ニーズに合ったプロジェクト計画作成用テンプレートの選択
プロジェクト計画作成用のテンプレートは、シンプルなものから非常に複雑なものまで各種ありますが、よく使われる代表的なテンプレートを集めました。もちろん、必要に応じてカスタマイズも可能です。
プロジェクト計画に静的なタイムラインまたは動的なガント チャートを含めるのも、アクション アイテムやビジネス ゴールを含めるのも、あなた次第です。
作業計画
大きなプロジェクト ゴールを、具体的かつ実行可能な小さいステップに分割するのに役立つのが、このテンプレートです。いつ、誰が、何を実行しなければならないのかが明確になり、期待の設定と透明性の向上が実現され、成果物や期日を誰もが正しく把握できるようになります。タスクが多数含まれていて期日が頻繁に設けられている大規模なプロジェクトに大きなチームで取り組む場合は、このテンプレートの使用をお勧めします。
プロジェクト計画 (ガント チャート付き)
プロジェクトのあらゆる面を管理するために多くのプロジェクト マネージャーが使用しているのが、このテンプレートです。プロジェクトの遂行中に生じる変更に対応しながら、プランニングを行ったり進捗状況をレポート報告したりするのに役立ちます。作業計画テンプレートには静的なタイムラインが含まれていますが、プロジェクト計画テンプレートには動的なガント チャートが含まれているため、プロジェクト スケジュールをインタラクティブにバー表示し、プロジェクト ステータスを関係者と視覚的に共有することが可能です。このテンプレートは、大勢の人々が関与する大規模なプロジェクトを管理する場合に最適です。
アクション プラン
具体的なゴールの達成までに必要なステップをすべてリストアップするには、このテンプレートが役立ちます。アクション アイテムを記入したら、担当者、優先度、ステータス、開始日と終了日を設定するだけで、アクション プランができあがります。よく似ている作業計画テンプレートでは、フェーズ (段階) 別にリストアップしたタスクを上から順に実行しますが、アクション プラン テンプレートでは、ゴール別にタスクをまとめているため、必ずしも上から順に実行するわけではありません。このテンプレートは、個人または小さいチームでの使用に向いています。
ビジネス計画
ビジネス ゴール自体と、ビジネス ゴールの達成計画に焦点を当てているのが、このテンプレートです。ビジネスの将来を考えながら目標を実現する方法を示すのに役立ちます。ビジネス計画テンプレートは、作業計画テンプレートやアクション プラン テンプレートよりも戦略目的に対応しているため、ビジョン ステートメント、ビジネス プロファイル、経済アセスメント報告などを含めるのにも適しています。ビジネスの立ち上げや拡大の際、あるいは外部支援を受けようとしている場合には、このテンプレートを使用しましょう。
プロジェクト計画とは?
プロジェクト計画は、スコープ (プロジェクトの範囲や成果物) を明確にし、関係者間のコミュニケーションを促進し、プランニングにおける暫定事項や決定事項を追跡管理するために作成および使用されます。プロジェクトの遂行中も変化し続ける「生きたドキュメント」のプロジェクト計画には、関係者リスト、スコープ ステートメント、プロジェクト スケジュール、コスト ベースライン、ベースライン管理計画、コミュニケーション計画など、さまざまな内容が含められます (プロジェクト タイムラインだけが含まれていても、あまり意味はありません)。
新しいプロジェクトを開始する前には必ず、プロジェクト計画を作成するようにしましょう。プロジェクトで実現したい内容 (大きな成果物) をリストアップしたら、ゴールを達成するために実行しなければならない事項 (小さなタスク要素) に分割します。このようにして大まかな計画ができあがったら、タイミング、予算、リソースなどについても考えます。
プロジェクト計画では、少なくとも以下についての確認および合意が関係者間で行われる必要があります。
- プロジェクトの目的: このプロジェクトをなぜ開始するのか。このプロジェクトで解決しようとしている問題は何なのか。
- プロジェクトの範囲: 何に対して取り組むのか。成果物とゴールは何なのか。
- プロジェクト メンバーとその役割: プロジェクトに誰が関与するのか。各自の責任は何なのか。
- 全体のスケジュール: プロジェクトの開始日と終了日はいつか。マイルストーンは何なのか。
プロジェクト計画の目的とは?
