プロジェクト ポートフォリオ管理のメリットとデメリット

プロジェクト ポートフォリオ管理には多くのメリットがあります。おそらく最も顕著なのは、組織のためのベスト プラクティスの標準化されたシステムを作成できることです。PPM の採用は、リスクを最小限に抑え、利益を最大化し、スマートなリソース割り当てを保証することもできます。

25 年以上の経験を持つプロジェクト管理の専門家である Alan Zucker 氏は、「PPM の期待されるメリットは、企業がプロジェクト投資を管理、制御、管理して投資収益率 (ROI) を最大化し、すべての努力が企業戦略と一致していることを確認することです。」

さらに、PPM は、次の方法で会社を支援します。

• リスクを最小限に抑えてビジネスへの影響を最大化する: リスクはすべてのベンチャーに内在していますが、PPM はリスクが問題になる前にリスクを特定して軽減するのに役立ちます。意思決定への標準化されたアプローチは、企業が新しい潜在的なプロジェクトを過去の同様の取り組みと比較することによって、あまり明白でないリスクを探すのにも役立ちます。
  
  「『リスク』という言葉には強い否定的な意味合いがありますが、時には避けられないこともあります。さまざまなリスクの可能性、種類、影響があるため、プロジェクトを順調に進めるには、効果的なリスク管理計画を通じてオプションを検討する必要があります」と、IVA Advice の債務アドバイザーである Daniel Carter 氏は述べています。「リスクには財務的およびプログラム的な影響があり、リスクを減らすことで、前向きで継続的なイニシアチブに必要な総努力を過小評価することを避けることができます。」
• プロジェクト完了のスピードの向上: 意思決定に標準化されたアプローチを導入することで、プロジェクトの優先順位付けと選択にかかる時間が短縮され、その結果、プロジェクトの完了にかかる時間が短縮されます。
  
  「ポートフォリオ プロジェクト管理戦略とコラボレーティブな PPM ソフトウェアを使用して以来、プロジェクトの平均期間が約 15% 減少しました」と Fig Loans のポートフォリオ プロジェクト管理担当の CTO である   John Li 氏は言います。「プロジェクトの選択から戦略の計画と実行まで、ほぼすべてのプロジェクトがより迅速に行われます。1 つの統合ソースに出入りする情報が得られるようになったため、経営陣とキー プレーヤーは、プロジェクト戦略を実際の実行に結びつけることができます。一言で言えば、キー プレーヤー全員がタスクと戦略の明確なビジョンを持っているので、より多くのプロジェクトを予定どおりに予算内で完了できます。」
• 予算の調整を強化する: すべての潜在的なプロジェクトのコストの現実的なアウトラインを作成し、これらの予測を使用してプロジェクトの準備状況を評価します。「PPM 方式は、計画された活動と実際の活動の間の予算の不一致をリアルタイムで特定するのに役立ち、プロジェクト開始後の財務リスクを最小限に抑えることができます」と Carter 氏は言います。「PPM ソフトウェアは、起こりうるお金の超過、スケジューリングの遅延、および技術的な欠陥を強調することによって、実行不可能な努力の過剰暴露を警告することができます。これにより、これらのリスクがプロジェクト デリバリ全体を通じて顕在化するのを防ぎ、より価値が高く、リスクの低いイニシアチブを自分に残します。」
• リソース管理の最適化: プロジェクト ポートフォリオ管理に従事することで、潜在的なプロジェクトに必要なすべてのリソースを決定できます。この情報を使用して、帯域幅に基づいてプロジェクトを引き受けることができるかどうかを決定できます。

「有能なリソースの割り当てにより、企業は利用可能なリソースとスキルを最も重要なタスクに誘導することで、最大限に活用できます」と、CloudTech24 の SEO スペシャリストである Daniel Foley 氏は述べています。「たとえば、リソース プロファイリングは更新されたスキル インベントリを提供し、ピーク需要期間がスキル不足の影響を受けないようにするのに役立ちます。能力を評価し、科学的に計算された比率でいくつかのタスクにスキルを再配分します。プロジェクトの需要はこのリソース容量に予測できるため、リソースを過負荷または軽減することなく、価値のあるプロジェクトにリソースを集中させることができます。」

• 共同作業による意思決定の促進: プロジェクト ポートフォリオ管理は、プロジェクトを選択するときに、PPM の専門家、プロジェクト マネージャー、およびプログラム マネージャー間のコラボレーションを促進するのに役立ちます。PPM はデータに基づく意思決定を重視しているため、チーム メンバーはパートナーシップに対する個人的な好みに頼る必要はありません。一緒に働く過程で関係と信頼を強化します。
• 利害関係者にプロジェクトの価値を実証する: 経営幹部は、チームが特定のプロジェクトを他のプロジェクトよりも優先した理由を把握できます。「個々のプロジェクトだけでなく、プロジェクトのポートフォリオを提示すると、それらのプロジェクトのマネージャーと、それらに資金を提供するエグゼクティブとの間のギャップを埋めることで、コミュニケーションが改善される可能性があります」と Miles 氏は言います。
• プロジェクトの成功率を高める: PPM を使用すると、個々のプロジェクトと組織全体の両方に最大の成功をもたらすプロジェクトに集中し、順序付けることができます。また、リスク、遅延、または失敗したプロジェクトのためのスペースをほとんど残さないプロジェクトを選択する信頼性の高いシステムが得られるため、競争上の優位性が得られます。
  
  「PPM は、プロジェクトの進捗のあらゆる段階で経営陣の注目を集める傾向があり、それが私たちのパフォーマンスの向上に役立ちます。適切なプロジェクト管理は、あまりにも多くのタスクを同時に実行することで、プロジェクトが失敗するリスクを軽減します」と、KeyUA のデジタル マーケティング ストラテジストである Olga Voronkova 氏は述べています。

PMO Squad の創設者兼 CEO である Joe Pusz 氏は、PPM の利点についてこう述べています。「PPM 戦略のメリットは、組織に最大の投資収益率をもたらすプロジェクトを提供することです。マネージャーがプロジェクトを開始するのは、プロジェクトがより大きな組織に最小限の価値しか提供していない場合でも、リーダーが部門内のローカライズされた改善を望んでいるためです。

「ROI は適切な PPM の直接的な利益ですが、間接的な利益には幸せな従業員と高性能チームが含まれます。リソースの利用率は、PPM の不適切な選択によって直接影響を受け、多くの場合、士気の低下とリーダーシップへの信頼の欠如につながります。適切な PPM 評価を行わずにチーム メンバーをあまりにも多くのプロジェクトに割り当てると、リソースは余分な時間、品質の低下、そして最終的にはパフォーマンス評価の低下という負担を負います」と彼は言います。

 そうは言っても、Zucker 氏は PPM の利点はバイナリでも自動でもないと説明しています。自分は単に利益を刈り取るか、または刈り取らないかではありません。すぐに結果が表示されるわけではありません。代わりに、PPM のメリットの程度を認識することは、組織の規律のレベル、および設定したプロセスへの献身と継続的な適応によって異なります。

「PPM プロセスの開発と成熟の利点は、連続体を表しています」と、Zucker 氏は言います。「ある極端には混沌があります。お金は、制御、調整、または説明責任のないプロジェクトに費やされます。スペクトルのもう一方の端には、効率的で透明なプロセスがあります。企業は投資を効果的に管理して、調整を確保し、投資を最大化できます。プロジェクトやプログラムの状況に透明性があり、問題が発生した場合に適切な是正措置が取られます。」