デジタル資産管理とは
デジタル資産管理 (DAM) は、デジタル情報を組織全体でさらに効率的に利用する取り組みを意味し、そうした情報は、単純なスプレッドシート、クラウド ストレージ ツール、高度なプラットフォームなどで利用されています。
真の DAM を導入すれば、多くの企業のさまざまな部門で、ブランド コンテンツを 1 つの情報源に基づいて保存、共有、操作、分析できるようになります。しかし、直接的にはどのような効果を得られるでしょうか。1 つの企業内であっても、本格的な DAM システム導入により、クリエイティブ部門、マーケティング部門、社内外のチームなどでさまざまなソリューションが実現します。
DAM システムで対処できる最も一般的な課題を次に示します。
- 資産を検索する際の時間の浪費
- 資産の不適切な配置
- 重複した資産の作成
- 未承認資産の悪用や意図されない共有
- バージョン管理およびブランドの一貫性確保の継続
- クリエイティブ ファイルの要求削減
- 資産の使用とパフォーマンスに関する知見の欠如
- 資産の浪費と使用率低下
Brandfolder (ブランドフォルダー) の製品責任者を務めるジム・ハニフェン (Jim Hanifen) 氏はこう語ります。「短期間でキャンペーンを開始し、同時にブランドの一貫性を維持するには、すべての関係者が DAM を利用できるようにしなければなりません。そのため、選定したソリューションを利用しやすいものにし、ほとんどの組織で達成されない高い利用率を確保することがきわめて重要です。」
デジタル資産管理の基本
デジタル資産とは、ビデオ映像、写真、オーディオ ファイル、グラフィック、アニメーションといったメディアのバイナリ ファイルを指します。こうした資産は、サーバー システムに保存され、印刷物、放送、デジタル プロダクションで使用されるなど、作成からアーカイブに至る確立されたデジタル資産ライフサイクルを経ることになります。
デジタル資産管理には、さまざまな関連カテゴリがあります。メディア資産管理 (MAM) は、オーディオ、ビデオ、画像といったメディア ファイルの種類の管理に重点を置く DAM のサブカテゴリです。ビデオ資産管理 (VAM) とビデオ デジタル資産管理 (VDAM) では、アナログとデジタルの両方の形式でフィルムやビデオの資産を管理します。さらに、多くの組織で必要とされるのがリッチ メディアの保存です。リッチ メディアとは、ストリーミング ビデオ、ダウンロード可能なアプリケーション、動的なオンライン広告といったあらゆる種類のストリーミングまたはインタラクティブ メディアを意味します。
デジタル コンテンツの開発にコンテンツ管理システム (CMS) を利用する組織も少なくありません。実は DAM システムは CMS の一種です。特に一般的な CMS のシナリオには、さまざまなレベルのアクセス許可を持つ複数のユーザーが Web サイトやイントラネットのコンテンツを管理するなどがあります。
メタデータを使用すると、デジタル資産を記述し定義できます。たとえば、資産のコンテンツ、ファイルの種類、アクセス権、所有権、作成日といった重要な特性の記述が可能です。メタデータの本質は、特定の資産に関連付けられた詳細な情報を表すことにあるのに対し、ビッグ データのそれは、データ傾向の全体像を分析することにあります。ビッグ データは、大規模かつ複雑なデータ セットで構成されているため、従来の方法では分析が困難です。
DAM に関連するマーケティング機能には、その他にも、マーケティング活動を最適化するマーケティング オペレーション マネジメント (MOM) があり、これによって、戦略計画、コンテンツ管理、戦略の実行と分析を行えます。ブランド管理では、顧客と市場によるブランドの認知度を分析、計画、管理しますが、デジタル資産管理を利用するとブランドの一貫性を確保することができます。
IT とマーケティングの接点と言えば、業界の専門家がマーケティング テクノロジーを意味する「マーテック」という用語をよく使っています。マーテックでは、IT とマーケティングを融合して、コラボレーション、編集、校正、承認、ワークフロー、コンテンツ管理、クロスメディア パブリッシング向けソリューションを利用することで、従来のマーケティング プロセスを合理化および自動化します。
デジタル資産管理の利点
DAM を導入した多くの企業では、利便性が向上し、システム展開前は資産をどう管理していたのかをもはや思い出せないほどです。デジタル資産の管理を自動化できれば、クリエイティブ チームでの仕事の進め方が劇的に変わる可能性があるのです。DAM システムの利点について例を挙げて説明しましょう。
- ファイルの作成と再利用の合理化: これにより、一回きりの資産作成、既存資産の編集、複数のチャネルを介した迅速な配布が可能になります。
- ワークフローの効率化: ワークフローを自動化すると、プロジェクトが順調に進むだけでなく関係者の注意が促されます。これによって、常に目標に向かい、レビューと承認の期限を守ることができます。
- ブランドの一貫性確保: これによって、ブランドに合わない資産や古い資産が偶然使用されることがなくなり、公開済み資産の品質が向上します。
- ファイル検索時間の短縮: メタタグを使用すると、必要なファイルをすばやく見つけられるため、見つからない資産の再作成が不要になります。
