コンテンツワークフローとは
コンテンツワークフローは、チームと、チームが作成するすべてのコンテンツを計画、開発、管理するための一連のステップです。強力なコンテンツワークフローを通じてチームのパターンとプロセスを作成することで、クリエイターやマーケターが所有権を取得できるよう支援します。以下は、記事の基本的なワークフローを示すシンプルなコンテンツマーケティングフローチャートです。
コンテンツ管理は、コンテンツマーケティングとは異なりますが、コンテンツマーケティングに不可欠な部分です。コンテンツマーケティングは、関連性の高いコンテンツ (Web ページ、ホワイトペーパー、ブログ記事) をオーディエンスに作成して配布するための戦略的アプローチを取ります。コンテンツ管理とは、各資産を整理、公開、保管、レビューする方法です。コンテンツ管理はコンテンツを構造化する方法であり、コンテンツマーケティングがそのコンテンツのパフォーマンスを評価すると考えてください。
「Content Management 101: Discover the Best Approaches and Techniques (コンテンツ管理 101: 最適なアプローチと手法の見つけ方)」で、コンテンツ管理システムの完全ガイドと、コンテンツ管理戦略を作成するための重要なステップをお読みください。さらに「Free Content Strategy Templates and How to Use Them to Create a Successful Plan (無料のコンテンツ戦略テンプレートとそれらを使用して成功する計画を作成する方法)」をお読みになり、コンテンツマーケティング戦略を構築して、ガイド付きのテンプレートで完成させましょう。
コンテンツワークフローを定義しなければならない理由
すべてのコンテンツマーケティングチームはワークフローを使用しますが、すべてのチームがタスクのリストを明確に特定または更新するための時間を取っているわけではありません。定義されたコンテンツワークフローは、プロジェクトのメンバー全員に、どのようなプロセスか、そのプロセスでいつ自分の順番が来るか、プロジェクトのニーズを提供するために何をすべきか、いつ提供しなければならないかを伝えます。コンテンツワークフローは、次の方法で仕事とワークライフを改善できます。
- チームを整理する
- サイロ化を解消し、共同作業を合理化する
- 生産性、効率性、量を向上する
- 最高の品質を実現することで成果を向上する
- ストレスを軽減する
- 重複や終わりのない改訂を避けることで時間を節約する
- チーム (および各チームメンバー) の時間を予算化する
- プロジェクトを順調にスケジュールどおり進め、締め切りに間に合うようにする
- マネージャーがボトルネックを特定できるようにする
コンテンツワークフローはプロセスから始まります。「テンプレートや標準的なプロセスを作成すると非常に便利です。それらを複製するだけで、毎回ゼロからやり直す必要がありません。」女性起業家のための共同作業スペースおよびコミュニティである Make Her Mark のオーナー兼創設者、カイラ・ペンドルトン (Kayla Pendleton) 氏はこのように述べています。
コンテンツワークフローは、編集者や、コンテンツの計画や管理を担う、ソーシャルメディアマネージャーをはじめとするあらゆる人に役立ちます。また、ライター、デザイナー、校正者など、コンテンツの制作やレビューを行う人にも役立ちます。「Save Time by Taking the Time: Creating Workflows (時間節約のために時間をかける: ワークフローの作成)」で、プロジェクト管理におけるワークフローの役割についての完全ガイドをお読みください。
コンテンツマーケティングワークフローの作成方法
コンテンツマーケティングワークフローは、クリエイティブなコンテンツのアイデアを出すのと同じようチームの興味を引くわけではありませんが、強力なワークフローがなければコンテンツマーケティングは成功しません。マーケティングワークフローを定義するには、すべてのタスクと各タスクの所要時間を特定します。次に、チームメンバーの役割と責任をすべて一覧にします。最後のステップは、メンバーとタスクを論理的な順序で配置することです。新しいコンテンツを作成、公開、配布するための持続可能なプロセスを構築することが目標です。
「すべてをプロジェクト、チェックリスト、関連するタスクに分割することから始まります。」とペンドルトン (Pendleton) 氏は述べています。「重要なのは、最終的に巨大な To-Do リストになるようなものを使わないことです。必ず手に負えなくなりますから。」同氏は、誰もが犯し得る最大の間違いの 1 つは、全体像や望む結果を考えずに、やるべきことを書き留めることだと警告しています。
