複数のプロジェクトを管理するための戦略、ヒント、ツール

By Kate Eby | 2021年10月5日

行き詰まることなく、複数のプロジェクトを管理しタスクを権限委譲することは、創造性と戦略を用いることによって可能です。このガイドでは、複数のプロジェクトを管理するための専門的なテクニックを順を追って説明し、使用する方法とツールについて説明します。

このページには、複数のプロジェクトを効果的に管理するためのヒントと、複数のプロジェクトの管理に役立つ戦略と方法論のリストが含まれています。さらに、複数のプロジェクトを管理するためのプロセスを自動化する方法に関する無料のダウンロード可能なチェックリストが見つかります。

複数プロジェクト管理とプログラム管理の比較

一方で、プログラム管理は組織の全体的な戦略的目標に関心がありますが、複数のプロジェクトを管理するには、単一のプロジェクトを管理する場合と同様に、特定の成果物と期限に集中する必要があります。 

したがって、複数のプロジェクトを管理することは、プログラム管理のカテゴリに分類されるように見えるかもしれませんが、2 つの概念は異なります。

特性複数プロジェクト管理プログラム管理
適用範囲各プロジェクトには、独自の定義済みで限定された目的があります。プログラムには、組織の全体的な使命と目標に関連するより広い適用範囲があります。
計画プロジェクトマネージャーは、目標とその達成方法を定義します。プログラムマネージャーは、プログラム全体を開発し、プログラム作業のための組織のビジョンを設定します。
成功の定義方法各プロジェクトには、チームがあらかじめ決められた期限に対して完了する特定の成果物が含まれています。チームは、組織に対するプログラムの全体的な利益を評価します。
ライフサイクル一時的。恒久的かつ継続的。

 

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複数プロジェクトの管理と単一プロジェクトの管理の比較

単一のプロジェクト管理ではなく、複数のプロジェクトを管理するには、マネージャーがさまざまな優先順位を理解し、さまざまなスキルを展開する必要があります。 

複数のプロジェクトを管理するために必要な違いおよびスキルの一部を、次に示します。

  • 全体的思考: プロジェクトがどのように組み合わされているかを理解しながら、各プロジェクトが自分の組織にとって重要である理由についても考える必要があります。チームが限られたリソースでタスクに優先順位を付ける場合は、これらすべてを考慮してください。 
 
  • 「複数のプロジェクトを管理することは、1 つのプロジェクトを管理することと同じではありません。同じアプローチを 2 回実行し、すべてのプロジェクトに同じプロセスを適用することはできません」と、英国に拠点を置く Otobos Consultants のディレクターであり、プロジェクト管理に関する著者、トレーナー、スピーカーである Elizabeth Harrin 氏は述べています。「それは自分にとっては都合がよいですが、利害関係者の考え方には合っていません。彼らは仕事量を全体的に、統合された全体として管理しており、自分もそうあるべきです。すべてのプロジェクトを単独で扱うことはできません。」
  • 優先順位の確立と再評価: 1 つのプロジェクトでは、タスクの優先順位付けをかなり簡単に行い、場合によっては単に順番に実行することもできます。ただし、複数のプロジェクトでは、チームリーダーとメンバーは、最初に異なるタスクとプロジェクト間で優先順位を設定し、作業の進行に応じて継続的に再評価して、最も重要なタスクを最初に完了する必要があります。
  • コミュニケーションと定期的なチェックイン: チームメンバーが複数のプロジェクトで作業している場合、継続的にコミュニケーションを取り、チームにすべての進捗状況の更新にアクセスできるようにすることが、さらに重要です。チームリーダーも定期的にチームメンバーとチェックインして、最も重要な作業が(そしてどのように)行われているかを全員が知っているようにする必要があります。
  • スケジュール管理: チームリーダーは、チームメンバーのスケジュールを理解して管理する必要があります。そうすることで、必要なタスクにメンバーの注意を向かわせ、チームが締め切りを逃さないようにすることができます。

複数のプロジェクトを管理する方法

複数のプロジェクトを一度に管理するための戦略が必要であり、そのためには優先順位を継続的に評価し、タスクをうまく調整する必要があります。

複数のプロジェクトを管理するためのガイドラインを次に示します。

  • 事前計画: マネージャーとプロジェクトマネージャーは、1 つのタスクに多くの時間を費やしすぎるという典型的な問題に直面します。新しいプロジェクトにコミットする前に、既存のタスクを完了するために必要な時間を予測します。次に、包括的な プロジェクト範囲 を作成し、それに応じてタスクをスケジュールします。そうしないと、あるプロジェクトから次のプロジェクトへとジャンプし、十町に進めるために次にどのタスクを完了すればよいかわからないことがあります。
  • プロジェクトタスクの評価: プロジェクトタスクをその期日ごとに分離し、サブカテゴリ(毎日、毎週、毎月)で整理します。カテゴリとプロジェクトの期限に基づいて各タスクをターゲットにするプロセスに従っていきます。これにより、プロジェクトスケジュールの全体ですべてを効果的に処理し、ボトルネックを回避ができるようになります。