デジタル資産管理の用途
デジタル資産管理のユース ケースは、マーケティングや広告から、小売、行政に至る幅広い業界に見られます。
- マーケティングと広告: 代理店では、DAM で制作タスクを自動化することで、クリエイティブ資産を作成し、クライアントと安全に共有できます。
- 教育: 教育機関では、デジタル資産管理を使用して、対象を特定しカスタマイズしたコミュニケーションを行い、学生、卒業生、寄付者と積極的にやり取りを行えます。
- 出版: 出版業者では、DAM の機能を利用して校正と承認を迅速化できるほか、資産をさまざまな形式にすばやく変換することも可能です。
- スポーツ、エンターテイメント、メディア: こうした業界では、デジタル資産管理を利用することで、ブランド管理を維持するとともに、ブランドの一貫性確保を世界規模で行えます。
- 行政: DAM を導入した行政機関では、資産を別の用途に使用しやすくなるため、母語で書かれた創造的な資料を職員に迅速に配布できます。
- 小売: 小売業者には、顧客エンゲージメント改善のプレッシャーがかかるものですが、デジタル資産管理を利用して、より的を絞りパーソナライズしたコミュニケーションを行うことで、顧客関係と顧客ロイヤルティが向上します。
デジタル資産管理の必要性を確認する
デジタル資産管理システム: どのようなオプションがあるのか
デジタル資産管理システムは主に 3 つに分類されます。その 3 つとは、クラウド、オンプレミス、クラウドとオンプレミスを組み合わせたハイブリッド ソリューションです。使用するソリューションが有料かオープンソースかという点で、選択肢の考慮も必要となります。そのため、ソリューションの検討の際には、ビジネス要件と、各選択肢の長所と短所を照らし合わせて熟考するようにします。
クラウド DAM
クラウドベースのシステムは、進歩している DAM テクノロジーの最前線に位置します。多くの組織でクラウド システムが選ばれていますが、その理由は、高い費用対効果と、拡張の容易さに加え、特別な IT メンテナンスが不要である点にあります。
- Web でホストされているため、迅速かつ容易に展開を行える
- システム ベンダーが、すべてのアップグレード、メンテナンス、システム バックアップを管理します。
- Web ベースのインターフェイスなので、スタッフがシステムを簡単に学習して使用できます。
- ユーザーの追加 (または削除) が簡単で、社内 IT スタッフの操作は必要なく、パートナーやベンダーへのアクセス提供も簡単です。
- クラウド システムはハードウェア要件がないため、一般的にデジタル資産管理の最も費用対効果の高い選択肢であり、サブスクリプション モデルで動作します。
オンプレミス DAM
DAM システムの広範な機能を必要としている組織では、多くの場合、オンプレミスのオプションが最適です。しかし、いくつかのトレードオフがあります。
- オンプレミス のシステムはインターネット アクセスに全面的には依存していないため、障害発生時のダウンタイムのリスクを回避できます。
- システムのバックアップやセキュリティ アップデートなど、社内で IT 管理とメンテナンスが必要です。
- オンプレミス システムはカスタム機能をサポートしますが、有料です。
ハイブリッド DAM
オンプレミス ソリューションのアップタイムとクラウドの費用対効果を同時に求める企業には、ハイブリッド システムがあります。
- システム ベンダーが、すべてのアップグレード、メンテナンス、システム バックアップを管理します。
- クラウドも利用するという点で、ハイブリッド システムは低予算に抑えられます。
- パートナーやベンダーのアクセスの有効化が簡単です。
- インターネット アクセスに全面的には依存していないため、障害発生時のダウンタイムのリスクを回避できます。
オープンソースと有料の比較: メリットとデメリット
DAM を最初に検討する際、多くの組織は、無料やオープンソースのソリューションが最初のステップとして適しているか検討します。これらのシステムは確かに予算的に利用しやすいですが、無料のプラットフォームがビジネス ニーズを満たすのか、不必要なビジネス上の苦労を引き起こさないかを次の注意点から評価する必要があります。
- 機能の点で 1 つの無料ソリューションが全般的にカバーすることはほとんどなく、さまざまなシステムで構成される寄せ集めのソリューションにせざるを得ません。
- Dropbox、Google ドライブ、Box などのサービスでは、多くの組織が必要とする効率的な検索を提供できず、探しきれなかった資産を作成し直して作業が重複する結果になります。
- 無料サービスを使用する場合、バージョン管理はユーザーがファイル名を付けて保存する程度であり、人為的ミスの可能性が大きくなります。
DAM の特徴と機能
クリエイティブな組織内のあらゆるニーズに対応できるデジタル資産管理ソリューションがあります。各ソリューションにはさまざまな機能が用意されており、より堅牢なシステムの場合は、エンタープライズ ユーザー向けに広範なカスタマイズ オプションが用意されています。多くの場合、システムの費用が、提供される機能とカスタマイズのレベルを示す指標となります。このセクションでは、DAM システムの最も一般的な側面をいくつか見ていきます。
