効果的なプロジェクト管理のための無料のプロジェクト レポート テンプレート トップ 17

経験豊富なプロジェクト マネージャーであっても、ノウハウを学び始めたばかりの人であっても、幅広いステークホルダーに向けた詳細なレポートの書き方の基本を理解しておくことは、非常に重要です。 プロジェクト ステータス レポートの作成からポストモーテムまで、以下のヒントは、適切なプロジェクト レポートを作成し、それを読む人に価値を提供するうえで効果的です。

• 読む人は誰か: レポートで伝える情報の種類や充実度は、それを読む人が誰かによって異なります。 たとえば、それがマネージャーやクライアントなら、プロジェクトの概念や用語もよく理解しているでしょうが、ステークホルダーや他の人なら、そこまで理解していないかもしれません。 したがって、効果的なプロジェクト レポートを作成するには、表現の仕方や用語を読者に合わせたものにし、プロジェクトの概要だけを伝えるべきときと、プロジェクトの詳細まで伝えるべきときを理解する必要があります。  
• レポートを構造化する: 読者を特定し、プロジェクトのどの要素を伝えるべきかを決めたら、その情報が論理的に伝わり、読者にとってわかりやすいものとなるように、レポートのセグメントを整理します。 たとえば、プロジェクトの特徴や背景情報は、レポートの最初の方に置き、 最後の方に情報のまとめを置くと良いでしょう。
• 事実のみを提供する: レポートは、プロジェクトが失敗しているか成功しているかにかかわらず、個人的な偏見のない客観的なものにする必要があります。 意見が必要な場合は、それが意見であることを明確に示し、レポート内の別のセグメントに入れる必要があります。 また、掲載する図表や指標などのパフォーマンス データは、正確かつ最新のものでなければならず、そのような情報が読者にとって信頼でき、意味のあるものとなるようにしなければなりません。
• テンプレートを使用する: カスタマイズ可能なテンプレートを利用してレポート作成に着手することで、レポート作成にかかる時間を短縮しましょう。 テンプレートは、プロセスを標準化するのに有効であり、また、ニーズに合わせて簡単に変更することもできます。 上記で提供されている無料のテンプレートをニーズに合わせて活用しましょう。また、その他のプロジェクト管理テンプレートについては、こちらの記事をチェックしてください。
• オンラインのレポート ツールを使用する: ビジネスの目標に沿ってプロジェクトを進めていくことはプロジェクト管理の基本であり、プロジェクトの成否は、使用するツールによって大きく左右されます。 したがって、さまざまな形 ( かんばんボード、ガント ビュー、ダッシュボードなど) でデータを表示でき、複数のプロジェクトのリアルタイムのステータスがわかり、さまざまな権限レベルを持つことができ、定期的なレポートを設定できる (指定した関係者に、定期的なレポートを自動的に電子メールで送信できるようにすることで、プロジェクト マネージャーはプロジェクトの他の重要なタスクに集中できます) オンライン ツールを選ぶ必要があります。