    以下は、大量のタスクを処理するためのヒントです。
    • 重要度レベル別にタスクを色分けします。
    • タスクリストで毎日少なくとも 1 つのアクション可能な項目を完了します。これは大きな作業である必要はありませんが、その日に完了したものでなければなりません。
    • 大きな目標を管理しやすいものと感じられるようにするため、小さなタスクをリストアップ (および達成) します。これらのタスクを追跡して、進捗状況の更新中に報告できる個人的な達成感を醸成します。
  • 成果の優先順位付け: どのように整理されていても、目的とする成果に基づいてタスクに優先順位を付けないと、複数のプロジェクトを管理することが困難な場合があります。優先順位を特定して追跡するシステムのセットアップを支援するために、チームに協力を求めます。

    タスクの作業をやめる前に、スケジュールどおりに完了しなかった場合、プロジェクトはどうなるかを自問自答してください。各プロジェクトがより大きな会社の目標にどのように調整されているかを検討します。次に、最も影響を与える作業を特定します。

    以下は、複数のプロジェクトで作業する際に留意すべき重要な点です。 
    • まず最も簡単なプロジェクトでコツコツと取り組むことには抵抗してください。代わりに、最も大きな影響を与えるものを基礎において、作業に優先順位を付けます。
    • チームメンバーと定期的に確認して、プロジェクトを次のタスクに進める前に完了する必要があるタスクを確認します。
  • 期待事項の設定: プロジェクトの作業を開始する前に、プロジェクトの目的と理想的な (しかし現実的な) 期限を明確に理解して、期待事項を管理します。最初の期限までに目標を達成できない場合は、プロジェクトリーダーに相談して調整を行います。

複数のプロジェクトを管理するためのヒント

専門家は、複数のプロジェクトを管理するには、目標を継続的に追跡し、優れたコミュニケーションスキルを採用して、追加で作業を引き受けることができないときには周囲に伝えることを学ぶ必要があると強調しています。

複数のプロジェクトを管理するための追加のヒントを次に示します。

  • マルチタスクを避ける: 複数のプロジェクトを時間通りに効果的に管理して完了するには、タスクを頻繁に変更しないようにします。代わりに、明確にした期間 (少なくとも 45 ~ 60 分) の間、1 つのタスクに十分な注意を払ってください。タイマーを設定し、タイマーが鳴るまで作業に固執します。可能であれば、1 つのタスクで定義された期間を延長します。

    タスクを頻繁に変更すると、生産性が低下します。人間の脳は、新しいタスクに生産的に取り組む前に、各変化に適応する時間が必要になるからです。
  • 確固としたプロセス構造の確立: カリフォルニア州の海運物流会社である Airspace のシニアテクニカルプロダクトマネージャーである Kristen Jourdanis は、「共通言語と、一貫した高レベルなプロセスを確立することが最も重要です。チーム全体で効果的にコミュニケーションが取れなければ、誰も私が話していることを理解してくれず、結果はプロジェクトの意図した目的を満たさないことになります。プロジェクト全体で何が起こっているのかを誰も知らない場合、何かがコースを外れている可能性があるときの重要なインプットが出てきません。私は、チームメンバーが自動化された方法で、進捗状況を報告する権限を与えられる自律システムを構築しようとしています。」
  • コミュニケーションへのコミット: 強力なコミュニケーションは、すべてがスムーズに実行されるようにするための鍵です。非常に多くの毎日の仕事と多くのプロジェクトがあると、重要なタスクを見失ったり、無視したりするのは、たやすいことです。チームの過剰なコミュニケーションやマイクロマネジメントを必要とせずに、プロジェクトの優先順位を明確にする組織システムを作成します。次に、成功に不可欠なものを伝えることに集中します。
  • いいえと言う: すべての新しい作業に「はい」と言っていると、複数のプロジェクトを効果的に進めることはできません。他の人は自分に定期的に新しいタスクを割り当てたいと思うかもしれず、自分が現実的に引き受けられないものに「ノー」と言えなければなりません。さもなければ、自分が締め切りを逃したり、並以下の仕事を生むか、またはその両方になるので、既存のタスクは苦戦することになります。

