーク アップグレード
- データベースの結合
- クラウド ストレージへの移行
- 仮想ネットワークの展開
- ウェブサイトの開発と立ち上げ
- インフラストラクチャへの変更とアップグレード (古いサーバーの削除など)
- システム開発プロジェクト (ビジネス インテリジェンスや分析プロジェクトなど)
PMI から得られる PMBOK のベスト プラクティス
プロジェクトマネジメント協会 (PMI) などの組織は、成長を続けるプロジェクト管理分野のベスト プラクティスのトレーニングを行ったり、提唱する活動を行っています。 同組織の予測によると、2027 年までに新たな PM のポジションに付く人は 220 万人に上ると予測しています。 プロジェクト管理の職は競争率が高くなっています (経験豊富な人材が 6 人も集まる場合もあります)。 PMI のインタラクティブなグローバル コミュニティ、認定、テンプレート、ウェビナーで、現代のプロジェクト マネージャーに包括的な知識体系 (BoK) を提供しています。
各テーマの専門家が PMI のために作成したこれらのプラクティスは、プロジェクト管理の主要な 10 の領域を定めています。 個々の管理領域は次のとおりです。
- プロジェクト範囲: プロジェクト全体を表す定義および承認された文書。
- プロジェクト スケジュール: 合意されたタイムラインで計画されたマイルストーンとロードマップで構成されます。
- プロジェクトのコスト: 資本、資材、設備、ソフトウェアを含むコストの見積もりと予測を決定します。
- プロジェクトの品質: プロジェクトの品質保証に影響を与えるポリシーと手順です。
- プロジェクトの調達: プロジェクトをサポートするために、外部プロバイダーからの製品やサービスの獲得を対象とします。
- プロジェクトの人事: パフォーマンスの測定、タスクの完了率、チームのダイナミクスを検討します。
- プロジェクト コミュニケーション: プロジェクト全体の情報プロセスです。
- プロジェクトのリスク: リスク スコアを作成して、リスクとそのコストをより効果的に管理します。
- プロジェクトのステークホルダー: 関係者を特定してプロジェクトに含め、不安、質問、障害を軽減します。
- プロジェクト統合: プロジェクト チームのパフォーマンスに影響を与えるすべての知識領域を考慮し、融合させます。
IT プロジェクト管理に関わる人物
割り当てられたプロジェクト マネージャーがプロジェクト全体のスコープを管理、保持していますが、チーム内やチームには、IT プロジェクトのユニークな要素を完成させる数多くの多様なスキルを持つメンバーがいます。 プロジェクトに応じて、ソフトウェア エンジニアやネットワーク エンジニア、プログラマー、その他の IT プロフェッショナル、アナリストが大部分の作業を担当します。 ただし、プロジェクトを完了するため、ユーザビリティ要素を提供するクリエイティブ (ウェブ デザイナーやグラフィック アーティストなど) も関係する場合があります。 また日常業務には関与していませんが、エンド ユーザー、チーム リーダー、管理者、関係者はサポートに必要であり、マイルストーンの伝達を通じて進捗状況の評価を継続して行う必要があります。
組織にとって最適な IT プロジェクト管理システムとは
どんなビジネス プロセスにも最適な手法やシステムは、チームが効果的に活用できるものであるとよく言われます。 非常に複雑な IT イニシアチブでも、プロジェクトの指針を提供してくれるツールや方法は数多くあります。 プロジェクトには、明確な目標、完成した成果物の理解、成功を測定する報告 (マイルストーンなど) が必要です)。 この強力なコミュニケーション ツールやプロセスすべてを追加して、タイムライン、成功、進捗について関係者に通知します。 リアルタイムで共同作業ができる要素は、分散型のチームでメンバーをサポートできます。 優先順位付け、共同作業、評価、計画、タイムラインや実行などの分野を重視することが有益であり、プロジェクトを成功させる機会 (およびそれに伴うエンド ユーザーのエクスペリエンス) をもたらします。 こうした機能要素に加え、さまざまなプロジェクト管理手法に対応したリクエスト管理やサポートが有効な場合もあります。
プロジェクト管理開発手法
アクティビティの短いバースト（反復）を通じて素早く前進することに重点が置かれているため、IT プロジェクト管理におけるスクラム、カンバン、eExtreme Programing (XP) などのアジャイル手法の人気が高まっています。 アジャイル手法は、プロジェクト ライフサイクルのどの段階においても、変更や再フォーカスが発生する可能性のあるプロジェクトに最適です。 プロジェクトの要件は立ち上げプロセスではあまり定まっておらず、チーム自体が開発において複数の役割を担う可能性があります。
ウォーターフォール手法は、設計に焦点を当てたプロジェクト管理手法です。 プロジェクト開発に必要な時間の長さが障害だと言われることが多いですが、この手法ではテクノロジーの変化に対して脆弱性が高まります。 しかし、ウォーターフォール手法は構造的には理にかなっており、リソースの割り当てと予算編成をシンプルに計画できます。 ウォーターフォール手法は、一連のイベントに厳密に従い、イベントが完了するとプロジェクトに干渉しなくなるため、複雑な相互依存がある場合には、ウォーターフォール手法を好むプロジェクト マネージャーもいます。 しかし、ウォーターフォールのプロセスでは変更の吸収は困難です。
アジャイル手法とウォーターフォール手法の詳細については、「アジャイル手法よりもウォーターフォール手法のプロジェクト管理を選択する場合」を参照してください。
IT プロジェクト管理を成功に導くヒント
