Box は Smartsheet を活用して大規模イベント管理の簡素化を実現

企業イベントは、会場を予約したり、登壇者を招待したりするだけでは開催できません。 1 万人規模であり、4 か国にまたがり、3900 万人のユーザーが参加するイベント…そう考えてみて初めて、Box のグローバル イベント担当シニア ディレクターである Kathleen Castaillic 氏の日々の業務が少し理解できます。

Boxworks や Box Dev のようなイベントを開催するため、Castaillic 氏はいくつものチェック項目をクリアするツールを必要としていました。 第一に、機動力があること。イベントはオフィス以外の場所で開催され、チーム メンバーも外出してしまうためです。 次に、拡張可能であること。 Castaillic のチームは少数精鋭ですが、予算やスケジュール、タイムラインは大規模であるためです。 最後に、明確なプロジェクト ロードマップを示し、計画実施にかかるチームの負担の一部を軽減してくれるものであること。

これらの問題などに対するソリューションが Smartsheet でした。 Castaillic 氏は、コーヒーが冷めないうちに、簡単にすべての業務をこなしています。

複雑なプロジェクトの管理

「これほど複雑なイベントの計画を開始する際、このバラバラなものをどうやってまとめよう？と考え始めるのですが、これは非常に重要になります」と、Castaillic 氏は語ります。

ソリューションとなるのは一元化されたコンテンツ リポジトリ (保管庫) です。 まとまりと説得力のある方法で講演者と基調講演を調整する方法を理解することは、一見シンプルですが、非常に複雑なプロセスです。 Castaillic 氏は Smartsheet を活用し、講演者と講演内容の順序を視覚化しています。 カレンダーのオーバーレイ機能を使って計画を配置し、各講演者の講演内容を該当する行に添付することが可能です。 また、フォルダーに Box Notes を作成して Smartsheet へリンクを埋め込み、Smartsheet を Box と統合して活用するｊことができます。

常に最新情報を

「イベント前には、計画の真っただ中に外出しなければならず、同時に何が起こっているかを把握していなければなりませんでした」と、Castaillic 氏は言います。

Smartsheet のモバイル アプリ を活用することで、Castaillic 氏のチームでは、効率的な方法で迅速に状況確認ができるようになり、その場その場で関係者との会議を設ける必要がなくなりました。 これにより彼女は作業に集中することが可能になると同時に、いつでもどこでも最新情報にアクセスできるようになりました。

信頼できる単一の情報ソース

「Boxworks の計画はいつも Excel のシートから始め、それを Word で 8 ポイントのフォントを使った 2 列の「やることリスト」に落とし込み、毎週月曜日に印刷していました。 自分が考えたリストを自分の部署以外の、誰もがアクセスできる 1 つの場所に保管することが、私にとっては非常に重要になりました」と、Castaillic 氏は語ります。

Castaillic 氏は 4 年間に 5 つの BoxWorks イベントに携わってきましたが、そこから生まれた数百項目にわたる「やることリスト」を保管する方法がありませんでした。 Cataillic 氏にとって Smartsheet は、簡潔にチェックリストを整理し、現在そして今後もほかのスタッフがアクセス可能なリストを保管しておく場所になりました。

「とても基本的なことを必ず 1 つ忘れてしまい、信じられない気持ちになります」と、Castaillic 氏は認めています。 「Smartsheet を活用すると、詳細まで把握してすべてをまとめることができるため、こういったことを防いでくれます。 コンテンツ、カレンダー、講演者、マーケティング チーム、およびプレスのスケジュールなどをまとめて管理できるのです。 イベントは連携を必要とする細かなことが幾重にも積み重なっていますが、Smartsheet を活用するとすべてを調整できます。 おかげで今後は計画にかける時間を節約できます」