    「(複数のプロジェクトをうまく管理するための)最も重要な制約は、1 日に十分な時間がないことです」と Otobos Consultants の Harrin 氏は言います。「これはリソース管理の問題であり、ポートフォリオの優先順位付けの問題でもあります。上司は個人がすべての新しい取り組みに「はい」と言うことを期待していますので。すべてのプロジェクトを成功裏に実現する現実的な可能性について、率直に会話をしようとする気はありませんから。
  • 気を散らすものを避ける: 今日の職場環境では、メール、Slack メッセージ、電話のテキスト、会議、電話や Zoom の通話など、注意散漫にするものが多くあります。プロジェクトのタスクと目標を進行させるためには、明確にした期間、これらの気を散らすものを避ける必要があります。タイマーを設定し、メール、テキスト、その他の通知をミュートします。

    時間を効果的に集中して管理する方法に関する、その他の役立つヒントについては、時間管理のヒントと手法に関するガイドをお読みください。
  • チームと自分自身に説明責任を果たす: チームとの定期的なチェックインをスケジュールします (1 対 1 のミーティングの場合もあります)。また、チーム全体の会議や少人数のグループ懇親会をスケジュールして、進捗状況や問題について話し合い、来週 (またはその他の明確にした作業期間) に達成予定のことを報告することもできます。プロジェクトマネージャーは、タスクと問題についても報告する必要があります。

    「定期的にチェックインを行い、チームとの関係を構築してください」と、Harrin 氏は言います。「主にあなたは、彼らが課題や今後の仕事休みについて教えられると感じてもらうようにして、スケジュールが立てられるようにしたいのです。私は、すべてのプロジェクトにわたって各プロジェクトの重要マイルストーンと重要ポイントを示す統合カレンダーを使用するように人々に教えているので、彼らは常に全体像を念頭に置いています。」
  • ビジネス用シグナルの開発: 実際の緊急事態を除いて、特定の時間の中邪魔されないときに、同僚にシグナルを発信します。これは、次のことを意味する可能性があります。
    • 一定期間、邪魔されないことを示す、ドアや作業場への物理的な看板
    • 緊急でないメールには特定の時間まで返信しないメールの自動返信
    • 自分の予定表でブロックする時間
  • 目標の常時再確認: 空軍の Jourdonais 氏は、チームが「プロジェクトの意図した価値について頻繁に訪れる基準ラインを設定し、その価値を提供するようにプロジェクトが道をたどっているかどうかを確認する」ことを推奨しています。「私は、事業を展開する市場が信じられないほど急速に進化している企業で働いていたことがあります。プロジェクトの意図は、不安定なビジネス要因のおかげで、予測された結果と必ずしも一致しないことがよくあります。私は物事が意図していた道から逸れるかもしれないのはいつなのか、注意深く追い続けます。時にはこれが OK のことがあって、私たちが気付いたことは、コースを変更し、優先順位をシャッフルする必要があることです。」

    「すべてを把握し続けるのは困難ですが、私はこれらの変化がどのように起こっているかについてばかり、過剰なコミュニケーションと文書化するという間違いを犯すため、私たちが各プロジェクトで現在どこにいるのか理解していないなどとは、誰も感じないのです。」
  • タスクの委任: 仕事を他の人に渡すのは難しいかもしれませんが、重要な作業をすべて時間どおりに完了するために、特にマネージャーにとって、そうすることが不可欠である場合があります。

    作業の委任は、実際に、全員の時間を最も効率的に利用することになる可能性があります。マネージャでない場合は、マネージャがすべての可能な作業の転送を承認していることを確認してください。
  • 期待を管理する: プロジェクトが進行するにつれて、特定のタスクを完了する際に経験するハードルやその他の問題について、プロジェクトリーダーと連絡を取り続けます。特定のプロジェクトの目的や期限が、期限が近づくずっと前に変更する必要がある理由を理解できるように助けます。
  • 今後のタスクを常に理解する: Thomas Cagley は、ソフトウェア開発と保守で企業を支援するコンサルティング会社である Tom Cagley and Associates の社長です。「タスクのバックログを 1 つにまとめることは非常に重要です」と彼は言います。「バックログは、優先順位を付け、使用されている作業管理システムに引き込まれる作業の全体的なビューを提供する必要があります。」

複数のプロジェクトを管理するための戦略と方法論

専門家は、複数のプロジェクトを同時に管理するためのさまざまなプロジェクト管理戦略と方法論を推奨しています。これらの戦略と方法論のいくつかを実装するには、次の基本的なツールを使用できます。