プロジェクト計画は、プロジェクトを成功へと導くために最も重要な要素の 1 つです。プロジェクト計画を作成すると、期待効果の文書化と伝達、スケジュールと成果物の制御、およびリスクの計算と管理を実現できます。プロジェクトに関与するメンバー全員に対するロードマップとして機能するのが、プロジェクト計画です。
プロジェクト計画を作成する主なメリットは、以下のとおりです。
- コミュニケーションの促進: 計画全体が見える化し、関係者はプロセスの初期段階でフィードバックを提供できるようになるため、プロジェクトが正しい方向に進むようになります。また、プロジェクトの遂行中もマイルストーンやタイムラインを必要に応じて更新できるようにしておくことで、期待の管理もスムーズになります。
- 透明性の実現: プロジェクトの期待とタイムラインを優先度や目的と共に明確に定義しておけば、プロジェクトのあらゆる段階における情報を関係者は適宜確認し、誰もが同じ見解を持つことが可能です。
- 情報整理の向上: タスク、依存関係、マイルストーンなど、さまざまな要素が多数含まれているプロジェクトでは、すべての進捗状況を追跡管理するのが困難になりがちです。しかし、各タスクに必要な時間と、同時に遂行できるタスクを把握できるようになるため、各アクティビティの実行タイミングと、それによるプロジェクトへの影響を見極めることが可能です。
Excel でプロジェクト計画を作成する方法
Excel でプロジェクト計画を作成するためのステップ バイ ステップ手順は、次のとおりです。最初に表を作成してプロジェクト情報を入力したら、プロジェクト タイムラインを作成する、というのが、大まかな手順です。
1. 表の列ヘッダーを追加する
まず、表の列ヘッダーを入力しましょう。
- 後で情報を追加しやすいように最初の行は空白のままにしておき、2 行目のセルに表の列ヘッダーを順に入力します。この例では、「タスク」、「担当者」、「開始」、「終了」、「日数」、および「ステータス」と入力します。希望に応じてその他の列ヘッダー (「予算」や「実費」など) を入力することもできます。
- 列ヘッダーの行をフォーマットします。この例では、列ヘッダーを入力したセルをすべて選択し、[ホーム] タブ -> [配置] グループ -> [中央揃え] を順に選択して、列ヘッダーのテキストを中央に揃えることにします。
- 次に、列ヘッダーのセルがすべて選択されている状態で、[ホーム] タブ -> [セル] グループ -> [書式] を順に選択します。[列の幅] をクリックすると表示される [列幅] ダイアログ ボックスで、[列幅] に希望の値 (この例では 15) を入力します。
2. プロジェクト情報を追加する
- 具体的なプロジェクト情報を追加します。まずは、「タスク」列に、プロジェクトのタスクを入力します。また、タスクのカテゴリ/グループ名も入力して、プロジェクトのフェーズごとにタスクを分類することもお勧めします。この例では、「前提条件」、「開始」、「開発」、「業務」、および「発売」というカテゴリを使用します。
- 次に、各タスクに対して担当者、開始日、および終了日も指定します。
- 「日数」列で、開始日から終了日までの期間が自動的に計算されるようにするには、「日数」列の一番上のセルをクリックして等号 (=) を入力し、同じ行にある「終了」列のセルをクリックしてセル番号を入力します。次に、負符合 (-) を入力したら、同じ行にある「開始」列のセルをクリックしてセル番号を入力し、Enter キーを押します。このセルを選択した状態で枠の右下角に十字線が表示されたら、一番下のセルまでドラッグすると、指定した数式をすばやく挿入できます。
- 各タスクのステータスも入力します。この例では、「完了」、「進行中」、「期限超過」、または「未開始」を使用しています。
- プロジェクト情報をすべて入力したら、表の見た目を良くしましょう。セルがすべて選択されている状態で、[ホーム] タブ -> [セル] グループ -> [書式] を順に選択します。[列の幅の自動調整] をクリックすると、列幅が自動的に調整されます。
- この例では、すべてのプロジェクト情報も中央に揃えることにします。セルがすべて選択されている状態で、[ホーム] タブ -> [配置] グループ -> [中央揃え] を順に選択してください。
3. フォントや色を変更する
作成した表では、セルの背景色や、フォントのタイプ、スタイル、サイズ、色などを変更することによって、重要な情報を強調表示できます。
- フォントの色を変更するには、該当のセルをクリックして選択した状態で、[ホーム] タブ -> [フォント] グループ -> [フォントの色] を順に選択すると開くカラー パレットで、希望の色を選択してください。
- セルの背景色を変更するには、該当のセルをクリックして選択した状態で、[ホーム] タブ -> [フォント] グループ -> [塗りつぶしの色] (缶からペンキを垂らしているアイコン) を順に選択すると開くカラー パレットで、希望の色を選択してください。