ファイル管理を使用すると、ユーザーは一元化された 1 つの場所からデジタル資産を保存、共有、配布、編集できます。DAM ファイル管理の最も重要なコンポーネントの 1 つは、検索機能です。ユーザーが資産を素早く検索し見つけられるようになるため、組織は資産が見つからないからと作り直す必要がなく、大幅に節約できます。
ワークフローの自動化は、手動のプロセスに代わって資産の作成と生産を合理化するとともに、プロジェクト追跡機能で、すべての生産ステップが完了し校正や承認サイクルのやり残しがないよう確認できます。
リモート校正および承認は、共同作業者が場所に関係なく簡単に資産や創作物の編集、レビュー、承認を手配するのに役立ちます。これにより、下書きを手動で共有および承認する必要がなくなり、貴重な時間を節約できます。
セキュリティとユーザー アクセスおよび認証は、DAM システム内の違反に対する保護層を提供します。管理者は、役職、場所 (クラウドベース システム)、部門、その他の基準に基づいて、ユーザーのアクセス許可を設定できます。
共同作業により、ユーザーや組織的チームなどのグループは、資産開発やクリエイティブなプロジェクトに共同で、また多くの場合リアルタイムで取り組めます。
ブランド管理は DAM の副産物で、組織がブランドの整合性を管理するのに役立ちます。ブランド資産の語り口、メッセージ、トーンを各種言語や配信プラットフォーム全体で一貫させることで、企業はマーケティングやコミュニケーションへの投資の価値を最大限に引き出せます。
デジタル パブリッシング は DAM によって促進されます。クリエイティブ チームは資産を活用して複数の形式でコンテンツを作成および制作し、さまざまなプラットフォームやデバイスで提供できます。
DAM でメタデータを編集することにより、検索がより効率的になり、従来のメタデータ スキーマとも連携しやすくなります。資産のメタデータを編集およびカスタマイズすることで、組織は検索を「微調整」し、最もターゲットを絞った結果をユーザーが入手できるようにできます。
デジタル資産管理のユーザー ストーリー
デジタル資産管理システムは現在、世界中のさまざまな環境で、クリエイティブな組織を効率化するために採用されています。DAM の実例をいくつかご紹介します。
Cleveland Museum of Art (クリーブランド美術館): デジタル戦略で見事な展示を実現
Cleveland Museum of Art (クリーブランド美術館) (CMA) の最高情報責任者であるジェーン・アレキサンダー (Jane Alexander) 氏は、来館者のために、テクノロジーではなく芸術を中心に据えたデジタル戦略を立案したいと考えていました。最も重視したのは、学芸員や教育者が変更を加えれば、すべての配信プラットフォームでシームレスにコンテンツが更新されるようにすることです。
2013 年 1 月、DAM システムを活用した「The CMA's Gallery One」が一般に公開されました。特に、美術館のコレクションのデジタル画像を表示するインタラクティブなタッチスクリーン ビデオ ウォールが耳目を集めました。「デジタル資産管理システムによって、コレクション管理システムからメタデータを引き出し、美術館の構造に基づいて最新のライブ データを作成しました。」とアレキサンダー (Alexander) 氏は言います。「私たちは、美術館全体の作品を間近で見られるツールを来館者に提供しようとしていました。革新的な体験を通じて若者を美術館に引き寄せる必要があったからです。」 詳細情報
BBDO New York (BBDO ニューヨーク) :「インディ・ジョーンズ」的ファイル検索からの脱却
BBDO New York (BBDO ニューヨーク) のクリエイティブ エンジニアリング & プロダクション部門の SVP ディレクターであるジェイディー・マイケルズ (Jd Michaels) 氏は、資産を視覚的に整理し管理する方法を必要としていました。「以前のファイル検索方法は、『X ファイル』や『インディ・ジョーンズ』のシーンに似ていました。」と同氏は言います。「『レイダース』のラスト シーンの部屋を覚えていますか？それが私たちの DAM システムでした。」
さまざまな国を撮影した 5,000 枚以上のデジタル画像の整理は、新しい DAM システムのインストールで劇的に簡単になりました。「クリエイティブ スタッフが写真をレビューしたいとやって来れば、『ここをクリックすればあなたの写真がすべてありますから』と言えます。」とマイケルズ (Michaels) 氏は話します。「クライアントが、壁に大量のプリント写真が並んでいるだろうと思いながらやって来ても、私たちは Web アドレスを渡し、必要に応じて自宅で確認できるようにしたのです。」 詳細情報
コーネル大学: 電子メールでの資産配布を廃止
DAM システムの導入以前は、コーネル大学の大量のデジタル資産は複数の場所に分散しており、タグ付けや共有、追跡は難しい状態でした。クライアントが画像をリクエストする場合、リクエストを送信し、画像が電子メールにより手動で送信されてくるのを待つ必要がありました。