  • ガントチャート: ガントチャートは、タスク、リソース、タスク間の依存関係、およびプロジェクト全体の進捗状況を追跡するプロジェクトのタイムラインビューです。(ガントチャートの詳細と無料のガントチャートテンプレートをダウンロードするには、「複数のプロジェクトのための無料のガントチャートテンプレート」にアクセスしてください。)
  • PERT チャート: このタイプのチャートは、プロジェクト内のすべてのスケジュールされたタスクのシーケンスされたグラフィカルなビューと、プロジェクトを完了するために必要な最短、最長、および最も可能性の高い時間の長さの予測と、最も可能性の高いプロジェクトの長さを提供します。(PERT チャートのガイドを読み、テンプレートを見つけてください。)
  • フィッシュボーン/特性要因図: 根本原因分析に使用されるこのタイプの図は、魚の骨格のように見えます。魚の頭で分析している問題と、背骨からひれが出ている可能性のある原因に注意してください。(フィッシュボーン図やその他のリーン テクニックの詳細については、「テンプレートとケース スタディによるリーン プロセス改善に不可欠なガイド」にアクセスしてください。)
  • 作業分解構造 (WBS): このビジュアル ツールは、プロジェクトを構成するすべての小さなコンポーネントと成果物を定義および追跡するのに役立ちます。(詳細については、WBS ガイドを参照してください。)

複数のプロジェクトを同時に管理するのに役立つ重要な戦略と方法論を次に示します。

複数のプロジェクトを同時に管理するためのスターター キット

このスターター キットには、チームが複数のプロジェクトを一度に追跡するのに役立つ概要テンプレートと、そのプロセスを支援するテンプレートが含まれています。具体的には、プロジェクトの提案、プロジェクト憲章の作成、複数のプロジェクトの同時追跡 (各プロジェクトの詳細、責任、期限の追跡など) を行うためのテンプレートがあります。

複数のプロジェクトを管理するためのスターター キットのダウンロード

 

複数のプロジェクトを管理する概要テンプレート

複数のプロジェクトを管理するためのテンプレート

複数のプロジェクトを管理するための概要テンプレートのダウンロード - Microsoft Excel 

チームはこのテンプレートを使用して、複数のプロジェクトを一度に追跡および管理できます。テンプレートには、プロセス全体の追跡に役立つエントリが含まれています。また、複数のプロジェクトを追跡するのに役立つ他のテンプレートの詳細とリンクも含まれています。テンプレートは、ニーズに合わせてカスタマイズできます。

提案されたプロジェクト テンプレート

提案されたプロジェクト

提案されたプロジェクト テンプレートのダウンロード

Microsoft Word

このテンプレートを使用して、プロジェクトを提案し、方法論など、提案されたプロジェクトの詳細を提供します。このテンプレートには、提案されたプロジェクトの詳細、提案が組織の目標にどのように適合するか、および提案された開始日のエントリが含まれています。ニーズに合わせてカスタマイズできます。

プロジェクト憲章テンプレート

プロジェクト計画書

プロジェクト憲章テンプレートのダウンロード

Microsoft Excel | Microsoft Word

チームは、このプロジェクト憲章テンプレートを使用して、プロジェクトの憲章を作成できます。テンプレートを使用すると、プロジェクトとそのスコープ、スケジュール、およびコストの詳細を指定できます。チームは、ニーズに合わせてテンプレートをカスタマイズできます。

複数のプロジェクト追跡テンプレート

複数プロジェクト追跡テンプレート

複数のプロジェクト追跡テンプレートをダウンロードする

Microsoft Excel

このテンプレートを使用して、複数のプロジェクトを同時に追跡します。テンプレートには、それらのプロジェクト内の複数のプロジェクトとタスクに関する詳細を入力するためのスペースが含まれています。また、チームはガント チャートでさまざまな期限を追跡できるため、さまざまなタスクやプロジェクトの期限が互いにどのように整合しているかを確認できます。

プロジェクト タイムライン テンプレート

プロジェクトタイムライン

プロジェクト タイムライン テンプレートをダウンロードする

Microsoft Excel

チームは、このプロジェクト タイムライン テンプレートを使用して、すべてのチーム メンバーの責任と期限など、プロジェクトの詳細な説明を提供できます。他のプロジェクトのチーム メンバーの責任に基づいてこれらのタスクと期限を組み込み、ニーズに合わせてテンプレートをカスタマイズできます。

複数のプロジェクトを管理する際の課題

複数のプロジェクトで作業している場合、すべてを追跡し、最善の方法で作業を調整し、効果的にコミュニケーションをとることが困難な場合があるため、圧倒されることが少なくありません。