- フォントの設定を変更するには、該当のセルをクリックして選択した状態で、[ホーム] タブ -> [フォント] グループを順に選択し、希望のタイプ、サイズ、スタイル (斜体、太字、下線付きなど) に変更してください。
この例では、表の列ヘッダーと、タスクのカテゴリ/グループ (プロジェクトのフェーズ) の背景色を変更しています。また、「ステータス」列では、「完了」タスクは緑色、「期限超過」タスクは赤色のように、ステータスごとに異なる色を使用することにしました。
4. プロジェクト計画のタイムラインを作成する
表にプロジェクト情報をすべて入力したので、次はプロジェクト タイムラインの作成です。プロジェクト計画にタイムラインを含めると、タスクの優先度や期日を視覚的に把握でき、プロジェクトの透明性が増します。
日付を追加する
- 列ヘッダーと同じ行で、「ステータス」列の右側にあるセル (この例では、G2) に、最初の日付 (この例では、9/2) を入力し、そのセルを選択した状態で枠の右下角に十字線が表示されたら、希望のセルまで右側へとドラッグし、日付をすばやく入力します。
- 日付の書式を変更したい場合は、日付を入力したセルをすべて選択して右クリックし、[セルの書式] を選択します。
- [表示形式] タブが選択された状態で [セルの書式設定] ウィンドウが表示されたら、[分類] で [日付] を選択し、[種類] から希望の形式 (例: 3/14) を選択して [OK] をクリックします。
- タイムラインをコンパクトにしましょう。フォント サイズを小さくするには、日付のセルをすべて選択し、[ホーム] タブ -> [フォント] グループを順に選択して、希望のサイズを選択するだけです。
- 列幅を最小にするには、日付のセルをすべて選択して、[ホーム] タブ -> [セル] グループ -> [書式] を順に選択し、[列の幅の自動調整] をクリックします。
タイムラインを作成する
- まず、表部分で使用している背景を、タイムライン部分にも適用することにします。
- タイムライン用の行列 (マトリックス) が作成されたので、各タスクの開始から終了 (期間) をタイムラインに視覚的に示しましょう。該当のセルを選択したら、[ホーム] タブ -> [フォント] グループ -> [塗りつぶしの色] (缶からペンキを垂らしているアイコン) を順に選択し、カラー パレットから希望の色を選択してください。
5. タイムラインの見た目を仕上げる
- タイムラインの各セルに枠を付けるには、タイムライン全体を選択し、[ホーム] タブ -> [フォント] グループ -> [罫線] -> [格子] を順に選択してください。
- 表とタイムラインの上部に、その他のプロジェクト情報を追加することもできます。行を挿入するには、1 行目を右クリックし、[挿入] を選択するだけです。または、最初の行の任意のセルを右クリックして [挿入] を選択し、[セルの挿入] ダイアログ ボックスが開いたら [行全体] を選択します。必要な行数を挿入してください (この例では 7 行を挿入)。
- この例では、上から順に「プロジェクト名:」、「プロジェクト マネージャー:」、「プロジェクト成果物:」、「開始日」、「終了日」、「全体的な進捗状況」を入力することにしました。
Smartsheet でプロジェクト計画を数分で作成する方法
Smartsheet には、あらかじめフォーマットされたプロジェクト計画テンプレートが用意されており、タスクの整理、コミュニケーションの育成、およびプロジェクトの透明化を Excel よりも簡単に行えます。たとえば、「開始」、「終了」、および「期間」という 3 つの列は完全に連動しているため、タスクに対してこれらの値のうち 2 つを入力すれば、3 つ目が自動計算されるようになっています。もちろん、3 つの値をすべて入力した後で 1 つを変更した場合でも、残り 2 つが自動的に調整されます。また、ガント チャート上でタスク バーをドラッグ アンド ドロップするだけで、タスクの開始日と終了日 (および期間) をすばやく変更することも可能です。しかも、ガント チャート上で行った変更は、表 (グリッド) 上でも反映されます。ディスカッションの追加、ファイル/リンクの添付、アラートの設定など、Smartsheet の便利な共同作業機能を活用すれば、プロジェクト計画の策定・実施プロセスが最適化されます。
それでは、パワフルなテンプレートを使用して Smartsheet でプロジェクト計画をすばやく作成する方法を見てみましょう。
1. プロジェクト計画テンプレートを選択する
- Smartsheet にログインします (30 日間無料お試し期間を使用することもできます)。
- [ホーム] タブの左上にある [新規作成] -> [テンプレートの参照] をクリックするか、または [+] タブ (新規追加) を選択します。
- 上部にある検索用ボックスに「ガント」と入力して Enter キーを押し、検索を開始します。
- ここでは「基本的なプロジェクト_ガントと依存関係」というテンプレートを選択し、右上にある [テンプレートの使用] をクリックします。注: [テンプレート カテゴリー] で [すべてのテンプレート (英語)] を指定すると、英語のテンプレートを豊富なセレクションから選択できます。
