建設管理ソフトウェアを切り替えるタイミングはいつか
建設スケジューリングおよびプロジェクトソフトウェアは急速に進化している分野であり、多くのオプションがあります。建設会社がニーズに最適なソフトウェアを使用しているかどうか、そしてそのソフトウェアが投資と、切り替えによる混乱に値するかどうかをどのように判断すればよいでしょうか。または、これまでプロジェクト管理とスケジューリングのソフトウェアを使用したことがない場合、今が思い切って踏み出すときでしょうか？
「私たちは常に、時代を先取りし、優れたサービスを提供することを容易にするソフトウェアを探しています」米国全土のショッピングセンター、産業、ホスピタリティ施設プロジェクトの建設を専門とするEnglewood Constructionのオペレーションディレクター、チャック・テイラー氏は述べています。
「商業施設の建設は、顧客が完成した不動産から実現すべき収益を見込んでいるため、常に時間に制約があります。完了日を守ることは非常に重要です」
建設プロジェクト管理ソフトウェアを変更する時期かどうかを判断するための質問
まず、そもそもソフトウェアの変更を検討するべきかどうかを評価する必要があります。ここでは、役に立つ質問をいくつかご紹介します。
- あなたの会社は、情報や情報システムの管理に過剰な時間を費やしていると思いますか？
- 収益性や効率性が、制御の不十分さ、不適切な文書管理、ビジネスやプロジェクトに関するデータの不足によって潜在的に損なわれていますか？
- 顧客は、あなたの会社では使用していないプログラムを使用した共同作業や報告を頻繁に要求してきますか？異なるテクノロジーでより優れたカスタマーサービスを提供できますか？
- クライアントと論争になった場合、スケジュールや業務の仕様を含む契約の遵守を文書化できますか？その文書は、法廷で使えるほどしっかりとしたものですか？
- 外注は円滑に行えていますか、それとも全員が認識を共有するために多くの時間を費やしていますか？
- スケジューリングのミスやワークフローの競合によって、想定外の事態に陥ることはありますか？
- ソフトウェアの機能は、望むものがすべて揃っていますか？たとえば、業務のコスト計算、コミュニケーション、スケジューリングなど、あなたにとって重要な機能が統合されていますか？
- すべてのステークホルダーとスタッフが、場所を問わずシステムにアクセスできますか？
- あなたのテクノロジーは将来に備えるために役立っていますか？現在のプラットフォームでビジネスを次のレベルに引き上げることができますか、または 4D BIM (時間/スケジュールという 4 つ目の次元を含む建物情報モデリング) などの他の機能が必要ですか？
自分の組織が、建設専用のスケジューリングやプロジェクト管理ソフトウェアをサポートするのに十分な規模や人員を備えていないと考えるかもしれません。多くの企業、特に小規模な住宅建設業者は、スプレッドシート、一般的なプロジェクト管理アプリケーション、シンプルなガントチャートを使用して業務をこなしています。スケジューリングとプロジェクト管理のソフトウェアの中には無料のトライアルを提供しているものもあるため、自社に適しているかどうかを試してみることもできます。
しかし、上記の質問に対する回答に基づいて、自社が新しい建設スケジューリングとプロジェクト管理のソフトウェアを使用するべきだと気づくかもしれません。次のステップに着手する前に、変更に必然的に伴う状況について現実的に捉えていることを確認してください。
懸念を踏まえて建設ソフトウェアのアップグレード プロセスに着手する
新しいテクノロジー自体のコスト (先行コストだけでなく、クラウドソリューションや潜在的な新しいハードウェアの継続的なコストも伴う可能性が高い) だけでなく、時間の投資や念頭に置くべきビジネスの中断の負担もあります。商業施設の建設業者の場合、新しい建設ソフトウェアの調査、選択、交渉、導入のプロセス全体は、一般的に少なくとも 1 年はかかります。
ノースカロライナ州シャーロットの注文住宅建設業者である Evans Cohill Homes は、新しいソフトウェアを実装した年にビジネスが停滞しました。そのため、変更を進める場合は切り替えのための時間をコストを予算に含めるように、マーケティングディレクターのアラン・バンクス氏は報告しています。