「私は文字どおり、紙に書き出したり、ファイルキャビネットに収納するようにプロジェクトについて考えたりすることから始めたことがあります。To-Do リストを作成するのは、その引き出しを開くようなものであり、引き出しの中に大量の紙が整理されていない状態で入っていれば、完全に手に負えなくなります。代わりに、プロジェクト、日付、トピック、クライアントごとにすべて整理されていれば、タブ、メモ、インデックスなどで整理されたバインダーを持っているようなものです。」
マーケティングワークフローのステップバイステップのガイドについては、「The Complete Guide to Marketing Workflows (マーケティングワークフローの完全ガイド)」をお読みください。
ワークフローのアプローチを選択
すべてのタスク、タイムライン、チームメンバーを集めたら、自身の組織に合った方法でワークフローを整理しましょう。次の 3 つのアプローチがあります。
- ステータスベース: コンテンツのステータスに基づいてワークフローを整理する。
- タスクベース: コンテンツに必要なタスクに基づいてワークフローを整理する。
- スイムレーン:役割を超えて、経時的にタスクを整理する。
ステータスベースのワークフロー
このアプローチでは、コンテンツの各部分にステータスが割り当てられ、コンテンツがどこにあり、プロセスの次のステップでコンテンツがどこに移動するのかをステータスが示します。プロジェクトマネージャーと編集者は、ワークフローの個々のステップに深く関わります。
ワークフローを慎重に設計しないと、複数の課題に直面し、プロジェクトの全体的なステータスを完全に把握することが難しくなる場合があります。システムを使用しないチームメンバーは、システムに精通していないため混乱する可能性があります。早い段階でチームから賛同を得ることで、これを避けてください。ステータスベースのワークフローを使用する際のベストプラクティスを以下に示します。
- チーム全員の各ステータスを明確に定義する。
- チームメンバーが各用語の意味を簡単に覚えられるようにする。
- マネージャーが過度に監視せずに済むように、各段階のワークフローを正しいステータスで更新できるようにチーム メンバーをトレーニングする。
- ワークフローの例外を処理できる柔軟なシステムを作成する。
タスクベースのワークフロー
ステータス別や時系列ではなく、機能別にワークフローを定義する方が理にかなっている場合もあります。タスクベースのワークフローは、To-Do リストのように機能します。コンテンツがワークフローを移動する中で、チームメンバーは互いにタスクを割り当てます。編集者は各タスクに誰が取り組んでいるかを把握していますが、より短時間でプロジェクト内の各タスクのステータスを細かく管理できます。
このアプローチを使用する場合の課題の 1 つは、チームメンバーが自分がタスクに割り当てられたことを知っていても、その作業に必要なすべての情報にアクセスできない可能性があることです。タスクベースのワークフローでは、コンテンツの戦略的目標を提供できない可能性もあるため、ライターやデザイナーは締め切りまでにコンテンツを作成できるものの、キャンペーンの目標を達成するには時間のかかる修正が必要になります。タスクベースのワークフローを使用する際のベストプラクティスを以下に示します。
- タスクを明確な言葉で記述する。
- チームメンバーに何が期待されているかを知らせ、タスクの詳細と締め切りを伝える。
- チームが残っているタスクを含むさまざまなタスクの進捗状況を確認できるように、明確なビジュアルを提供する。
- チームメンバーにタスクが委任されたときにそのメンバーに通知するトリガーを作成する。
- 変更に対応できる柔軟なシステムを作成する。
スイム レーン アプローチ
スイムレーンは、さまざまな部門や役割が関与するプロジェクトを整理します。図では通常、縦の列に役割、横の列にタスクが表示されます。この図により、チームメンバーが何をしているのかを確認できるため、タスクの重複を避け、ボトルネックをすばやく特定できます。また、追加のタスクを処理するためのチームのキャパシティも確認できます。
専門家が推奨するベストプラクティスとヒント
最も効果的なコンテンツマーケティングワークフローは、ステータスベースのワークフローとタスクベースのチェックリストを組み合わせたものです。ワークフローの定義を開始する際には、コンテンツマーケティングプロセスのすべてのステップを必ず含めます。このチェックリストは、すべてが万全に整っていることを確認するのに役立ちます。