現在は DAM が導入されたため、コーネルの写真部門は画像を素早く見つけてクライアントに配布できます。「ニュース部門とマーケティング部門も、コーネルの Web サイトや、キャンパス内の出版物、コーネル・クロニクルに使う画像を見つけられます。」と、デジタル リソース コーディネーターのコーリー・チムコ (Corey Chimko) 氏は言います。「また、クライアントに写真を届けるのにも DAM システムを使っています。」詳細情報
デジタル資産管理の専門家による DAM のベスト プラクティス
Jillian Talvensaari, Chief Marketing Technologist at Moxie Marketing, is an expert in digital asset management best practices. She recommends that organizations beginning the process of deploying DAM first gain an internal advocate from senior management.
「このタイプのプロジェクトは、絶対にトップダウンで進める必要があります。」と同氏は言います。「CIO または CTO を最初から巻き込むことで、DAM システムに予算が割り当てられるだけでなく、ユーザーによる採用もはるかに簡単になります。」
タルベンサーリ (Talvensaari) 氏は、パートナーの選択も重要であると説明します。「現時点で最高の技術をもたらすパートナーを選んでください。DAM 分野はここ数年で大きなイノベーションを遂げています。支出に見合うだけの先進的なテクノロジーを得られるのか確認してください。」
IT パートナーとのディスカバリー プロセスでは、タルベンサーリ (Talvensaari) 氏は、繰り返し発生する性質のタスクを特定するよう推奨しています。「手動の校正ワークフローや、クライアントの承認、ビデオ キャンペーン管理などのプロセスは、多くの場合、DAM で劇的な改善を実現できます。」と同氏は述べています。
組織全体に DAM システムを展開する場合、タルベンサーリ (Talvensaari) 氏は、小さな成功を共有することで道が開かれると話します。「デジタル資産管理が最も必要な、先鋒となるグループから小規模に始めましょう。」と同氏は言います。「グループのもとに持ち込んで、巻き込みます。メンバーが利益を感じたら、その成功を共有し、組織全体にその種を広げます。」
タルベンサーリ (Talvensaari) 氏は、DAM は従業員を削減するためのものではなく、ビジネス価値を高めるものだと理解することが重要だと指摘しています。「DAM は人員削減するためのものではありません。」と同氏は言います。「高度なテクノロジーを使ってクリエイティブ チームを解放し、やりたいことや得意なことをもっとできるようにするものです。」
どのシステムが最適なのか
DAM ソフトウェアおよびシステムを決めるのは困難なプロセスです。ここでは、情報に基づいた選択を行うために事前にできることのガイドラインをいくつかご紹介します。
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コンテンツ監査の実施: 所有しているコンテンツを明確に把握し、価値のあるコンテンツを再利用する方法を見つけ、あまり使用されておらず意味のない資産を排除します。
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システム要件の収集: ビジネス モデル、インフラストラクチャ、ユーザーに合ったデジタル資産管理システムの種類を決定します。
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ビジネス要件をまとめる: DAM で解決したい課題を特定します 。
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クラウド、ハイブリッド、オンプレミスのいずれかを決定: 拡張性と予算のニーズを判断し、それに応じてソリューション提供モデルを選択します 。
DAM システムを選択するプロセスの詳細については、『Expert Advice on Choosing the Digital Asset Management System That’s Right for Your Company (会社に適したデジタル資産管理システムの選択に関する専門家のアドバイス)』についての Smartsheet の記事をご覧ください。
デジタル資産管理の ROI の計算
DAM システムの投資収益率 (ROI) を決定することで、戦略的計画を立て、幹部レベルの経営陣に購入が妥当であることを説明しやすくなります。まず次の評価を行って、DAM がない現在コストがかかっている資産管理を特定します。
- 資産の再作成のコスト
- 資産の検索のコスト
- 資産の配布のコスト
次に、DAM があれば達成できる収益を特定します。
- リソースの可用性による収益の増加
- 新しい収益源
最後に、選択したデジタル資産管理ソリューションの費用回収にどれくらいの時間がかかるかを確認します。
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