プロジェクト管理のプロジェクトの監視とコントロール フェーズのガイド

プロジェクトの監視とコントロールは、プロジェクトのパフォーマンスを測定するのに役立ちます。 このプロセスを使ってプロジェクト計画を確認し、プロジェクトのステータスを確認し、潜在的な問題を特定し、必要に応じて変更を実施します。 このフェーズは、プロジェクトのライフサイクルの実行フェーズと重なります。

このフェーズでは、プロジェクトをスケジュール通りに予算内で進めつつ、リスク管理や範囲変更の回避にも役立ちます。 監視とコントロールの段階の終わりに、お客様は完了したプロジェクトの成果物を承認します。

プロジェクトの監視とコントロールは、プロジェクトを期限内、予算内、範囲内で完了するために不可欠です。 監視プロセスとコントロール プロセスは、プロジェクト計画からの逸脱を特定します。 プロジェクトの監視とコントロールにより、パフォーマンスをシームレスに、効率的に、そして予定通りに行うことを保証します。

Alan Thecker 氏は、プロジェクトを成功に導く上で、プロジェクトをモニタリングし、コントロールすることの重要性を次のように説明しています。 「プロジェクト マネージャーは、どのプロジェクトも計画どおりに完璧に進まないことを知っています。 パフォーマンスが成功に対する期待に応えられるかどうかを確認するために、パフォーマンスの追跡に熱心に取り組む必要があります。 プロジェクトを順調に進めるためには、何が必要かを判断する必要があります。」

監視とコントロール プロセスでは、パフォーマンス指標を追跡して、プロジェクトをスケジュールどおりに、予算内、範囲内に収めます。 このプロセスは、プロジェクト チームが問題を未然に発見するのに役立ちます。 

• 重要業績評価指標 (KPI) を監視する: KPI をモニタリングすることで、プロジェクトの成果物を順調に、パフォーマンスを最新の状態に保てます。 プロジェクト マネージャーは、タイムライン、予算、品質に関するデータを使用して、より良い意思決定を可能にし、問題を回避するために変更を加え、機会を活用します。
• 変更リクエストの監視: プロジェクトのパフォーマンス データを測定することで、プロジェクトが順調に進んでいるのか、または変更が必要かどうかを確認できます。 プロジェクトがコースから外れている場合、コース修正のための変更リクエストが提出され、実行されます。
• プロジェクト範囲を監視する: このステップでは、プロジェクト範囲に対する変更が確実に検証され、文書化されます。 プロジェクト作業範囲や作業分解図など、関連するドキュメントを更新する必要があります。 また、範囲の拡大に関連して、戦略が変わる可能性のあるタイムラインやコストの調整も決定する必要があります。
• リスクを特定する: 理想的には、リスクの特定はプロジェクト全体で行う必要があります。 リスクが発生した場合には、適切な意思決定を行うために、関連する情報を入手できます。
• チーム メンバー、関係者、クライアントとのコミュニケーション: 定期的なコミュニケーションは、プロジェクトを円滑に進め、時間とコストのかかる誤解を避けるのに役立ちます。 関係者とチーム メンバーが、関連するすべての情報をタイムリーに受け取る必要があります。

プロジェクトの監視とコントロール計画は、成功、範囲、スケジュール、リソース、リスク、コストなどの要素を統合します。 この計画は、プロジェクトのライフサイクルの計画段階で作成されます。

1. プロジェクトの概要をまとめる。
   プロジェクト プランに従って、ベンチマークの範囲、スケジュール、予算のベースラインを設定します。 この計画では、プロジェクトの目標、リソース、マイルストーンを定義します。
2. プロジェクトをサブタスクまたは作業単位に分割します。
   作業分解構成図は、プロジェクト マネージャーがサブタスクの作成や作業の管理に使用できる便利なツールです。 この視覚化は、プロジェクト マネージャーがパフォーマンスや成果物を追跡し、簡素化するのに役立ちます。
3. プロジェクト プランを実行し、レポートと分析を行い、差異を特定します。
   差異が許容範囲内かどうかを判断し、監視を継続します。 許容できない差異の原因を見つけ、調整します。

プロジェクト マネージャーは、3 〜 5 つの重要業績評価指標を使用して監視データを報告し、プロジェクトを順調に進めるための目標を定義します。 KPI は、具体的で、測定可能で、達成可能で、関連性があり、タイムリーである必要があります。