さらに、新しい建設スケジューリングとプロジェクト管理のソフトウェアは、チームの働き方を変え、全体的なオペレーションに影響を与える可能性があります。最終的な結果がビジネスにプラスになることを確信していない限り変更に取り組むことはないはずですが、それでも組織や組織内の一部の個人にとって変更は困難である場合があります。選択したソフトウェアはスタッフの日常業務に影響するため、その意向も計画に含める必要があります。
それらすべてを考慮したら、次の建設プロジェクト管理とスケジューリングアプリケーションの探求に着手する準備が整います。このプロセスは容易に混乱し、制御できなくなる可能性があるため、定義されたプロセスに従う必要があります。
ここでは、以下の主要なステップについて説明します。
- 目標を設定する
- 情報を収集する
- 主要な機能を評価する
- 選択基準を決定する
- ソフトウェアのデモを行う
- 選択肢を絞る
- 現場でソフトウェアを検証する
- 選択肢をランク付けし、議論する
- 選択する
- 購入を完了し、導入計画を立てる
宿題: 自社の建設ソフトウェアのニーズを把握する
変更を始める前に、現在直面している最大の情報問題のリストを作成し、最も大きな負担となっているものを特定します。また、ビジネスの将来の成長と目標についても考慮してください。
建設ソフトウェアの機能の中には現在は重要ではないかもしれませんが、より良い財務予測を行う機能や、新しい市場や顧客タイプにビジネスをターゲティングするために役立つ RFI ツールなど、将来的に重要になるものもあります。
これらのニーズを最も重要なものから最も重要度の低いものまでランク付けします。
これにより、理想的な建設プロジェクト管理とスケジューリングのソフトウェアが非常にシンプルなのか、多様な機能を搭載している必要があるのかを把握できます。また、一般的なアプリケーションで十分か、またはカスタマイズされたバージョンの方が適しているかを知ることができます。それとも、建設業界専用に設計されたエンドツーエンドのソリューションが必要ですか？
この時点で、特定のプログラムやベンダーに関する情報の収集を開始できます。Software Advice によるこちらのディレクトリや、Capterra によるこちらのディレクトリなど、オプションを列挙したいくつかのオンライン ディレクトリがあります。オンラインレビュー、業界誌、同業他社からのフィードバックは、目を通す価値があります。
建設ソフトウェアの大まかなニーズを評価する
ここまでに、建設スケジューリングとプロジェクト管理ソフトウェアの現在の情勢 (最大手はどれか、一般的な機能は何か、自社に関連するケーススタディ、業界の方向性など) の大まかな知識を得ているはずです。
この時点で、いくつかの一般的な検討事項に基づいて候補者のリストを評価し、精査する必要があります。
- クラウドベースのプラットフォームが必要か？近年、ほとんどの企業はその質問に「はい」と答えていますが、ソリューションを社内に留める理由があるかもしれません。一般的にクラウド アプリケーションは、ライフサイクルを通じてより優れた拡張性とコストプロファイルを提供します。企業によっては、データセキュリティやシステムの信頼性に懸念を抱く場合があります。この場合は社内でのホスティングが優勢となる可能性があります。クラウドを検討している場合は、これらの分野でプロバイダーのパフォーマンスに関するデューデリジェンスを行う必要があります。また、誰がデータを所有し、企業を変更した場合に何が起こるかを明確に理解する必要があります。
- 強力なモバイルパフォーマンスを提供しているか？建設は現場で行われます。そのため当然、本社から現場まで全員が接続できるようにする必要があります。さまざまな作業環境に対してアプリケーションがどれほど迅速に反応するか、モバイル インターフェイスが完全に機能しネイティブであるかどうか、データが継続的に更新されるかどうかなどを検証してください。仮想プライベート ネットワーク (VPN) が必要ですか？現場のスタッフは図面をマークアップし、アプリケーション内で写真を撮ることができますか？
