プロジェクト ステータス レポートの最終ガイド

この種のプロジェクト ステータス レポートは、多くの企業が、無限のデータポイントを週次または月次のレポートに詰め込むだけで、プロジェクト マネージャーに負担をかけていることに気づくほど人気を集めています。さまざまな企業が、よりシンプルなプロジェクト ステータス レポートに移行しています。

この新しいレポートでは、交通信号機の画像を使用してさまざまな要素を色分けすることで、プロジェクトの健全性を視覚的に表します。予算内とターゲット時は緑です。潜在的なリスクが発生した場合は黄色で表示されます。真の障害、支出超過などの場合は赤で表示されます。

Chad Sauter is the Director at Conway MacKenzie and has managed projects for many years. Sauter comments that his company used to require extremely detailed project management status reports but now finds  them unnecessary: “We try to stay away from complex reports now. This gives us more time to spend on actually working on the projects,” he says.

Sauter の会社は、ほぼすべてのプロジェクトに対して赤/黄色/緑のステータス レポートを使用しています。「緑や良い形の要素について話す時間を無駄にすることはありません。色分けによって、全員が何が緊急で、緊急でないことをすぐに理解できます」と彼は結論付けます。

Philosophie Software の CEO である Skot Carruth 氏は、「成功するプロジェクトには信頼と緊密な共同作業が必要です。レポート要件を持つプロジェクト マネージャーを過負荷にし始めると、クリエイティブな問題解決者よりも機械に似ています。

「PC が目標と指標を知っていれば、Carruth 氏は「順調に進んでいるかどうかを簡単に伝えることができます。そうでない場合は、罰するのではなく、彼らを助けるためにここにいます。信頼や共同作業などの価値を取り入れることは、どのレポート ツールよりもプロジェクト管理を成功させるために重要です」。

“When PMs know their goals and metrics, they can simply tell us if they are on track or not, and when they aren’t, we’re here to help them instead of punish them.” - SKot Carruth, CEO, Philosophie Software

多くの経営陣は、詳細なステータス レポートが必要な場合は、依存関係を把握できることが不可欠であると考えています。「これらは特定に時間を要する場合がありますが、そのレベルのインサイトは問題解決に重要です。近年、予算、コスト、時間/スケジューリングは、ステータス レポートの前面と中心になっています」と、Sauter 氏は言います。

要約すると、毎週のプロジェクト ステータス レポートは、プロジェクトの重要な開発と活動をキャプチャし、通常はプロジェクトに最も近い人、すなわち、チーム メンバー、クライアント関係者、チーム メンバーのマネージャーなどに提供されます。頻度と詳細を減らし、より詳細に提供されるプロジェクトステータスレポートは、プロジェクトの健全性を把握したいが、その詳細までは把握したくない社内の人々を対象とします。CEO やその他の上級幹部は、特にコスト削減、優れたパフォーマンス、その他のポジティブな要素に関するコールアウトでは、ハイライトのみを見たいと考えています。