オンボーディング チェックリストとテンプレート - Excel
オンボーディング チェックリストとテンプレート
皆様の時間を節約するため、無料のオンボーディング テンプレートとチェックリストをさまざまなご用意しました。 これらのテンプレートはカスタマイズが可能なため、実際の計画やドキュメント ニーズに合わせて調整することができます。 Smartsheetには、簡単なコラボレーションなどの拡張機能を備えたオンボーディング テンプレートも用意されています。 どのようなテンプレートがあるかは、以下の Smartsheet セクションにてご確認ください。
新規採用者オンボーディング チェックリスト
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この新入社員オンボーディング チェック リストを使用して、新入社員の勤務開始時に必要なすべての書類を追跡していきましょう。 ここでは、新入社員全員を、必要な書類、書類の所在場所とステータス、提出期日、その他の情報と一緒にリスト化します。 このテンプレートは追跡シートやチェックリストとして機能するもので、これにより人事部門のマネージャーは、入社時の必要書類がすべて準備されていることを確認できます。 どのようなテンプレートがあるかは、以下の Smartsheet セクションにてご確認ください。
人事オンボーディング チェックリスト
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この人事オンボーディング チェックリストは、オンボーディング プログラムの各段階の概要を示すためのものです。 ここでは活動を項目別にリスト化し、それぞれのステータスをマークしたり、窓口担当者を割り当てたり、追加情報を残したりすることができます。 このチェックリストは 90 日間のオンボーディング プロセス用に構成されていますが、実際の期間に合わせてカスタマイズすることができます。
オンボーディング計画テンプレート
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このテンプレートを使用して、オンボーディングの各段階で誰がどのような活動を担当していくかを計画しましょう。 最初の列には担当者となる人が入ります。これには、人事担当者や新入社員の上司、IT 部門、メンターなどが該当するでしょう。 スプレッドシートの残りの部分には、各担当者に割り当てられた 1 年間のオンボーディング タスクを表示します。 必要に応じて列を追加または削除することで、包括的なオンボーディング計画に仕上げます。
マネージャー向けオンボーディング チェックリスト
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このチェックリスト テンプレートを使用することで、マネージャーは、オンボーディング プログラムの各段階でその基礎的項目がすべてカバーされていることを確認できます。 ここには、新入社員のプレオンボーディングのための、または最初の数か月をともに乗り切るための、マネージャーのタスクがリストされます。 このチェックリストには、新入社員に職場を紹介することから、パフォーマンス評価の提供とフィードバックの受領まで、マネージャーが実施する一般的なオンボーディング タスクが含まれています。
IT オンボーディング チェックリスト
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新入社員に適切なデバイス、電子メール サービス、セキュリティ認証情報、および社内システムへのアクセス権を間違いなく提供するためには、場合によっては、情報テクノロジー (IT) オンボーディング チェックリストを他とは別に用意した方が便利なこともあります。 このテンプレートを使用して、必要なサービスやツール、各項目のステータス、補足情報などを一覧にすることで、新入社員や IT サービス部門への指示も効率的に実施することができます。
開発者オンボーディング チェックリスト
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この従業員オンボーディング チェックリスト テンプレートは、開発者を念頭に設計されています。 ここでは、新入社員が担当するプロジェクトに関する研修期間からオンボーディング プロセスのレビューまで、新入社員が開発者として業務を進めるまでのステップをカバーしています。 ここには基本的な枠組みが用意されていますが、職場に応じて、また新入社員や担当するポジションに応じて、必要な情報を入力できるように拡張することができます。
営業担当者向け 90 日間オンボーディング計画テンプレート
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この無料テンプレートを使用して、営業担当者向けの 90 日間のオンボーディング計画を作成しましょう。 明確な計画を立ておくと、営業担当者は短い期間で業務プロセスや販売する製品について学べるようになります。 また、この計画を 3 か月単位のプロセスに分割することで、オンボーディングの各段階で適切な目標が設定できるようになり、またそれらも達成されやすくなります。
オンボーディング スケジュール テンプレート
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このオンボーディング スケジュール テンプレートでは、チェックリストとカレンダーを組み合わせることで、オンボーディング活動の計画と追跡に寄与します。 オンボーディング プログラムのすべてのステップをリストにし、新入社員のニーズに応じてそれらの実施スケジュールを立てましょう。 このテンプレートは、計画だけでなく、他の部門や新入社員と共有できるコミュニケーション ツールとしても役立ちます。
エグゼクティブ オンボーディング テンプレート