- ソフトウェアの使いやすさはどの程度か？使いやすさは重要ですが、その重要性は他の点も考慮して相対的に判断する必要があります。ツールが作業に適している必要があるため、建設プロジェクトの複雑さを考慮して使いやすさを評価してください。主要な資本プロジェクトや政府プロジェクトの建設に関わる場合、要件は小規模な住宅建設業者とは大きく異なります。また、十分なスタッフがおり、スケジューリングとプロジェクト管理が主に専任チームや指定された担当者によって処理されるかどうかを考慮してください。その場合は、すべてのユーザーがアプリケーション内のすべての機能を理解することは重要ではないかもしれません。トレーニングとサポートを提供する自社の能力を考慮してください。一部のソフトウェア オプションは、Microsoft Windows など、ユーザーにとって慣れ親しんだ環境を提供するオペレーティング システムに基づいており、学習をある程度加速できる場合があります。
- 適切に統合できるか？建設ソフトウェアは、会計、電子メール、給与計算、請求書発行などの他のビジネスシステムと統合できますか？目標は合理化であるため、2 つの場所にデータを入力したり、データを手動でインポートしたりすることは避けたいはずです。アプリケーションでサポートされているファイルの種類は何ですか？写真、計画、図面、テキストドキュメント、スプレッドシートなどを添付して統合できますか？これらのファイルの大きさや保存できる数には制限がありますか？
- プロジェクト管理の必須事項をどのように処理するか？ソフトウェアがユーザーの役割を定義して割り当てる方法、テンプレートの組み込み、電子署名の取得、アクティビティの期限超過時のユーザーへの通知送信、ワークフローの管理、ドキュメントの保存と追跡、コストと財務データの提示、連絡先の保存などの機能が満足できるものかどうかを確認する必要があります。ダッシュボード、自動化、プログラムレベル、リアルタイムレポートなど、レポートオプションはどのようなものですか？
- 価格モデルはどのようなもので、どのくらいの費用がかかるか？コストは常に重要な考慮事項です。価格オプションの 1 つは、一定のユーザー数を設定するコストです。つまり、同時にログインする必要があるスタッフ、下請け業者、その他の関係者の最大人数を許可する必要があります。もう 1 つの価格モデルは指定した個人ユーザーのアカウントに基づくもので、ユーザーがシステムにアクセスする必要がほとんどなくてもコストが発生します。また、スタッフが入れ替わるたびにユーザー アカウントの管理が必要となります。最後に、クラウド サブスクリプションで一般的なモデルでは、固定された月次または年間のコストに対応するサービスレベルがあり、設定できるユーザー数はさまざまです (最大は無制限)。
- サプライヤーの品質はどの程度か？カスタマーサービスに対するソフトウェアメーカーやベンダーの評判はどのようなものですか？ヘルプデスクの営業時間は何時から何時までですか？どのようなトレーニングパッケージと実装サポートが提供されますか？稼働時間が保証されていますか？
建設ソフトウェアによるスケジューリングの必須事項
最近ではスケジューリングに関連する機能がいくつか普及していますが、スケジューリングはソフトウェアの重要な目標であるため、この必須の検討事項を見失ってはいけません。
これには、日、週、月、またはプロジェクト全体のガントビューでスケジュールを確認したり、完了ステータスや優先度などのさまざまなパラメータでタスクを並べ替えたりする機能が含まれます。
プラクティスの高度さや優先事項に応じて、ソフトウェアでクリティカルパス法のスケジューリング、グラフィカルパス法のスケジューリング、線形またはリーンスケジューリング、PERT チャート、3D と 4D 両方の建物情報モデリングを処理できるかどうか、またその方法評価する必要があります。
ワシントン州立大学の建設管理学の教授であるRick Cherf氏は、高度なプロジェクトに関わる米国の建設会社は、ほとんどプロジェクトモデリングのクリティカルパス法に基づくソフトウェアのみを使用してスケジューリングを行っていると言います。
CPM スケジュールは「高度なプロジェクトでスケジュールどおりに進んでいるかどうかを評価するために使用される唯一ツールです」と彼は言います。「質の高い請負業者も、プロジェクトを管理するのに最適なツールだと認識しています」