コンテンツ マーケティング ワークフローのチェックリストをダウンロードする
コンテンツマーケティングワークフローを細いところまですべて準備できたら、次のヒントとベストプラクティスに従います。
- エンドツーエンドのプロセスを設定する:Mercer | Mettl のマーケティング責任者であるシュクン・バンサル (Shakun Bansal) 氏は次のステップを使用します。まず、製品認識やソート リーダーシップなど、コンテンツの目標や目的を定義します。コンテンツを立証するために、オーディエンスに関する内部データを取得します。「数字に裏付けられた情報は、裏付けられていないコンテンツよりも間違いなくうまく機能します。」とバンサル (Bansal) 氏は述べています。次に、ワークフローの構造、システム、プロセスを定義し、コンテンツ カレンダーを作成します。これを締め切りまでに完了させます。部門間のコミュニケーションは非常に重要です。「マーケティングおよび製品の担当マネージャーとデザイナーが共同作業を行う会議を設け、成功または失敗を示す指標を定義します。」と同氏は言います。このデータは、今後の取り組みを導くために不可欠です。
- 視覚的になる: ガントチャート、カンバンカード、またはビジネスプロセスモデリング表記法 (BPMN)の図によって、チームにワークフローと進捗状況を視覚的に示します。
- 柔軟になる: ワークフローを確定すべきではありません。各プロジェクトで、新しい状況に対応するためにワークフローを積極的に適応させます。ワークフローを追跡するために使用するツールが、コンテンツマーケティングプロセス中の変更に対応できることを確認してください。
- 適切なワークフローツールを使用する:Nameboy のコンテンツマーケターであるアリソン・ホット (Allison Hott) 氏は、このステップの重要性を強調しています。「マーケティングワークフローツールは、詳細なマーケティングワークフローを作成し、チームメンバーのすべてのタスクと進捗状況をリアルタイムで確認できるようにするのに役立ちます。また、ソーシャルメディアのマーケティングワークフロー用の Hootsuite など、マーケティングの特定分野に対応したマーケティングワークフローツールもあります。」
仕事の最適なスケジュールを見つける方法
ワークフローには、単に各タスクの順序と時間がリスト化されるだけでなく、チームメンバー間の引き継ぎや各メンバーの作業の引き渡しも含まれます。一連のステップでは、各メンバーが抱えている他のプロジェクトを考慮する必要があります。ワークフローのタイムラインを構築するのに役立つ戦術のいくつかを次に示します。
- 各タスクの時間について現実的になる: たとえば、ライターがコンテンツの作成に 4 時間かかると言った場合、それが連続した 4 時間なのか、数日で 4 時間なのか、あるいは他のプロジェクトによってこのプロジェクトの開始が阻まれているのかを知る必要があります。ワークフロー内の各タスクにかかる時間を見積もるための優れた公式を用意してください。
- 締め切りから逆算して始める: 十分な調査時間と執筆時間を組み込んだスケジュールを早い段階で設定すると、レビューや改訂の時間がなくなる場合があります。編集に時間を費やす必要があるために締め切りに間に合わなくなるか、標準未満の作業を公開することになります。公開日は分かっており、各タスクの所要時間も分かっています。最終期日からスケジュールを開始すれば、各タスクの時間を逆の順序で調整し、締め切りに間に合わせることができます。さらに、準備が整っていないコンテンツを公開する代わりに、プロジェクトの最後に最終改訂を行う時間を残すこともできます。
- タスクが完了したタイミングを把握する: ワークフローでは、タスクが完了し、プロセスの次のステップに向けた準備が整っていることを明確にする必要があります。アラートを送信して、全員が作業量と締め切りを把握できるようにする方法を検討してください。
- 全員と最新情報を共有する: 後続のプロジェクトに対応するための余力を知る必要があるため、ワークフローに関わるすべての部門とコミュニケーションを取ります。また、相関する締め切りをチーム全員が確認できるように、部門間のすべての依存関係を対応付ける必要があります。
コンテンツマーケティングプロジェクトの管理ステップ
コンテンツマーケティングはあらゆる種類のコンテンツを制作します。しかし、最大の課題はコンテンツの生成ではなく、成果物の作成者と締め切りを管理するためのワークフローを確立することです。コンテンツマーケティング向けにカスタマイズした従来のプロジェクト管理アプローチを利用できます。
- ステップ 1: アイデア
- ステップ 2: 計画と割り当て
- ステップ 3: 作成
- ステップ 4: レビューと承認