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エグゼクティブのオンボーディングは、一般の新入社員のプロセスよりも、複雑で個々に異なるものになるでしょう。 新しいエグゼクティブがうまく仕事に着手できないと、組織には財務的なリスクが及ぶ可能性があるため、適切なオンボーディングは非常に重要になります。 また、エグゼクティブでは多くの場合、単に組織の既存のスタイルにフィットするのではなく、ビジネスに変革をもたらすために採用されているため、オンボーディング プロセスを適切に進めることで、その使命の達成を助けることができます。 このエグゼクティブ オンボーディング テンプレートでは、入社するエグゼクティブの目標、スキル、事業の成長のために特定された分野に基づいて、オンボーディング プロセスを構築できるよう、そのエグゼクティブからの意見を入れることになります。
オンボーディング フィードバック フォーム
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新入社員向け研修についてアンケートを実施すると、既存のプロセスにおいてどこが効果的で、どこが効果的でないのかを把握することができるため、たいへん有益です。 同様に、オンボーディング プログラムの他の段階についてフィードバックしてもらうことで、プロセスの改善や、生産性、パフォーマンス、従業員の定着のための目標達成に、それらを活用することができます。 このフィードバック フォームを使用すれば、新入社員研修やオンボーディングのどの要素が新入社員にとって最も魅力的で効果的であったかを知ることができます。
オンボーディング チェックリストとテンプレート - Word
オンボーディング プロセス テンプレート
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このオンボーディング プロセス テンプレートは、プレオンボーディングから最終的な成果測定まで、一般的なオンボーディング プロセスのシンプルなガイドとなります。 このテンプレートを使用することで、オンボーディングのベスト プラクティスを独自にリスト化し、それを人事の参照ツールとして使用したり、プレゼンテーションに組み込んだりすることができます。 また、独自のチェックリスト テンプレートを作成するためのガイドラインとしても使用できます。
クライアント オンボーディング チェックリスト テンプレート
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オンボーディングの対象は新入社員だけではありません。 新しいクライアントを獲得したときにも実施できます。 オンボーディングを実施することで、提供するサービスや達成すべき目標について全員が共通認識を持つことができ、またクライアントの経験についてクライアントをフォローアップすることもできます。 顧客用のオンボーディング チェックリストは、このプロセスの骨組みとして機能し、新しいクライアントとの各段階においてどのようなステップを踏むべきかを特定することができます。
非公式のオファー レター テンプレート
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このテンプレートは非公式のオファー レターを作成する際に使用するもので、カスタマイズして、企業や募集しているポジションに関する情報を含めることもできます。 正式なオファー レターでは、報酬、福利厚生、ポリシー、手順について詳しく説明しますが、非公式のレターではこれらの一部だけにフォーカスして通知することになります。
入社オファー 電子メール テンプレート
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入社オファーを電子メールで送信することは珍しくありません。 このテンプレートを使用すると、求人オファーのメッセージを歓迎タイプでもプロフェッショナル タイプでも作成することができます。 上記の非公式のオファー レターと同様、このメール テンプレートは職務に関する厳選した情報のみを提供するもので、募集および面接後の最初の連絡用に使用します。
推薦状サンプル
新入社員の採用に伴い、既存のスタッフが他社に転職し、その推薦状の提供を依頼される場合もあるでしょう。 この推薦状サンプルを使用すると、推薦状を簡単に作成できるため、従業員との良好な関係を維持しつつ時間を節約することができます。
新入社員アナウンス メール
アナウンス メールを用いると、まもなく入社する新入社員を社内の人々に簡単に紹介することができます。 通知を送信することで、社内に新入社員を歓迎する環境ができ、それにより新入社員の緊張も早々にほぐれ、チームのメンバーや他のネットワークとも交流しやすくなるため、オンボーディング プロセスとってはプラスに働きます。
新入社員への歓迎レター
この歓迎レターは、新入社員に喜んでさまざまなことを提供したいと考える社交的な組織に入社することを、新入社員に伝えるものです。 このレターには、新人研修やオンボーディング プロセスの他の部分にすぐに着手できるよう、そのためのリソースを添付しても構いません。 また、各企業の文化や新入社員の職務を反映した内容に、簡単に編集することもできます。
体系的なオンボーディングと 非体系的オンボーディング
オンボーディング プログラム は、プロセスによっては数か月またはそれ以上の期間に及ぶこともあります。 新入社員がオンボーディング プロセスの各ステップを進めるようガイドしていくことで、新入社員は迅速に社内に慣れることができ、会社も適切な目標を割り当てられ、仲間意識や助け合いの感覚を醸成することができるほか、生産性も向上します。 採用とオンボーディングは双方向のプロセスです。 企業は優秀な人材を惹きつけ、定着してもらいたいと考え、従業員は最適な職場に来たと感じたいと考えています。 オンボーディング プログラムには、従業員の満足度を高めて離職率を減らす (最終的には費用の削減につながる) という目的もあるため、新入社員に対し、どのような管理方法を求めているかを率直に尋ね、その個人的な目標を特定していくことが役に立つ場合もあります。 これは (コミュニケーションのための昼食会や早期の評価に加えて)、従業員ごとに個別化されたプロセスを構築するのに役立ちます。 また、企業が従業員に投資をし、一緒に働きたいと考えているという意識の醸成にもつながります。