建設ソフトウェアの詳細な機能の評価
これらの広範な検討事項に基づいてオプションのリストを絞り込んだら、評価する必要があるその他の機能について考えてみましょう。これらのうちどのツールが重要かを確認し、どのプログラムが提供しているかを評価します。
- RFI (情報提供依頼書) 用ツール
- 提出物の処理
- アクセシビリティ、分布、結合、マークアップ、リアルタイムの「完成度」の描画
- 建設情報モデリング (BIM) の管理と共同作業
- 連絡先管理
- プロジェクトダッシュボードとレポート
- 会計
- 契約、変更注文、経費を追跡できる予算管理。 コストデータとスプレッドシートのインポート、投入されたコストに基づく更新の予測、下請け業者と資材の管理
- ドキュメントと写真の管理
- 異なるプロジェクトの個々のユーザーに対する異なる権限レベル、ユーザーごとの複数の役割、作業の再割り当て機能を含むシステム管理
- メッセージ送信
- パンチリスト
- カスタマイズやアーカイブを含む毎日のログ
- 時間追跡
- 議事録と議題、アクションアイテムの追跡
- 入札 (申請、ステータス、追跡を含む)
- 通知とそのトリガー (期限超過のアクティビティ、新しいタスクなど)
- 履歴と監査 (政府出資の建設プロジェクトに取り組んでいる場合は特に重要)
建設プロジェクト管理のニーズに合った選択基準の決定
このレビューに基づいて、使用する建設スケジューリングソフトウェアに必要な機能をチームやステークホルダーと話し合います。重要な機能と、便利でも不可欠ではない機能を判断します。基準に合ったソフトウェアプログラム候補のリストを作成します。
特定したすべての属性を列挙したチャートを作成し、各ソリューションに列を割り当てます。この時点で可能な範囲で、各基準に対するアプリケーションのパフォーマンスをまとめてください。疑問があれば、企業やベンダーに問い合わせてください。
この段階では、すべての基準に対するリストの各ソフトウェアのパフォーマンスを決定的に評価できなくても心配しないでください。プロセスのこの部分は、次の段階に向けた準備です。今すぐ決断を下せるほどの情報がなくても問題ありません。
主な目標は、理解や情報のギャップがどこにあるのかを確認し、特定の分野でどのプログラムが特に強く際立っているかを検証することです。開発者が特定の機能を大きく売り出しているものの、別の領域での製品のパフォーマンスについては不自然なほど主張していないことに気づくかもしれません。次のステップに向けてこの点をメモしておいてください。
建設スケジューリング、プロジェクト管理ソフトウェアのデモを行う
次は、建設プロジェクト管理とスケジューリングのソフトウェアのデモを行います。すべてのソフトウェアメーカーが何らかの形でデモを提供しています。これは、ウェビナーから展示会まで、さまざまな方法で行われています。建設スケジューリングソフトウェアの無料トライアルやダウンロード可能なライトバージョンが提供されている場合もあります。
チームの同じメンバーにすべてのデモに参加してもらい、適切な比較基準を持ってもらうようにしてください。
デモの印象をまとめます。ここで、選択肢が 3 つ以下の最終リストに絞り込みます。デモの後は、非常に簡単に候補を減らすことができるはずです。
最終リストを作成したら、実際のユーザーがそれらの候補を使用しているところを確認する必要があります。業界団体、産業組合、建設業界の同業者、開発者からの紹介を通じて、各ソフトウェアを使用している類似の企業を見つけ、訪問できるか尋ねます。そのためには出張が必要な場合もありますが、発生した費用は、適切な選択をするための価値のある投資です。
現場で実際に使用されている建設ソフトウェアを観察する
訪問先のスタッフがさまざまな方法や設定でプロジェクト管理とスケジューリングのソフトウェアを使用しているところを観察します。どのような点が気に入っているか、バグや欠点は何か、そして彼らが使用し始めたときから知っていればよかったと考えるヒントやアドバイスを尋ねます。さまざまな役割を持つ人に話を聞き、現場監督から経理担当まで、全員が同様の感想を持っているかどうかを確認します。