- ステップ 5: 公開とプロモーション
- ステップ 6: 評価とアーカイブ
このコンテンツマーケティングワークフローテンプレートを使用して、各自のコンテンツマーケティングを管理できます。テンプレートには、プロセスのステップのほかに、ワークフローの具体的なタスク、各タスクの所要時間、各タスクの責任者 (役割または名前)、各タスクのレビュー担当者と承認者を定義する欄があります。
コンテンツ マーケティングワークフローテンプレートをダウンロードする
コンテンツマーケティングワークフローを文書化すべき理由
ワークフローが文書化されていなければ、ワークフローがコンテンツの制作に役立つかどうかは分かりません。まず、コンテンツ形式ごとにワークフローを作成し、それらをチームメンバー全員と共有することから始めましょう。次に、各ステップを記録して、全員が自分の仕事を確認できるようにします。そうすることで、チーム、組織、クライアントの透明性と説明責任を確保できます。ワークフローを文書化することで、以下のメリットも得られます。
- ワークフローの標準化: 全員が毎回、同じガイドラインに従って、同じ順序で作業できます。
- プロセスの改善: 締め切りに間に合っている箇所や間に合っていない箇所を確認し、障害を特定できます。プロセスを合理化するための改訂を行う箇所が分かります。
- ナレッジベースの作成: 1 人のチームメンバーだけが知識を保持していることもなければ、物事の仕組みを伝えることを任されていることもありません。チームメンバーが離脱しても脆弱になることのない標準的なプロセスが確保されます。
- オンボーディングの簡素化: オンボーディングで 1 人のチームメンバーのみが別のメンバーに物事の仕組みを伝えることを任されている場合、仕事のばらつきを作り出せます。標準的なワークフローにより、新しいチームメンバーは締め切りと基準を満たすために必要なすべての情報を確実に取得できます。
コンテンツマーケティングの作成プロセスを自動化
コンテンツマーケティングを作成するプロセスを定義し、文書化する中で、チームの貴重な時間を奪う日常的で繰り返しの多いタスクが明らかになります。これらのタスクを自動化することで、コンテンツ作成の混乱を排除し、プロセスを簡素化し、ミスを減らし、引き継ぎを合理化することができます。
Smile Marketing のシニアデジタルマーケティングスペシャリストであるブライアン・ケニッグ (Brian Koenig) 氏は、ユーザーフレンドリーではないソフトウェアを使用しないように警告しています。「そのようなソフトウェアを使用すると、チームメンバーはメールをはじめとする従来のコミュニケーション形態に戻る可能性があります。さらに、プロジェクトの重要な構成要素が、他のプロジェクトやタスクに紛れて見つからなくなる可能性があります。」
コンテンツマーケティングを作成するための自動化されたワークフローは、混乱を引き起こすことなく、柔軟性を実現します。たとえば、コンテンツマーケティングのリクエストにテンプレートを使用することを検討してください。フォームを使用すると、リクエストを行う人は標準的なテーマ、トピック、コンテンツタイプから選択できます。フォームをレビューする人は、関連するキーワードリサーチを追加できるため、ライターはそこから開始できます。マネージャーはコンテンツカレンダーの重要な日付を追加でき、コンテンツを投稿するデジタルチームは途中で起きていることを知ることができます。
自動化を使用する方法については、「How Workflow Automation Can Make Your Organization More Efficient (ワークフローの自動化により組織の効率を高める方法)」をご覧ください。
ワークフローを簡素化するコンテンツマーケティング管理ツール
さまざまなツールやソフトウェアが、ワークフローに適合し、締め切りに間に合う高品質のコンテンツを制作するのに役立ちます。
- コンテンツ管理: コンテンツ管理システム (CMS) を使用すると、コンテンツの執筆、編集、公開が簡単になります。また、デジタル資産管理 (DAM) システムなどの専門ツールも検討できます。WordPress、Squarespace、Wixなどの選択肢があります。
- ダッシュボード: コンテンツマーケティングダッシュボードでは、キャンペーンの概要を一目で確認できます。さまざまなソースから主要業績評価指標 (KPI) やその他のデータが収集され、ビジュアルとテキストを使用して 1 か所に表示されます。Cyfe、GoodData、Qlik、Sisense、ClearStory Data、Databox、Segment などのダッシュボード ツールを検討してください。KPI の定義とダッシュボードの作成について詳しくは、このガイドをご覧ください。