• プロジェクトのパラメーターを監視する: プロジェクト プランには、プロジェクトの範囲と成功の指標が含まれます。 プロジェクト マネージャーは、KPI を使用してスケジュール、工数、コストを追跡し、プロジェクト プランに沿っていることを確認します。
• 関係者の関与を監視する: プロジェクト チーム、経営陣、クライアントとポジショニングを行い、コミュニケーションを取ることで、全員のエンゲージメントとタスクを維持できます。
• リスクをモニタリングする: プロジェクト期間中にリスク評価を完了すると、問題を回避し、プロジェクトのタイムラインや予算に与える悪影響を軽減できます。
• プロジェクトのパフォーマンスを監視する: プロジェクト マネージャーは KPI ダッシュボードを使用して問題を特定し、作業の進捗を測定します。
• 進捗をコントロールするために是正措置を取る: プロジェクト マネージャーは、プロジェクト プランをベースラインとして、進捗を管理し、解決またはプロジェクトが終了フェーズに入るまで変更を追跡します。
• データド キュメントの監視と管理: プロジェクトのパフォーマンスや変更を文書化することで、関係者の関与を維持し、問題を軽減し、今後のプロジェクトに通知できます。

プロジェクトの監視とコントロールのベスト プラクティスには、細かく注意を払う必要があります。 こうしたベスト プラクティスによって、プロジェクト マネージャーとチームは時間、コスト、予算のバランスをとることができます。

• プロジェクト管理チームの役割を定義する: チーム メンバーに、期待値と達成すべきスケジュールを周知徹底させます。
• 窓口を特定する: 問題が発生した場合には、課題の追跡、記録、監視を担当する専任者が必要です。
• KPI レポートの頻度を決定する: プロジェクト計画を作成する際には、KPI レポートを実施する頻度を決定し、そのスケジュールを守ります。 このデータは、パフォーマンスの監視とコントロールに不可欠です。
• スケジュール、予算、コストの差異閾値を定義する: 許容できる変化の割合と、変更を必要とする分散の閾値の数値を決定します。
  • スケジュール差異 (SV) については、獲得価値 (EV) から計画価値 (PV) を差し引きます。
  • 予算差異 (BV) については、各項目の計画予算から使ったお金を引き、当初予算で割って割合を算出します。
  • コスト変動 (CV) の場合は、実際のコスト (AC) を獲得価値 (EV) から差し引きます。
• 変動原因が一般的かユニークかを判断する: 予想される許容誤差の範囲内で、変更なく作業を継続します。 変動が予期せぬものによって引き起こされた場合は、適切な変更を特定し、実装します。
• 変更指示の精査: 文書化された変更リクエストをプロジェクト チームと確認して、変更リクエストを承認または却下します。
• 範囲の変更の監視とコントロール: 範囲の変更を削減して、プロジェクトのパラメーターを維持し、プロジェクトの変更が結果に影響を与える可能性があることを認識します。
• 完了時に厳格な承認プロセスを実施する: すべての承認を適切に文書化し、提出してください。

Zucker 氏は、「ソフト スキルは見逃されがちなので、コミュニケーションとステークホルダーの関心を効果的に維持することに重点を置いてください。 プロジェクトには新鮮な視点が必要であり、専門家によるアドバイザリー ボードは、プロジェクト マネージャーの監督と指導を行います」と述べています。

プロジェクト マネージャーは、プロジェクトのパフォーマンスを追跡、レビュー、報告するための監視とコントロールに依存しています。 このフェーズは、十分な情報を得た上で意思決定を行い、危機を回避し、業績と機会を最大化するために頼りにしているのです。

プロジェクトの監視とコントロールのテクニックは、プロジェクト管理の次の 3 つの領域に取り組みます:

• プロジェクト計画のモニタリング: クリティカル パス法 (CPM) を使って、プロジェクトの重要なマイルストーンを特定し、成果物をスケジュール通りに進めます。
• プロジェクト予算のモニタリング: アーンド バリュー マネジメントを使って、プロジェクトのタスクをコストに応じて割り当てます。
• プロジェクトのステータス監視: プロジェクト ステータス レポートを使用してレポート プロセスを標準化し、完了したタスク、主要な成果、リスク、リアルタイムの進捗状況を特定します。

プロジェクトを成功させるには、監視とコントロールに勤勉さと正確さが要求されるため、正しい戦略を持つことがすべての違いにつながります。 優れた監視とコントロールのアプローチでは、品質、リスク、関係者のエンゲージメント レベルを確認し、プロジェクトのすべての結果を伝達します。

以下のヒントは、プロジェクトの監視とコントロールの戦略を遵守するのに役立ちます。

• 変更リクエストを管理するための頻度と明確に定義されたプロセスを確立します。
• プロジェクトのニーズに合わせてパフォーマンス レポートを作成します。
• プロジェクトチームに過度な情報提供の要求をしないようにしましょう。
• 専門知識に応じて、最も必要な場所に関係者を配置します。
• 実行可能で、意思決定が必要なパフォーマンス データに優先順位を付けます。
• 意思決定がスケジュール、予算、範囲にどのような影響を与えるのかを考慮します。
• 透明性の高い意思決定プロセスを確立し、結果を伝え、文書化します。

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