プロジェクト管理とは、技術であり科学です。 科学とは計画、予算、レポート、プロセスを開発することです。 技術とは、対立、変更、期待、障害に対処することです。 効果的なプロジェクト管理手法の最初の重要な選択によって、チーム全体のトーンが決まり、チームのスキルやビジネスの期待事項、リソースの可用性を検討しなければなりません。 また、成功のためには、プロセスや予算ではなく、結果に焦点を当てることが不可欠です。 もう 1 つの優れた決まりが、予期せぬ事態に備えて、チーム メンバーのスキルセットでも、ハードウェアの一部でも、最も効率的な方法でリソースを使用することです。
各フェーズで成功を収める秘訣を公開している IT プロジェクト管理の専門家もいます。
Joshua Peskay, VP of Technology Strategy with RoundTable Technology, has shared the following tips and considerations for each project management phase:
開始フェーズ
「開始フェーズでは、このプロジェクトがそもそもよい取り組みであることを確認してください。 次のことを自問します。 このプロジェクトでどのような問題が解決されますか? その問題を解決することはビジネスに役立ちますか? 成功の基準は何ですか?それは測定可能ですか?」
プランニング フェーズ
「プロジェクト定義書は他よりも慎重に完成させてください。依存関係やマイルストーンの見落としがプロジェクト全体にどのような影響を与えるかを理解し、高品質で納品するための十分なリソースを確保しましょう。」
実行フェーズ
「密なコミュニケーションや毎日の進捗会議を行い、誰が、何を、いつ、どのように行うのかを全員が明確に把握できるようにしましょう。」
監視とコントロール フェーズ
「このフェーズをスムーズに進められるよう、目的に合ったプロジェクト管理ツールを使い、メールを PM ツールとして使用することは避けましょう。」
完了フェーズ
「プロジェクト定義書を活用して、すべての成果物が完了したことを確認し、次の内容に関する質問をします。
- 何がうまくいきましたか?
- もっと上手にやれたことは何ですか?
- 次回は何を変えたら良いでしょうか?
- 目標は達成しましたか?
- このプロジェクトには次のフェーズがありますか? もしあるなら、それは何ですか?
- 成功のメトリックを見直すタイムラインは?」
Alan Zucker, Founder of Project Management Essentials, LLC has the following advice for each phase:
開始フェーズ
「開始は、プロジェクトの最も重要なフェーズです。 プロジェクトの最初の段階では、未知の事象が非常に多いため、リスク レベルが最も高くなります。 プロジェクト マネージャーは、開始フェーズの早い段階で選択し、割り当てることをお勧めします。 背景情報やバックストーリーを理解していればいるだけ、プロジェクトを導き、関係者のニーズを満たせるようになります。 開始フェーズの終わりまでに、プロジェクト マネージャーは、顧客またはスポンサーが完了の承認基準または完了定義が定義されていることを確認しておく必要があります。 顧客が明確でない場合や、顧客が求めているものが不明な場合は、停止するか、非常な注意を払って進めます。」
プランニング フェーズ
「プロジェクトを計画する際には、専門家を活用しましょう。 多くの場合、そうした専門家は作業を実行するメンバー (またはチームが) でもあります。 進行役のスキルを使ってチームをまとめ、サポートできる計画を立てましょう。 また、プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの実行を導くプロジェクト管理計画を立てる必要があります。 PM 計画は、コスト、スケジュール、品質、スコープから調達、リソースまで、あらゆることをどのように処理するかを定めた 8 つの子計画で構成されています。 無駄な労力を払うのはやめましょう。 これらの計画を作成する際は、テンプレート、標準、ガイドライン、経験を利用しましょう。 組織に支援を得られそうな人がいない場合は、プロジェクト マネジメント協会の地元の支部に連絡してください。」
実行
「プロジェクトの実行中に、定期的にふりかえりとも呼ばれる反省会をプロジェクト マネージャーが実施することをお勧めします。 チームに、プロジェクトの実行を改善する方法を尋ねます。 改善できることは何でしょうか?」
監視とコントロール フェーズ
「PM が監視すべき重要業績評価指標がいくつかあります。
- スケジュール: 進捗は計画に対してどのように比較しますか?
- コスト: プロジェクトのコストは計画に対してどのように比較しますか? 現在の期間とプロジェクトの終了日はどうですか?
- 範囲: コミットした内容を提供することはできそうですか?
- 品質: お客様の期待に応える高品質な製品を生み出していますか?
プロジェクト マネージャーは、状況の収集と提供を行う会議に多くの時間を費やします。 聴くスキルは重要です。 プロジェクトをの雰囲気を感じ取りましょう。 物事がうまくいっていることが感じ取れるでしょうか?
終了フェーズ
「納品物の受け入れは重要です。 お客様が最終製品と製品の受け入れに関するプロセスに満足していることを確認したいと考えます。 多くの場合、プロジェクト マネージャーと顧客は、最後にささいなことで揉めます。 脇道に外れないようにしましょう。将来的にその顧客とビジネスを行いたいと思うかもしれないのです。」
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