現場訪問の後で、選択肢を再評価します。おそらく、1 つの明確な選択肢が際立つはずです。そうでない場合は、いずれの選択肢も他より優れていないと思われる領域を特定します。この基準に沿って、特定のユースケースに最適な製品を見つけることに焦点を当ててもう少し調査を行います。
調査が完了したら、チームに適した建設スケジューリングおよびプロジェクト管理ソフトウェアが明確になっているはずです。これでソフトウェアが決まりました。ソフトウェアを特定したら、交渉、契約、実装に移る準備が整います。
このプロセスがどれほど複雑であるかを考えれば、近いうちにもう一度繰り返したいとは思わないはずです。しかし、セットしたらそれで終わりというわけにはいきません。建設プロジェクト管理およびスケジューリングシステムの進化には常に目を光らせておく必要があります。、競合企業やクライアントによって、最新のテクノロジーを維持することが要求されるためです。
建設ソフトウェアの未来とは
次世代の建設ソフトウェアがどのようなものかを知るために、専門家の方々に意見を伺いました。
フレッド・レッド氏 - ニューヨーク州とニュージャージー州の港湾管理委員会による 290 億ドル規模の設備投資計画の元プロジェクト管理オフィスディレクターであり、現在は建設およびエンジニアリング企業である REDCOM のロングアイランド支社でゼネラルマネージャーを務める。
レッド氏は、建設管理用ソフトウェアが、クライアントのニーズと建設会社のニーズの間の相違をますます解消してくれることになると予測しています。建設専門家は技術的な詳細をすべて必要としますが、これによりソフトウェアの学習と使用が難しくなります。
レッド氏は、ソフトウェアが専門家向けに加えて、クライアントに優しいインターフェイスを提供することに今よりも重点を置く必要があると考えています。「意思決定者はプロジェクトを包括的に見る必要があります。オーナーやクライアントは 1 万行もあるアクティビティ スケジュールを読みたくなどありません。代わりに 1 万フィートの上空から全体像を把握したいと考えているのです」
またレッド氏は、すべての依存関係と計算がバックエンドでただちに更新されることで、1 つの変更がプロジェクトの他の側面にどのような影響を与えるかを把握できるようにし、クライアントやプロジェクトマネージャーがソフトウェア内でより多くの What-if シナリオを実行できるようにすることに需要があると考えています。現在はその作業の大部分を手動で行う必要があるため、これらのシナリオが無視されていると彼は言います。
デイビッド・ガンダーソン氏 - 『International Journal of Construction Education and Research』誌の編集長。
ガンダーソン氏は、建設スケジューリング ソフトウェアが簡素化されるとは考えていません。というよりも、その逆を予測しています。
2 次元の図面から 3 次元モデリングへと進化した BIM は、現在ではスケジュールを含めた 4D モデリングが定着しています。これらのアニメーションは干渉検出と事前作業を促進し、修正作業を避けるために役立つためこの傾向は続くと考えられます。スケジュールの次元を追加することで、シーケンシングとコーディネーションが改善されるとガンダーソン氏は言います。
今後は第 5 の次元であるコストが追加されることも予測されます。業界のデータベースがより堅牢になれば、What-If シナリオのモデリングによって予算の影響を予測できるようになると、ガンダーソン氏は述べています。「そうすれば、クライアントに提供できるサービスが向上します」と彼は言います。
チャック・テイラー氏 - Englewood Construction のオペレーションディレクター
テイラー氏は、より多くのオーナーがモデリングを見たいと考えていることに同意しています。
「特に高度なプロジェクトや大規模なコンフリクトマネジメントにおいて、クライアントが徐々に BIM を希望するようになっています。医療施設や高齢者の生活施設では、そのようなサービスが求められます」
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