複数のプロジェクトを管理する際の最も一般的な課題のいくつかを次に示します。

  • すべてのプロジェクトにわたる可視性の欠如: すべてのプロジェクトのすべての作業と全体的な目標を 1 か所で確認して評価することは困難です。

    「作業を想像できなければ、管理が非常に難しくなります」と Cagley 氏は言います。
  • 成果物とプロセスの不整合: 一部のプロジェクトは、異なる方法で、または無数の異なるシステムを介して管理されるため、成果物とプロセスに一貫性がない場合、非効率性が生じる可能性があります。
  • タスクの優先順位付けにおける不確実性: 非常に多くのタスクと非常に多くのプロジェクトがあるため、チーム リーダーやメンバーが一度に最も重要なタスクに優先順位を付けることは困難な場合があります。
  • 重複作業: チームが作業を適切に調整しない場合、チーム メンバーは無意識のうちに同じタスクに取り組んでしまう可能性があります。
  • 情報の欠落または紛失: 各プロジェクトの基本を追跡しないと、チームはプロジェクトの完了に不可欠な情報を見逃す可能性があります。
  • チーム間のコミュニケーション不足: 複数のプロジェクトで同時に作業する場合、コミュニケーションが途絶え、その結果、非効率になることがあります。
  • 非効率的なリソース割り当て: すべての作業とすべてのプロジェクト目標の追跡と調整が不十分な場合、一部のタスクにはリソースが多すぎて、他のタスクでは十分ではない可能性があります。
  • リモートで作業するときにチームワークが妨げられる: チーム リーダーとチーム メンバーは、堅実な作業はリモートで実行できることを学びました。しかし、チーム メンバーが少なくとも定期的に直接会うことができる場合、コラボレーションはさらに効果的です。

    「リモート ワークにおいて...効率的なコラボレーションは、ツーリング プラットフォームやタイム ゾーン全体で大きな課題になる可能性があります」と、Jourdanis 氏は言います。「私はいつも、利害関係者と一緒に部屋に座ってプロジェクトを指揮することを好みます。参加者が参加しているか聞いているかどうかを常に確認できるとは限らないため、部屋がない場合、部屋を読んでより微妙な要素について直感を得るのは困難です。すべての人に効果的にリーチする方法を知ることは困難です。

複数のプロジェクト管理のためのワークフロー自動化

ワークフローの自動化は、すべてのプロジェクト管理に役立ちますが、複数のプロジェクトを管理する場合に特に当てはまります。承認、更新、リマインダーなどの反復的なタスクを自動化できます。テクノロジーは、チーム メンバーがより複雑な作業に取り組むための時間を解放することができます。

チームは、複数のプロジェクトを管理するために、ローコードまたはコードなしのソフトウェアを検討する場合があります。これらのプラットフォームは、手作業でコーディングすることなく、チームのためのシンプルなソリューションのプログラミングに役立つグラフィカル ユーザー インターフェイスを提供します。このようなソフトウェアの例としては、Visual LANSA、GeneXus、Creatio、Smartsheet などがあります。

これらのツールの詳細については、ワークフロー自動化のガイドをご覧ください。

プロジェクト管理ワークフロー テンプレート

プロジェクト管理ワークフロー

プロジェクト管理ワークフロー テンプレートのダウンロード

Microsoft Excel | Microsoft Word

テンプレートは、複数のプロジェクトを管理するときに適切なワークフローを把握して追跡するのに役立ちます。この無料でダウンロード可能なテンプレートは、新しいプロジェクト計画の策定、ステップの作成、利害関係者の承認の確保に役立ちます。

特定のプロジェクトのための追加の無料のプロジェクト管理ワークフロー テンプレートを見つけます。

プロジェクト管理ソフトウェアによる複数プロジェクトの管理

複数のプロジェクトの管理は、複数のプロジェクトを同時に管理するためのさまざまなツールを提供するプロジェクト管理ソフトウェアなしでは圧倒されます。

プロジェクト管理ソフトウェアは、次の操作に役立ちます。

  • プロジェクトに関するすべてのドキュメント、メモ、およびメッセージを 1 つのプラットフォームにまとめます。プラットフォームは、通常、プロジェクト内のタスクのステータスと全体的なステータスの簡単な要約も提供します。
  • タスクとサブタスクを、すべてのチーム メンバーが表示できるリアルタイムのカレンダーでスケジュールします。
  • 個人およびチームの進捗状況の概要を示す日次レポートまたは週次レポートを作成します。
  • 自動化された To-Do リストを作成します。
  • 使用可能なリソースとリソース管理に関する追跡レポートを作成します。

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