- エディトリアルカレンダー: カレンダーを使用すると、公開スケジュールどおりに全員が順調に進めるようになります。WordPress、DivvyHQ、Kapostなど、多くのコンテンツおよびプロジェクト管理システムにはカレンダー機能があります。Smartsheetには、コンテンツマーケティングカレンダーを含む複数のエディトリアルカレンダーが用意されています。
- プロジェクトとワークフロー管理: タスクと締め切りを調整するには、多くの編成が必要です。ソフトウェアは、プロセスの合理化とデジタル化、共同作業や調整に役立ちます。
- ソーシャル メディア: 強力なソーシャルメディアツールは、チャネル間でより多くのコンテンツを計画、最適化、共有するのに役立ちます。自分はコンテンツの作成に集中し、技術的な側面への対処はツールに委ねることができます。
Breazy のマーケティング担当バイスプレジデント、スチュアート・ラング (Stuart Leung) 氏は次のように述べています。「Hootsuite は、ソーシャルメディアのエンゲージメントを高めたい人に最適なツールです。複数のチームメンバーで管理でき、各メンバーにタスクを委任できます。また、複数のソーシャルメディアプラットフォームを一度に管理したり、投稿を事前にスケジュールしたりすることもできます。新しい戦略を考え出したときに、ソーシャルメディアの進捗状況に関する専門的な文書が必要であれば、分析を表示し、レポート機能を活用できます。」SEO に焦点を当てたコンテンツやキーワードリサーチを記述する際には、Yoast や Ahrefs を検討してください。Buffer は、プラットフォーム間で投稿をスケジュールするのに役立ちます。オンライン ソフトウェア プラットフォームに加えて、Mailchimp は e コマース店舗やプラグインと統合されます。
- 編集と校正: Point & Quack Web Design のディレクターであるラーフル・コースラ (Rahul Khosla) 氏は、執筆することから始まると言います。「私たちが成功を収めた主な理由の 1 つは、異なる業界でコピーライターを手元に置いていたことです。過去数年間、私たちはそれぞれの業界で、信頼して執筆を依頼できる多数のライターを慎重に育ててきました。情報は関連性があるため、コンテンツを見るクライアントのためだけでなく、クライアントの Google ランキングのためにも、本当に長い道のりであることに気付きました。
ライターを見つけるためのもう 1 つのヒントは、「記事をオンラインで見て、その書き方が気に入ったら、その著者と Twitter または LinkedIn でつながることです。加えて、そのライターはすでに定評があるため、長い道のりになる可能性があります。」コンテンツをチェックする人の目に置き換わるものはありませんが、作業に役立つツールもあります。コースラ (Khosla) 氏は、ほとんどの文法問題をチェックして修正できる自動化されたツールの Gramgramly と、盗作でないことを再確認できる Copyscape を推奨しています。Hemingway は文章を採点してくれるので、記述した記事がどのレベルのグレードになるかを知ることができます。ライターは、別のライターがコンテンツを編集してくれる Boom Essays に自分のコンテンツをアップロードすることもできます。 - ビジュアル: コンテンツは毎日、何百万もの画像や動画と競合しています。オーディエンスにリーチするためのスマートで柔軟な戦略と、その戦略を迅速に実行するのに役立つツールが必要です。Office スイートの一部である Microsoft の Visio を、図やベクター グラフィックスに使用しましょう。Canvaと Skitch は、Web コンテンツやソーシャルメディアの画像デザインを作成するための使いやすいツールです。Animoto はドラッグ アンド ドロップ ツールを使用して、プロ級の動画をすばやく簡単に作成するのに役立ちます。
- インフルエンサー・システムおよびソフトウェア: インフルエンサーマーケティングは、アドヴォケートマーケティングとも呼ばれ、フォロワーの多い人々を利用して製品やコンテンツを宣伝します。有名人、ソーシャルメディアの第一人者、YouTuber などが、デジタル時代に伝統的な口コミマーケティングの代わりに利用されています。さまざまなソースにコンテンツを提供するプラットフォームやソフトウェアには、GaggleAMP、dlvr.it、Triberr などがあります。
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