企業によっては、非体系的なオンボーディング プロセスを採用しているところもありますが、これは、従うべき決まったプランがないということになります。 オンボーディングがあまりにも非体系的だと、新入社員はやみくもに仕事に放り込まれて、沈むか泳ぐかしかないように感じてしまうかもしれません。 一方、体系的なオンボーディング プログラムでは、一定の手順を踏んで、従業員の新しい役割が何であるかを明確にし、具体的な目標やプロジェクトのスケジュールを示します。 アプローチがより体系的であれば、パフォーマンスの向上や不満の軽減に寄与するだけでなく、単純に良好な第一印象を与えることも可能になります。 Society for Human Resource Management (SHRM) の報告書によると、オンボーディングには 4 つの要素があり、4 つの C と呼ばれています。
- Compliance (コンプライアンス): 基本的な法律情報の提供や、規則や規制に関するトレーニングを実施します。
- Clarification (明確化): 新入社員への役割と期待を明確にします。
- Culture (文化): 新入社員に組織の規範を紹介します。
- Connection (つながり): 新入社員がネットワークや人間関係を構築するのを助けます。
体系化のレベルに応じて、オンボーディング プログラムには、コンプライアンス レベルのみをカバーするものもあれば、役割の明確化や 4 つの C の他の要素を含むものもあります。 そこに含まれるレベルが多いほど、オンボーディング プログラムはより効果的なものになる可能性が高くなります。 それぞれのレベルは、従業員が組織に同化し、組織に効果的に貢献していく後押しとなる重要な要素です。
オンボーディングのベスト プラクティス
オンボーディング プロセスは、従業員の役割や、ビジネスの規模およびニーズによって異なります。 たとえばエグゼクティブは、その責任と期待される内容から、一般的な新入社員とは異なるオンボーディングになる可能性があります。 しかし、効果的なプログラムの構築に寄与する全般的なベスト プラクティスというものは存在します。 以下は、基本的なオンボーディング プラクティスのためのチェックリストになります。
- 入社初日の前から始める: 前述したように、募集および採用はオンボーディング プロセスの一環として検討し、候補者からの質問に答えられる人を用意しておきます。 企業のブランディングも、その企業が何を目指し、どのような経験を従業員に提供しているのかを一貫性のあるメッセージで伝えることで、オンボーディングに影響を与えることができます。
- 人事プロセス: すべての従業員は、社会保障手当やポリシー、緊急時の手順について十分な情報を知らされる必要があります。 また、必要に応じてセキュリティ アクセス権を提供され、入社 1 週間以内に管理上の手続きをすべて済ませられるように支援を受ける必要があります。
- 職場を知る: 入社初日に新入社員にオフィスのレイアウト説明し、職場に慣れるよう支援します。 より広範な企業文化や目標、非公式の社会的規範も同様に伝えます。
- ツールおよび機器: この設定をできるだけ早く行うことで、新入社員が入社初日から完全に機能するワークステーションとモバイル デバイスを使用できるようにします。
- 接点を作る: 新入社員を歓迎する取り組みには、チームへの紹介や、入社初日の昼食会のセッティング、関係者とのミーティングの手配、そして総体的にはネットワークの構築などがあります。
- 仕事を学ぶ: ポジションに応じて、新入社員が担当する役割の要件と期待内容を可能な限り明確にする必要があります。 明確にすることで、新入社員の自信も高まり、マイルストーンにより早く到達しやすくなります。
- 評価: 新入社員からのフィードバックにて、またオンボーディング プログラム中のその新入社員のパフォーマンスを考察することで、そのオンボーディング体験を評価します。 これにより、オンボーディング プロセスの成功度を判断し、必要に応じて調整を行うことができます。
オンボーディング チェックリストを作成しておくと、全体の過程を把握することができ、プログラムの各段階を確実に完了させていくことができます。 また、プロセスを文書化することで、重要なことを見逃す可能性を最小限に抑え、会社の手順を確実に遵守することができます。
人事部門向けの Smartsheet で人事活動を適切に管理
新入社員のオンボーディングを追跡・管理するための適切なテンプレートを見つけることは、最初の一歩を踏み出すうえで効果的です。 しかし、オンボーディング プロセスは単純ではないため、一歩間違えると新しいチーム メンバーの体験を損なうことになってしまうため、適切なソリューションを導入して、すべての詳細を把握しておくことが重要です。
そのようなソリューションの 1 つが、企業やチームがアイデアからインパクトを迅速に創出できる作業遂行プラットフォームである Smartsheet です。 優れた人事担当者は、シンプルなオンボーディング タスクから複雑な変更管理、採用、社会保障手当と定年退職の追跡まで、あらゆる管理において Smartsheet を活用しています。
Smartsheet を使用して、採用活動の ROI を最大化し、予算を把握し、社内の計画と調整を合理化しましょう。 また、プロセスや書類手続きを合理化し、監査可能なデータベースを追加作業なしで維持し、従業員が確かな情報に基づいて生産的に働けるようにすることで、ビジネスを拡大していきましょう。
今すぐ Smartsheet をお試しいただき、どれだけ人事の取り組みを最適化できるかご確認ください。