- テンプレートを適用するシートに名前を付け、保存場所を選択したら、[OK] をクリックします。
2. プロジェクト情報を入力する
このテンプレートが適用された状態で Smartsheet シートが開くと、行列にはサンプルとしてデータ、添付ファイル/リンク、ディスカッションなどが既に入力されていることに気付くはずです。これらはプレースホルダーの役割をしているため、自由に変更することが可能です。
列の挿入や削除も簡単です。任意の列を右クリックし、[左に 1 列を挿入]、[右に 1 列を挿入]、[列の削除] を適宜選択してください。
不要な行は、該当行のセルを右クリック (または行番号の右側にあるドロップダウン矢印をクリック) して [行の削除] を選択すると削除できます。注: 必要に応じて行を新たに挿入することも可能です。
- [タスク名] 列に、タスクを入力します。このテンプレートでは、展開/折りたたみできる階層があらかじめ作成されているため、「<セクション X>」というセルに親タスク、「<サブタスク X>」というセルに子タスク、「<サブタスクのサブタスク X>」というセルに孫タスクをそれぞれ入力すれば、行間の関係が一目瞭然になります。階層に関する詳細は、関連ヘルプ トピックを参照してください。
- 行を削除する場合は、任意のセルを右クリックして [行の削除] を選択します。
- また、シートの左側にある [添付ファイル/リンク] 列のクリップ アイコンや [ディスカッション] 列のバブル アイコンをクリックすると、該当行のタスクに添付ファイル/リンクやディスカッション コメントを直接追加することもできます。
3. タスクの開始日と終了日を入力する
- 各タスクに対して開始日と終了日を指定します。サンプル データに基づいて右側のガント チャートに表示されているタスク バーの端をドラッグして、タスク期間をインタラクティブに編集することも可能です。
- [開始日] 列または [終了日] 列で、該当のセルを選択します。
- これらの列は「日付」タイプであるため、セル内のカレンダー アイコンをクリックすると表示される日付選択カレンダーを使用して、日付を簡単に指定できます。もちろん、セルに日付を手動で入力することも可能です。
4. タスクの完了率や担当者を指定する
このテンプレートでは、[% 完了] 列にタスクの完了率、[割り当て先] 列にタスクの担当者をそれぞれ入力することにより、プロジェクトに関する情報を詳細に追跡および管理できるようになっています。
[% 完了] 列の値はタスク バーの内部に視覚的に反映され、タスクの進捗状況をガント チャートで簡単に把握できます。[割り当て先] 列は「連絡先リスト」タイプであるため、タスクの担当者の名前やメール アドレスを入力し始めると、連絡先リストから候補が表示され、すばやく選択できます。
- [% 完了] 列に、タスクが完了した割合を入力します。小数点以下の数値を入力した場合は、自動的に四捨五入されます。
- [割り当て先] 列に、タスクを担当する人を入力します。担当者を連絡先リストから選択できない場合は、手動で入力できます (連絡先リストに新しく追加することも可能です)。
Smartsheet におけるプロジェクト計画のカスタマイズ
あっと言う間にプロジェクト計画の作成が終わりましたが、プロジェクト計画の外観をカスタマイズするのも、数回のクリックで実行できるほど簡単です。
1. 表内のタスク セルのフォントや色を変更する
- セルのフォントのタイプ、サイズ、スタイル、および色は、該当の左ツールバー ボタンを使用してすばやく変更できます。
- セルの背景色を変更する場合は、左側の [背景色] ツールバー ボタンをクリックすると表示されるカラー パレットから希望の色を選択するだけです。
2. ガント チャート内のタスク バーの色を変更する
- 任意のタスク バーを右クリックし、[色設定] を選択します。
- カラー パレットが表示されたら、バーに対して希望の色を選択します。
- 複数のタスク バーに同じ色を同時に適用することも可能です。連続している複数のバーを選択する場合は Shift キー、連続していない複数のバーを選択する場合は Ctrl キーを押しながら該当バーをすべて選択した後、任意のバーを右クリックして [色設定] を選択し、希望の色を選択するだけです。
最も役立つプロジェクト計画用テンプレート
プロジェクト計画を作成すると、プロジェクトが展開していく過程をロードマップとして視覚的に示すことが可能です。タスク、ゴール、責任者、期日など、プロジェクトの詳細を時系列でまとめて関与者全員と共有すれば、プロジェクトの成功につながること間違いなしです。ただし、プロジェクト計画用のテンプレートは市場にいくつも出回っているため、ニーズに適したテンプレートを選択するようにしましょう。テンプレートは言わば「プロセス」です。しかも、何度も再利用したり、必要に応じてカスタマイズしたりすることも可能であるため、プロジェクトの合理化につながります。
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